Hatékonyság és motiváció

Multitasking a projektmenedzsmentben - valóban produktív stratégia?

A multitaskingot gyakran a siker kulcsának tekintik. De vajon a több feladat egyidejű kezelése valóban növeli-e a termelékenységet, vagy csupán ilyen illúziót kelt?

Ebben a cikkben megtudhatja: Mi a multitasking valójában, és hogyan hat az agyra Az emberi multitasking és a számítógépes multithreading közötti különbség A multitasking előnyei és hátrányai a projektmunkában Mit mondanak a kutatások a multitaskingról és a termelékenységről Mely feladatok alkalmasak multitaskingra, és melyek nem. Hogyan csökkentik az olyan projektmenedzsment eszközök, mint a FlexiProject a nem produktív multitaskingot? Gyakorlati tippek a multitasking minimalizálásához a csapatában

Mi az a multitasking és hogyan működik valójában?

A multitasking alatt általában több tevékenység egyidejű elvégzését értjük. Gyakran azt képzeljük, hogy könnyen tudunk zsonglőrködni egy telefonhívás, egy e-mail megírása és egy jelentés elemzése között. A gyakorlatban azonban az emberi multitasking nagyrészt illúzió. Az agyunk nem képes valóban összetett feladatok egyidejű elvégzésére.

Multitasking vs. multithreading - mi a különbség?

A többfeladatúság több feladat egyidejű végrehajtásának képessége, míg a többszálúság az operációs rendszer olyan jellemzője, amely lehetővé teszi több feladat végrehajtását egyetlen folyamaton belül. A többfeladatúság emberi képesség, míg a többszálúság az operációs rendszer jellemzője.

	Multitasking (az egyidejűség illúziója)	Többszálúság (Valódi egyidejűség)
Mi ez?	Több feladat egyidejű elvégzésének kísérlete	A processzor azon képessége, hogy egyidejűleg több programrészletet hajtson végre.
Miért működik ez így?	Az agy megszakítja az egyik feladatot, hogy egy másikkal foglalkozzon, majd visszatér az elsőhöz.	A processzor több utasítás egyidejű vagy váltakozó, optimalizált módon történő végrehajtásával hatékonyan gazdálkodik az erőforrásokkal.
Negatív hatások	Csökkent termelékenység. A figyelem elterelése növeli a hibák kockázatát. Kimerültség és stressz. A feladatokat kevésbé gondosan végzik el.	A számítási teljesítmény maximális kihasználása. Nincs késleltetés, még akkor sem, ha több alkalmazás van nyitva. Minimalizálta a lógások kockázatát. Komplex műveletek hatékony kezelése.

Következtetés: Az emberi multitasking csapda. Fáradtsághoz és a munka alacsonyabb minőségéhez vezet. A számítógépes többszálú munkavégzés a valódi párhuzamosságon alapuló hatékonyság.

A multitasking előnyei és hátrányai a projektmunkában

Bár a kutatások rámutatnak a multitasking negatív aspektusaira, vannak olyan helyzetek, amikor hasznos lehet, különösen a projektmunkában:

• Segít kitölteni a „holtidőket”, például egyszerű e-mailek megválaszolása, miközben egy fájl betöltésére várunk.
• Rutinfeladatok kombinálása.
• Gyors reagálás vészhelyzetekben.

A multitaskingnak azonban határozottan több hátránya is van. Először is, csökkenti a termelékenységet, mivel a feladatok közötti állandó ugrálás időpocsékolás. Amikor a figyelmünk elterelődik, sokkal könnyebben követünk el hibákat. Mivel több fronton dolgozunk, gyakran felületesen végezzük el a feladatokat, ami gyengébb minőségű munkához vezet. Az állandó nyomás, hogy mindennek a tetején kell lennünk, kimerítő és stresszes.

A multitasking valóban javítja a termelékenységet? Mit mutatnak a kutatások?

Az agy nem képes egyszerre több összetett feladattal megbirkózni. Ehelyett gyorsan váltogat közöttük (ezt nevezzük kontextusváltásnak). Minden ilyen váltás időbe és energiába kerül:

• A tanulmányok szerint a termelékenység akár 40%-kal is csökkenhet. Ez annak a kognitív költségnek az eredménye, amely azzal jár, hogy minden megszakítás után újra el kell végezni a feladatot.
• A figyelemelterelés és a teljes koncentráció hiánya körülbelül 50%-kal növeli a hibák valószínűségét.
• A multitasking negatívan befolyásolja az olyan kulcsfontosságú mentális funkciókat, mint a memória, a koncentráció és a logikus gondolkodás képessége. Egyes tanulmányok szerint az intenzív multitasking akár 15 ponttal is csökkentheti az intelligenciahányadost (IQ).
• A termelékenység pillanatnyi érzését gyakran összetévesztik a tényleges teljesítménnyel. Ez annak az eredménye, hogy az agy neurológiai „jutalom” a kis feladatdarabok gyors elvégzéséért.

Az embereknek csak körülbelül 2,5%-a képes hatékonyan, teljesítménycsökkenés nélkül több feladatot elvégezni. A legtöbbünk számára a multitasking csapda. Vannak azonban kivételek. Az egyszerű, rutinszerű vagy intenzív gondolkodást nem igénylő feladatok néha kombinálhatók anélkül, hogy a teljesítmény jelentősen csökkenne.

Feladattípusok vs. multitasking alkalmasság

A feladat típusa	Példák	Multitasking	Ok
Összetett, koncentrációt igényel	Jelentésírás, kódolás, stratégiai tervezés, adatelemzés	Nincs	Teljes elkötelezettséget igényel, a váltás csökkenti a minőséget és növeli az időt.
Kreatív	Brainstorming	Nincs	Szabad gondolatáramlást és összpontosítást igényel
Rutin, mechanikus	Mappák rendezése, adatok átírása, egyszerű e-mailek megválaszolása.	Igen	Kombinálható más, alacsony intenzitású tevékenységekkel.
Alacsony prioritású kommunikáció	Egyszerű üzenetek megválaszolása, időpontok egyeztetése	Igen	A fontosabb feladatok közötti rövid szünetekben is elvégezhető

Hogyan segít a FlexiProject a terméketlen multitasking ellen?

Most, hogy tudjuk, hogy a többfeladatos munka csapda, szükségünk van jó projektmenedzsment eszközökre. Olyanokra, amelyek segítenek abban, hogy az igazán fontos dolgokra koncentráljunk. Ezért a FlexiProject, egy projektmenedzsment rendszer, olyan funkciókkal rendelkezik, amelyek elősegítik a fókuszálást és a hatékony működést:

• Az összes projektfeladat egy helyen gyűlik össze. Ez lehetővé teszi a prioritások egyszerű kijelölését és a legfontosabb tevékenységek gyors ellenőrzését.
• Minden feladatnak egyértelműen meghatározott tulajdonosa van.
• A hatékony Gant diagram és a bemutatása a feladatfüggőségek bemutatása a Gantt-diagramokban megkönnyítik a pontos időtervezést és munkaszervezést.

Használjon olyan intelligens technikákat, mint a Pomodoro és a tennivalólisták.

Érdemes olyan bevált munkamódszereket bevezetni, amelyek segítenek egyetlen feladatra összpontosítani. Az egyik ilyen módszer a Pomodoro technika, amely egy egyszerű, de hatékony stratégia a rövid, intenzív blokkokban történő munkavégzésre. A módszer 25 perces, teljes koncentrációval töltött időszakokat foglal magában, amelyeket „pomodoro”-nak neveznek, és amelyeket ötperces szünet követ. Négy ilyen ciklus után egy hosszabb, 15-30 perces szünet ajánlott. Ugyanilyen hasznos a tennivalólisták (ez a listákhoz) készítése is. Ezek segítenek tudni, hogy mi a legfontosabb egy adott pillanatban, és lehetővé teszik, hogy tudatosan egy feladatra koncentráljon, ahelyett, hogy „mindenre egyszerre” gondolna. Ezek a technikák olyan eszközökkel kombinálva, mint például a Gantt-diagram, amely megkönnyíti a pontos ütemezést és növeli a tevékenységek időszerűségét.

Hogyan csökkentheti a multitaskingot a csapatában? Gyakorlati tippek

A multitasking nemcsak az egyéneknek, hanem az egész csapatnak árt. Csökkenő termelékenységhez és frusztrációhoz vezet. Hogyan csökkentheti tehát hatékonyan a multitaskingot a csapatában?

• Kezdje az oktatással. Magyarázza el a csapatnak, hogy mi is az a multitasking.
• Ösztönözze, hogy egy adott időtömbben egy kiemelt feladattal foglalkozzon. Vezesse be az „egy feladat, egy cél” szabályt, és vezessen be „csendes órákat” a megszakítás nélküli munkára.
• Rendszeresen közölje, mi a legfontosabb, hogy mindenki megértse, mi a legfontosabb. intelligens célok.
• Korlátozza a zavaró tényezőket. Kapcsolja ki az e-mailek vagy azonnali üzenetküldések felesleges figyelmeztető jelzéseit, különösen elmélyült munka közben.
• Világosan ossza ki a feladatokat.
• Rendszeres szünetek bevezetése. Ösztönözze a rövid szüneteket, vagy használja a Pomodoro technikát.

Idő és prioritások kezelése sokkal könnyebbé válik az olyan felbecsülhetetlen értékű eszközökkel, mint a FlexiProject, amelyek segítenek a káosz leküzdésében. A multitasking csökkentése időt és erőfeszítést igényel, de az eredmények – a munka minőségének javulása, a csapat elégedettsége és a projektek hatékonyságának növekedése – megéri.