Eficacia y motivación

La multitarea en la gestión de proyectos: ¿es realmente una estrategia productiva?

La multitarea se percibe a menudo como la clave del éxito. Pero, ¿la gestión simultánea de múltiples tareas aumenta realmente la productividad, o simplemente crea esa ilusión?

En este artículo aprenderás: Qué es realmente la multitarea y cómo afecta al cerebro La diferencia entre la multitarea humana y el multihilo informático Ventajas e inconvenientes de la multitarea en el trabajo por proyectos Lo que dice la investigación sobre la multitarea y la productividad Qué tareas son adecuadas para la multitarea y cuáles no Cómo las herramientas de gestión de proyectos como FlexiProject reducen la multitarea improductiva Consejos prácticos para minimizar la multitarea en tu equipo

¿Qué es la multitarea y cómo funciona realmente?

La multitarea se entiende comúnmente como la realización de varias actividades simultáneamente. A menudo imaginamos que podemos hacer malabarismos fácilmente entre hacer una llamada telefónica, escribir un correo electrónico y analizar informes. Sin embargo, en la práctica, la multitarea humana es en gran medida una ilusión. Nuestros cerebros no son capaces de realizar realmente tareas complejas de forma simultánea.

Multitarea frente a multihilo: ¿cuál es la diferencia?

La multitarea es la capacidad de realizar varias tareas simultáneamente, mientras que el multihilo es una característica del sistema operativo que permite ejecutar varias tareas dentro de un único proceso. La multitarea es una habilidad humana, mientras que el multihilo es una característica del sistema operativo.

	Multitarea (Ilusión de simultaneidad)	Multihilo (Simultaneidad real)
¿Qué es?	Intento de realizar varias tareas simultáneamente	La capacidad de un procesador para ejecutar varias partes de un programa simultáneamente
¿Por qué funciona así?	El cerebro interrumpe una tarea para ocuparse de otra, y luego vuelve a la primera.	El procesador gestiona eficazmente los recursos ejecutando múltiples instrucciones simultánea o alternativamente de forma optimizada.
Efectos negativos	Disminución de la productividad. Una atención distraída aumenta el riesgo de cometer errores. Agotamiento y estrés. Las tareas se realizan con menos cuidado.	Aprovechamiento máximo de la potencia de cálculo. Sin latencia, incluso con varias aplicaciones abiertas. Minimiza el riesgo de ahorcamiento. Gestión eficaz de operaciones complejas.

Conclusión: La multitarea humana es una trampa. Conduce a la fatiga y a una menor calidad del trabajo. La multitarea informática es una eficacia basada en el verdadero paralelismo.

Ventajas e inconvenientes de la multitarea en el trabajo por proyectos

Aunque las investigaciones señalan los aspectos negativos de la multitarea, hay algunas situaciones en las que puede ser útil, sobre todo en el trabajo por proyectos:

• Ayudar a llenar los tiempos «muertos», como responder a correos electrónicos sencillos mientras se espera a que se cargue un archivo.
• Combinar tareas rutinarias.
• Responder rápidamente en situaciones de emergencia.

Sin embargo, la multitarea tiene más desventajas. En primer lugar, provoca una disminución de la productividad, ya que saltar constantemente de una tarea a otra es una pérdida de tiempo. Cuando nuestra atención está distraída, cometemos errores con mucha más facilidad. Al operar en múltiples frentes, a menudo realizamos las tareas de forma superficial, lo que conduce a un trabajo de menor calidad. La presión constante de estar encima de todo es agotadora y estresante.

¿La multitarea mejora realmente la productividad? ¿Qué demuestran las investigaciones?

El cerebro no puede ocuparse de múltiples tareas complejas simultáneamente. En lugar de ello, cambia rápidamente de una a otra (lo que se denomina cambio de contexto). Cada cambio nos cuesta tiempo y energía:

• Los estudios indican una reducción de la productividad de hasta el 40%. Esto se debe a los costes cognitivos asociados a tener que volver a realizar una tarea después de cada interrupción.
• Las distracciones y la falta de concentración plena aumentan la probabilidad de cometer errores en un 50% aproximadamente.
• La multitarea afecta negativamente a funciones mentales clave como la memoria, la concentración y la capacidad de pensar lógicamente. Algunos estudios sugieren que la multitarea intensa puede disminuir el cociente intelectual (CI) hasta 15 puntos.
• A menudo se confunde una sensación momentánea de productividad con un logro real. Es el resultado de la «recompensa» neurológica del cerebro por completar rápidamente pequeños trozos de tareas.

Sólo un 2,5% de las personas pueden realizar varias tareas a la vez de forma eficaz sin que disminuya su rendimiento. Para la mayoría de nosotros, la multitarea es una trampa. Sin embargo, hay algunas excepciones. Las tareas sencillas y rutinarias, o las que no requieren pensar intensamente, a veces pueden combinarse sin una caída significativa del rendimiento.

Tipos de tareas frente a idoneidad multitarea

Tipo de tarea	Ejemplos	Multitarea	Motivo
Complejos, requieren concentración	Redacción de informes, codificación, planificación de estrategias, análisis de datos	No	Requieren un compromiso total, la conmutación reduce la calidad y aumenta el tiempo
Creativo	Lluvia de ideas	No	Requieren libre flujo de pensamiento y concentración
Rutinario, mecánico	Organizar carpetas, transcribir datos, contestar correos electrónicos sencillos	Sí	Puede combinarse con otras actividades de baja intensidad
Comunicación de baja prioridad	Responder a mensajes sencillos, concertar citas	Sí	Puede realizarse en breves descansos entre tareas principales

¿Cómo te ayuda FlexiProject a combatir la multitarea improductiva?

Ahora que sabemos que la multitarea es una trampa, necesitamos buenas herramientas de gestión de proyectos. De las que nos ayudan a centrarnos en lo realmente importante. Por eso FlexiProject, una sistema de gestión de proyectostiene características que fomentan la concentración y el funcionamiento eficaz:

• Todas las tareas del proyecto están reunidas en un solo lugar. Esto permite una fácil asignación de prioridades y una rápida verificación de las actividades más importantes.
• Cada tarea tiene un propietario claramente definido.
• El gráfico de Gant eficaz y la presentación de dependencias de las tareas en los diagramas de Gantt facilitan la planificación precisa del tiempo y la organización del trabajo.

Utiliza técnicas inteligentes como Pomodoro y listas de tareas pendientes

Merece la pena introducir métodos de trabajo probados que te ayuden a centrarte en una sola tarea. Uno de estos métodos es la Técnica Pomodoro, una estrategia sencilla pero eficaz para trabajar en bloques cortos e intensos. Consiste en periodos de 25 minutos de concentración total, llamados «pomodoro», seguidos de una pausa de cinco minutos. Tras cuatro ciclos de este tipo, se recomienda una pausa más larga, de 15 a 30 minutos. Crear listas de tareas pendientes (esto es, listas «to») es igualmente útil. Éstas te ayudan a saber qué es lo más importante en cada momento, permitiéndote centrarte conscientemente en una tarea en lugar de pensar en «todo a la vez». Estas técnicas, combinadas con herramientas como el Diagrama de Ganttque facilita una programación precisa y aumenta la puntualidad de las actividades.

¿Cómo reducir la multitarea en tu equipo? Consejos prácticos

La multitarea no sólo perjudica a los individuos, sino a todo el equipo. Conduce a una disminución de la productividad y a la frustración. Entonces, ¿cómo puedes reducir eficazmente la multitarea en tu equipo?

• Empieza por la educación. Explica al equipo qué es realmente la multitarea.
• Anima a trabajar en una tarea prioritaria en un bloque de tiempo determinado. Introduce la regla «una tarea, un objetivo» y establece «horas tranquilas» para trabajar sin interrupciones.
• Comunicar regularmente lo que es más importante para que todo el mundo entienda objetivos inteligentes.
• Limita las distracciones. Apaga las alertas innecesarias de correos electrónicos o mensajería instantánea, especialmente durante el trabajo profundo.
• Asigna claramente las tareas.
• Introduce pausas regulares. Fomenta las pausas breves o utiliza la Técnica Pomodoro.

Gestionar el tiempo y las prioridades es mucho más fácil con herramientas tan valiosas como FlexiProject, que ayudan a combatir el caos. Reducir la multitarea requiere tiempo y esfuerzo, pero los resultados -mejora de la calidad del trabajo, satisfacción del equipo y proyectos más eficientes- merecen la pena.