Efficacité et motivation

Le multitâche dans la gestion de projet - est-ce vraiment une stratégie productive ?

Le multitâche est souvent perçu comme la clé du succès. Mais la gestion simultanée de plusieurs tâches augmente-t-elle réellement la productivité ou ne fait-elle que créer cette illusion ?

Dans cet article, vous apprendrez : Qu’est-ce que le multitâche et comment affecte-t-il le cerveau ? La différence entre le multitâche humain et le multithreading informatique Les avantages et les inconvénients du travail multitâche dans le cadre d’un projet Ce que dit la recherche sur le multitâche et la productivité Quelles sont les tâches qui se prêtent au multitâche et celles qui ne s’y prêtent pas ? Comment les outils de gestion de projet tels que FlexiProject réduisent le multitasking improductif Conseils pratiques pour minimiser le multitâche au sein de votre équipe

Qu'est-ce que le multitâche et comment fonctionne-t-il réellement ?

Le multitâche est communément compris comme le fait d’effectuer plusieurs activités simultanément. Nous imaginons souvent que nous pouvons facilement jongler entre un appel téléphonique, la rédaction d’un courrier électronique et l’analyse de rapports. Cependant, dans la pratique, le multitâche humain est en grande partie une illusion. Notre cerveau n’est pas capable d’effectuer des tâches complexes simultanément.

Multitâche ou multithreading - quelle est la différence ?

Le multitâche est la capacité d’effectuer plusieurs tâches simultanément, tandis que le multithreading est une fonctionnalité du système d’exploitation qui permet d’exécuter plusieurs tâches au sein d’un même processus. Le multitâche est une compétence humaine, tandis que le multithreading est une fonctionnalité du système d’exploitation.

	Multitâche (illusion de simultanéité)	Multithreading (Véritable simultanéité)
Qu’est-ce que c’est ?	Tentative d’exécution simultanée de plusieurs tâches	Capacité d’un processeur à exécuter simultanément plusieurs parties d’un programme.
Pourquoi cela fonctionne-t-il ainsi ?	Le cerveau interrompt une tâche pour en entreprendre une autre, puis revient à la première.	Le processeur gère efficacement les ressources en exécutant plusieurs instructions simultanément ou alternativement de manière optimisée.
Effets négatifs	Diminution de la productivité. La distraction augmente le risque d’erreur. Épuisement et stress. Les tâches sont accomplies avec moins de soin.	Utilisation maximale de la puissance de calcul. Aucune latence, même lorsque plusieurs applications sont ouvertes. Minimise le risque de pendaison. Traitement efficace des opérations complexes.

Conclusion : Le multitâche humain est un piège. Il conduit à la fatigue et à la baisse de la qualité du travail. Le multithreading informatique est une efficacité basée sur un véritable parallélisme.

Les avantages et les inconvénients du travail multitâche dans le cadre d'un projet

Bien que les recherches mettent en évidence les aspects négatifs du multitâche, il existe des situations où il peut être utile, en particulier dans le cadre d’un projet :

• Contribuer à combler les temps morts, par exemple en répondant à de simples courriels pendant qu’on attend le chargement d’un fichier.
• Combinaison de tâches routinières.
• Réagir rapidement dans les situations d’urgence.

Cependant, le multitâche présente bien plus d’inconvénients. Tout d’abord, il entraîne une baisse de la productivité, car passer constamment d’une tâche à l’autre est une perte de temps. Lorsque notre attention est détournée, nous commettons des erreurs beaucoup plus facilement. En travaillant sur plusieurs fronts, nous effectuons souvent les tâches de manière superficielle, ce qui se traduit par un travail de moindre qualité. La pression constante d’être au courant de tout est épuisante et stressante.

Le multitâche améliore-t-il vraiment la productivité ? Quelles sont les conclusions de la recherche ?

Le cerveau ne peut pas traiter simultanément plusieurs tâches complexes. Au lieu de cela, il passe rapidement de l’une à l’autre (c’est ce qu’on appelle le changement de contexte). Chaque changement de contexte nous coûte du temps et de l’énergie :

• Des études indiquent une réduction de la productivité pouvant aller jusqu’à 40 %. Cela est dû aux coûts cognitifs associés à la nécessité de remettre en œuvre une tâche après chaque interruption.
• Les distractions et le manque de concentration augmentent le risque d’erreur d’environ 50 %.
• Le multitâche affecte négativement les fonctions mentales clés telles que la mémoire, la concentration et la capacité à penser logiquement. Certaines études suggèrent qu’une activité multitâche intense peut réduire le quotient intellectuel (QI) de 15 points.
• Un sentiment momentané de productivité est souvent confondu avec une véritable réussite. C’est le résultat de la « récompense » neurologique du cerveau pour l’accomplissement rapide de petites tâches.

Seuls 2,5 % des gens sont capables d’effectuer plusieurs tâches à la fois sans que leurs performances en pâtissent. Pour la plupart d’entre nous, le multitâche est un piège. Il existe néanmoins quelques exceptions. Les tâches simples et routinières, ou celles qui ne nécessitent pas une réflexion intensive, peuvent parfois être combinées sans baisse significative des performances.

Types de tâches et aptitude au travail multitâche

Type de tâche	Exemples de tâches	Multitâche	Raison
Complexe, exigeant de la concentration	Rédaction de rapports, codage, planification stratégique, analyse de données	Non	Exige un engagement total, la commutation réduit la qualité et augmente le temps de travail
Créatif	Remue-méninges	Non	Nécessite une libre circulation de la pensée et de la concentration
Routine, mécanique	Organiser des dossiers, transcrire des données, répondre à des courriels simples	Oui	Peut être combiné avec d’autres activités de faible intensité
Communication à faible priorité	Réponse à des messages simples, prise de rendez-vous	Oui	Peut être effectué lors de courtes pauses entre les tâches principales

Comment FlexiProject vous aide à lutter contre le multitasking improductif ?

Maintenant que nous savons que le multitâche est un piège, nous avons besoin de bons outils de gestion de projet. Des outils qui nous aident à nous concentrer sur ce qui est vraiment important. C’est pourquoi FlexiProject, un système de gestion de projeta des caractéristiques qui favorisent la concentration et l’efficacité des opérations :

• Toutes les tâches du projet sont rassemblées en un seul endroit. Cela permet d’attribuer facilement des priorités et de vérifier rapidement les activités les plus importantes.
• Chaque tâche a un responsable clairement défini.
• La Le tableau de Gant efficace et la présentation des dépendances des tâches dans les diagrammes de Gantt facilitent la planification précise du temps et l’organisation du travail.

Utilisez des techniques intelligentes telles que Pomodoro et des listes de choses à faire.

Il est utile d’introduire des méthodes de travail éprouvées qui vous aident à vous concentrer sur une seule tâche. L’une de ces méthodes est la technique Pomodoro, une stratégie simple mais efficace pour travailler par blocs courts et intenses. Elle consiste en des périodes de concentration totale de 25 minutes, appelées « pomodoro », suivies d’une pause de cinq minutes. Après quatre cycles de ce type, une pause plus longue de 15 à 30 minutes est recommandée. Il est également utile de créer des listes de choses à faire (this to lists). Elles vous aident à savoir ce qui est le plus important à un moment donné, ce qui vous permet de vous concentrer consciemment sur une tâche au lieu de penser à « tout en même temps ». Ces techniques, combinées à des outils tels que le Diagramme de GanttLe diagramme de Gantt, qui facilite la planification précise et augmente la ponctualité des activités.

Comment réduire le multitasking dans votre équipe ? Conseils pratiques

Le multitâche nuit non seulement aux individus, mais aussi à l’ensemble de l’équipe. Il entraîne une baisse de la productivité et de la frustration. Comment réduire efficacement le multitâche au sein de votre équipe ?

• Commencez par l’éducation. Expliquez à l’équipe ce qu’est réellement le multitâche.
• Encouragez le travail sur une tâche prioritaire dans un laps de temps donné. Introduisez la règle « une tâche, un objectif » et établissez des « heures calmes » pour travailler sans interruption.
• Communiquez régulièrement sur ce qui est le plus important afin que tout le monde comprenne. des objectifs intelligents.
• Limitez les distractions. Désactivez les alertes inutiles des courriels ou des messageries instantanées, en particulier lorsque vous travaillez en profondeur.
• Attribuez clairement les tâches.
• Introduisez des pauses régulières. Encouragez les pauses courtes ou utilisez la technique Pomodoro.

Gestion du temps et des priorités est facilitée par des outils inestimables tels que FlexiProject, qui aident à lutter contre le chaos. Réduire le multitâche demande du temps et des efforts, mais les résultats – amélioration de la qualité du travail, satisfaction de l’équipe et projets plus efficaces – en valent la peine.