Efficienza e motivazione

Il multitasking nella gestione dei progetti: è davvero una strategia produttiva?

Il multitasking è spesso percepito come la chiave del successo. Ma la gestione simultanea di più compiti aumenta davvero la produttività o crea solo un’illusione?

In questo articolo imparerai a conoscere: Cos’è davvero il multitasking e come influisce sul cervello La differenza tra il multitasking umano e il multithreading del computer I pro e i contro del multitasking nel lavoro a progetto Cosa dice la ricerca sul multitasking e la produttività Quali attività sono adatte al multitasking e quali no Come gli strumenti di gestione dei progetti come FlexiProject riducono il multitasking improduttivo Consigli pratici per ridurre al minimo il multitasking nel tuo team

Cos'è il multitasking e come funziona davvero?

Il multitasking è comunemente inteso come l’esecuzione di più attività contemporaneamente. Spesso immaginiamo di poterci destreggiare facilmente tra una telefonata, la scrittura di un’e-mail e l’analisi di un report. Tuttavia, nella pratica, il multitasking umano è in gran parte un’illusione. Il nostro cervello non è in grado di svolgere davvero attività complesse contemporaneamente.

Multitasking vs multithreading: qual è la differenza?

Il multitasking è la capacità di eseguire più compiti contemporaneamente, mentre il multithreading è una funzione del sistema operativo che permette di eseguire più compiti all’interno di un singolo processo. Il multitasking è un’abilità umana, mentre il multithreading è una funzione del sistema operativo.

	Multitasking (illusione di simultaneità)	Multithreading (Vera simultaneità)
Che cos’è?	Tentativo di eseguire più compiti contemporaneamente	La capacità di un processore di eseguire più parti di un programma contemporaneamente
Perché funziona così?	Il cervello interrompe un compito per affrontarne un altro, poi torna al primo.	Il processore gestisce in modo efficiente le risorse eseguendo più istruzioni contemporaneamente o alternativamente in modo ottimizzato.
Effetti negativi	Diminuzione della produttività. L’attenzione distratta aumenta il rischio di errori. Esaurimento e stress. I compiti vengono portati a termine con meno attenzione.	Massimo utilizzo della potenza di calcolo. Nessuna latenza, anche con più applicazioni aperte. Minimizza il rischio di impiccagioni. Gestione efficiente di operazioni complesse.

Conclusione: Il multitasking umano è una trappola. Porta alla stanchezza e a una minore qualità del lavoro. Il multithreading del computer è un’efficienza basata sul vero parallelismo.

I pro e i contro del multitasking nel lavoro a progetto

Sebbene la ricerca evidenzi gli aspetti negativi del multitasking, ci sono alcune situazioni in cui può essere utile, soprattutto nel lavoro a progetto:

• Aiutare a riempire i tempi “morti”, come ad esempio rispondere a semplici e-mail mentre si attende il caricamento di un file.
• Combinare le attività di routine.
• Rispondere rapidamente alle situazioni di emergenza.

Tuttavia, gli svantaggi del multitasking sono decisamente più numerosi. Innanzitutto, provoca una diminuzione della produttività, poiché saltare continuamente da un compito all’altro è una perdita di tempo. Quando la nostra attenzione è distratta, commettiamo errori molto più facilmente. Operando su più fronti, spesso svolgiamo i compiti in modo superficiale, il che porta a un lavoro di qualità inferiore. La costante pressione di dover essere sempre al top è estenuante e stressante.

Il multitasking migliora davvero la produttività? Quali ricerche lo dimostrano?

Il cervello non è in grado di gestire più compiti complessi contemporaneamente. Al contrario, passa rapidamente da un compito all’altro (il cosiddetto cambio di contesto). Ogni cambio di contesto ci costa tempo ed energia:

• Gli studi indicano una riduzione della produttività fino al 40%. Questo è il risultato dei costi cognitivi associati al fatto di dover reimplementare un’attività dopo ogni interruzione.
• Le distrazioni e la mancanza di concentrazione aumentano le probabilità di errore di circa il 50%.
• Il multitasking influisce negativamente su funzioni mentali fondamentali come la memoria, la concentrazione e la capacità di pensare in modo logico. Alcuni studi suggeriscono che il multitasking intenso può ridurre il quoziente di intelligenza (QI) fino a 15 punti.
• Un momentaneo senso di produttività viene spesso scambiato per un vero e proprio risultato. Questo è il risultato della “ricompensa” neurologica del cervello per aver completato rapidamente piccole porzioni di compiti.

Solo il 2,5% circa delle persone riesce a lavorare in multitasking in modo efficace senza subire cali di rendimento. Per la maggior parte di noi, il multitasking è una trappola. Tuttavia, esistono alcune eccezioni. I compiti semplici e di routine, o quelli che non richiedono un’intensa attività di pensiero, a volte possono essere combinati senza un calo significativo delle prestazioni.

Tipi di attività e idoneità al multitasking

Tipo di attività	Esempi	Multitasking	Motivo
Complessi, richiedono concentrazione	Scrittura di relazioni, codifica, pianificazione di strategie, analisi dei dati	No	Richiedono un impegno totale, il passaggio riduce la qualità e aumenta il tempo a disposizione
Creativo	Brainstorming	No	Richiede libertà di pensiero e concentrazione
Routine, meccanica	Organizzare cartelle, trascrivere dati, rispondere a semplici email	Sì	Può essere combinato con altre attività a bassa intensità
Comunicazione a bassa priorità	Rispondere a semplici messaggi, fissare appuntamenti	Sì	Può essere eseguita in brevi pause tra i compiti principali

In che modo FlexiProject ti aiuta a combattere il multitasking improduttivo?

Ora che sappiamo che il multitasking è una trappola, abbiamo bisogno di buoni strumenti di gestione dei progetti. Quelli che ci aiutano a concentrarci sulle cose davvero importanti. Ecco perché FlexiProject, uno strumento di gestione dei progetti che ci aiuta a concentrarci sulle cose davvero importanti. sistema di gestione dei progettiha caratteristiche che favoriscono la concentrazione e l’efficienza delle operazioni:

• Tutte le attività del progetto sono raccolte in un unico posto. Questo permette di assegnare facilmente le priorità e di verificare rapidamente le attività più importanti.
• Ogni attività ha un proprietario chiaramente definito.
• Il efficace grafico di Gant e la presentazione delle dipendenze dei compiti nei diagrammi di Gantt facilitano la pianificazione del tempo e l’organizzazione del lavoro.

Usa tecniche intelligenti come Pomodoro e le liste di cose da fare.

È utile introdurre metodi di lavoro collaudati che ti aiutino a concentrarti su un singolo compito. Uno di questi metodi è la Tecnica Pomodoro, una strategia semplice ma efficace per lavorare in blocchi brevi e intensi. Si tratta di periodi di 25 minuti di completa concentrazione, chiamati “pomodoro”, seguiti da una pausa di cinque minuti. Dopo quattro cicli di questo tipo, si consiglia una pausa più lunga, da 15 a 30 minuti. Altrettanto utile è la creazione di elenchi di cose da fare (questo to list). Queste ti aiutano a sapere cosa è più importante in un determinato momento, permettendoti di concentrarti consapevolmente su un solo compito invece di pensare a “tutto in una volta”. Queste tecniche, combinate con strumenti come il Grafico di Ganttche facilita una pianificazione precisa e aumenta la tempestività delle attività.

Come ridurre il multitasking nel tuo team? Consigli pratici

Il multitasking non danneggia solo i singoli, ma l’intero team. Porta a una diminuzione della produttività e alla frustrazione. Come puoi ridurre efficacemente il multitasking nel tuo team?

• Inizia con l’educazione. Spiega al team che cos’è realmente il multitasking.
• Incoraggia a lavorare su un compito prioritario in un determinato lasso di tempo. Introduci la regola “un compito, un obiettivo” e stabilisci delle “ore di tranquillità” per lavorare senza interruzioni.
• Comunica regolarmente ciò che è più importante in modo che tutti capiscano obiettivi intelligenti.
• Limita le distrazioni. Disattiva gli avvisi non necessari delle e-mail o della messaggistica istantanea, soprattutto durante il lavoro profondo.
• Assegna chiaramente i compiti.
• Introduci pause regolari. Incoraggia le pause brevi o utilizza la Tecnica Pomodoro.

Gestione del tempo e delle priorità è molto più facile grazie a strumenti preziosi come FlexiProject, che aiutano a combattere il caos. Ridurre il multitasking richiede tempo e impegno, ma i risultati – miglioramento della qualità del lavoro, soddisfazione del team e progetti più efficienti – ne valgono la pena.