Gráfico de Gantt eficaz na gestão de projectos

Em tempos, participei num grande projeto de construção de um centro de serviços partilhados de contabilidade para uma das maiores empresas da Polónia. A complexidade exigiu a criação de várias equipas de projeto que trataram dos processos contabilísticos, da preparação e do equipamento do local, das TI e dos RH. No total, o projeto envolveu cerca de 50 pessoas!

A nossa jornada de planeamento de projectos atingiu um ponto crucial durante uma reunião, em que o Gestor de Projectos apresentou o plano do projeto num formato visualmente apelativo e altamente prático – um gráfico de Gantt. Este roteiro meticulosamente detalhado, impresso num plotter específico e apresentado numa estante, oferecia uma visão abrangente do calendário e das tarefas do projeto. Foi um divisor de águas, revolucionando a nossa capacidade de acompanhar o progresso do projeto e coordenar os nossos esforços de forma mais eficiente.

O gestor de projeto estava orgulhoso da “obra-prima” que tinha criado; nunca ninguém tinha visto um plano de projeto tão extenso. No entanto, o entusiasmo inicial e o orgulho pela abrangência do diagrama de Gantt foram rapidamente substituídos por problemas na sua utilização para uma gestão eficaz dos projectos.

Desde então, passaram muitos anos, durante os quais tive a oportunidade de gerir pelo menos uma dúzia de grandes projectos – como a construção de sistemas de informação, a conceção de estratégias para grandes empresas, projectos de otimização de processos em empresas, desenvolvimento e implementação de metodologias e sistemas de gestão de projectos de controlo em grandes grupos de capital, etc. Com base na minha própria experiência, na análise dos livros que li, em estudos profissionais e em artigos, as conclusões que se seguem dizem respeito à eficácia da utilização do diagrama de Gantt na gestão de projectos.

Gráfico de Gantt na gestão de projectos - dicas essenciais

Antes de começares a criar um diagrama de Gantt, certifica-te de que tens um conhecimento preciso do objetivo, do âmbito e dos resultados do projeto ou, por outras palavras, dos produtos que o projeto deve fornecer.

Observando várias equipas de projeto, podemos constatar que procedem à elaboração do plano/calendário do projeto sob a forma de um diagrama de Gantt; frequentemente, isto é feito sem um conhecimento profundo do que o projeto deve, em última análise, produzir.

No entanto, é possível construir um diagrama de Gantt com “bom aspeto” mas com pouco conteúdo – tem tarefas definidas, marcos, ligações entre tarefas, responsabilidades atribuídas, etc. – parece profissional. O problema, porém, é que:

não é fácil verificar se todas as tarefas apresentadas no calendário são necessárias,
é difícil confirmar se existem todas as tarefas necessárias para atingir o objetivo do projeto.

O alvo visível através do nevoeiro é difícil de navegar; não é nítido. O mesmo se aplica à execução de projectos. Ver o objetivo do projeto de uma forma nebulosa torna impossível a criação de um bom diagrama de Gantt. O problema é que as equipas de projeto têm de ter consciência disso e começar o projeto com um calendário criado desta forma.

Com relativa rapidez, por exemplo, pode acontecer que o calendário tenha de ser alterado porque, após a primeira chamada Revisão do Projeto Empresarial, o patrocinador ou a direção do projeto descobrem que a sua ideia era um pouco diferente e começam a articulá-la. Nessa altura, o gestor do projeto e a sua equipa actualizam o diagrama de Gantt e, muito provavelmente, verifica-se que muito trabalho foi desperdiçado. Como resultado, afectámos recursos a tarefas desnecessárias, o que significa que incorremos em custos inúteis. Também é possível que tenhamos atrasado o projeto e, pior ainda, que a motivação da equipa diminua.

Esta situação poderia ter sido facilmente evitada se tivéssemos despendido mais tempo desde o início para definir e compreender bem o objetivo e o âmbito do projeto. Uma pergunta quase mágica que resolve muita coisa mas que raramente é feita é: “O que é que não está no âmbito do projeto?”. Muitas vezes, é mais fácil compreender o âmbito de um projeto discutindo o que não está incluído. Agora imagina atualizar um diagrama de Gantt “grande”, pendurá-lo num cabide, voltar a imprimi-lo – muito trabalho frustrante e desnecessário – e, no entanto, este não é o caminho a seguir.

O diagrama de Gantt é utilizado para gerir o plano do projeto; deve ser claro e não deve mostrar actividades isoladas ou pequenas tarefas.

Volta por um momento ao exemplo citado no início do artigo. Um diagrama de Gantt “grande” pendurado num cabide de mapas não é prático. É demasiado complicado gerir um projeto com ele. Isto deve-se ao facto de o Gestor de Projectos ter assumido que quanto mais o Gantt mostrar todas as tarefas, mesmo as pequenas, mais preciso e eficaz será.

Na prática, o efeito é exatamente o oposto. Este calendário exigirá alterações permanentes. Não será fácil acompanhar o estado das tarefas individuais. Muito rapidamente, tornar-se-á mais uma “muleta” do que uma ferramenta, ajudando a levar o projeto a bom porto. Uma alternativa é construir um diagrama de Gantt que se concentre nas tarefas “grandes”, ficando as chamadas subtarefas ou actividades individuais nos detalhes da tarefa principal – não são visíveis no diagrama de Gantt. A vantagem desta abordagem é que o calendário é altamente legível e, consequentemente, requer menos alterações significativas, tornando-o um roteiro de projeto mais estável.

Além disso, apenas criamos uma linha de base (plano) para as tarefas essenciais e monitorizamos os desvios visíveis para o patrocinador, outras partes interessadas, o gestor do projeto e o proprietário da tarefa. Ao nível das tarefas cruciais, discute-se regularmente o estado do projeto, os seus problemas e as decisões necessárias. Quanto às subtarefas acima, ou actividades, são definidas pelos proprietários das tarefas e atribuídas a vários membros da equipa. Desta forma, o proprietário da tarefa torna-se um “mini” gestor de projeto e gere uma “mini” equipa de projeto, dependendo da escala da tarefa. Esta abordagem funciona bem na prática.

Utiliza uma boa ferramenta para criar um diagrama de Gantt profissional

Estamos em 2024 e, por todo o lado, estamos rodeados de aplicações informáticas concebidas para diversos fins. Algumas ferramentas permitem-te criar um diagrama de Gantt – podem não ser tantas como, por exemplo, as aplicações de gestão do tempo pessoal ou do orçamento, mas existem – para o bem e para o mal. Muitos gestores de projectos constroem um gráfico de Gantt simples utilizando o MS Excel. Algumas empresas encapsulam o Excell com uma quantidade razoável de código VBA e obtêm resultados decentes. No entanto, em comparação com os programas profissionais desenvolvidos pela tecnologia, estes são significativamente mais fracos e menos funcionais.

Para além do Excel, as melhores ferramentas para as equipas de projeto criarem um diagrama de Gantt são, por exemplo, o MS Project ou o FlexiProject. Ao mesmo tempo, integram-se melhor com outros aspectos da gestão do projeto – como a Carta do Projeto, o orçamento do projeto, os riscos, os comentários e as discussões nas equipas de trabalho.