Eficiență și motivație

Multitasking-ul în managementul proiectelor - este într-adevăr o strategie productivă?

Multitasking-ul este adesea perceput ca fiind cheia succesului. Dar gestionarea simultană a mai multor sarcini crește de fapt productivitatea sau creează doar o astfel de iluzie?

În acest articol, veți afla: Ce este de fapt multitasking-ul și cum afectează creierul Diferența dintre multitasking-ul uman și multithreading-ul computerului Avantajele și dezavantajele multitasking-ului în cadrul proiectelor Ce spun cercetările despre multitasking și productivitate Care sarcini sunt potrivite pentru multitasking și care nu sunt Cum instrumentele de gestionare a proiectelor precum FlexiProject reduc multitasking-ul neproductiv Sfaturi practice pentru minimizarea multitasking-ului în echipa dvs.

Ce este multitasking-ul și cum funcționează el cu adevărat?

Multitasking-ul este înțeles în mod obișnuit ca realizarea simultană a mai multor activități. Ne imaginăm adesea că putem jongla cu ușurință între a da un telefon, a scrie un e-mail și a analiza rapoarte. Cu toate acestea, în practică, multitasking-ul uman este în mare parte o iluzie. Creierul nostru nu este capabil să îndeplinească cu adevărat sarcini complexe simultan.

Multitasking vs multithreading - care este diferența?

Multitasking-ul este capacitatea de a efectua mai multe sarcini simultan, în timp ce multithreading-ul este o caracteristică a sistemului de operare care permite executarea mai multor sarcini în cadrul unui singur proces. Multitasking-ul este o abilitate umană, în timp ce multithreading-ul este o caracteristică a sistemului de operare.

	Multitasking (iluzia simultaneității)	Multithreading (Simultaneitate reală)
Ce este aceasta?	Încercarea de a executa mai multe sarcini simultan	Capacitatea unui procesor de a executa simultan mai multe părți de program
De ce funcționează în acest fel?	Creierul întrerupe o sarcină pentru a se ocupa de alta, apoi revine la prima.	Procesorul gestionează eficient resursele executând mai multe instrucțiuni simultan sau alternativ într-un mod optimizat.
Efecte negative	Scăderea productivității. Atenția distrasă crește riscul de greșeli. Epuizare și stres. Sarcinile sunt îndeplinite cu mai puțină atenție.	Utilizarea maximă a puterii de calcul. Fără latență, chiar și cu mai multe aplicații deschise. Minimizarea riscului de spânzurare. Gestionarea eficientă a operațiunilor complexe.

Concluzie: Multitasking-ul uman este o capcană. Ea duce la oboseală și la scăderea calității muncii. Multithreading-ul computerizat este o eficiență bazată pe paralelismul real.

Avantajele și dezavantajele multitasking-ului în cadrul proiectelor

Deși cercetările evidențiază aspectele negative ale multitasking-ului, există unele situații în care acesta poate fi util, în special în cadrul proiectelor:

• Ajutarea la umplerea timpilor „morți”, cum ar fi răspunsul la e-mailuri simple în timp ce se așteaptă încărcarea unui fișier.
• Combinarea sarcinilor de rutină.
• Reacționarea rapidă în situații de urgență.

Cu toate acestea, există cu siguranță mai multe dezavantaje ale multitasking-ului. În primul rând, cauzează o scădere a productivității, deoarece saltul constant între sarcini este o pierdere de timp. Atunci când atenția noastră este distrasă, facem greșeli mult mai ușor. Operând pe mai multe fronturi, adesea îndeplinim sarcinile cu superficialitate, ceea ce duce la o calitate mai scăzută a muncii. Presiunea constantă de a fi deasupra tuturor lucrurilor este epuizantă și stresantă.

Multitasking-ul îmbunătățește cu adevărat productivitatea? Ce arată cercetările?

Creierul nu poate face față simultan mai multor sarcini complexe. În schimb, trece rapid de la una la alta (aceasta se numește schimbarea contextului). Fiecare astfel de schimbare ne costă timp și energie:

• Studiile indică o reducere a productivității de până la 40 %. Acesta este rezultatul costurilor cognitive asociate cu necesitatea de a reimplementa o sarcină după fiecare întrerupere.
• Distracțiile și lipsa unei concentrări depline cresc probabilitatea greșelilor cu aproximativ 50%.
• Multitasking-ul afectează în mod negativ funcțiile mentale cheie, cum ar fi memoria, concentrarea și capacitatea de a gândi logic. Unele studii sugerează că multitasking-ul intens poate reduce coeficientul de inteligență (IQ) cu până la 15 puncte.
• Un sentiment momentan de productivitate este adesea confundat cu o realizare reală. Acesta este rezultatul „recompensei” neurologice a creierului pentru îndeplinirea rapidă a unor sarcini mici.

Doar aproximativ 2,5% dintre oameni pot efectua mai multe activități în același timp fără ca performanțele să scadă. Pentru majoritatea dintre noi, multitasking-ul este o capcană. Cu toate acestea, există unele excepții. Sarcinile simple, de rutină sau cele care nu necesită o gândire intensă pot fi uneori combinate fără o scădere semnificativă a performanței.

Tipuri de sarcini vs. adecvarea la multitasking

Tip de sarcină	Exemple	Multitasking	Motivul
Complex, necesită concentrare	Redactarea de rapoarte, codificarea, planificarea strategică, analiza datelor	Nu	Necesită un angajament total, schimbarea reduce calitatea și crește timpul
Creativ	Brainstorming	Nu	Necesită flux liber de gândire și concentrare
Rutină, mecanică	Organizarea dosarelor, transcrierea datelor, răspunsul la e-mailuri simple	Da	Poate fi combinat cu alte activități de intensitate redusă
Comunicarea cu prioritate redusă	Răspuns la mesaje simple, programări	Da	Poate fi efectuat în pauze scurte între sarcinile majore

Cum vă ajută FlexiProject să combateți multitasking-ul neproductiv?

Acum că știm că multitasking-ul este o capcană, avem nevoie de instrumente bune de gestionare a proiectelor. Genul care ne ajută să ne concentrăm pe ceea ce este cu adevărat important. Acesta este motivul pentru care FlexiProject, un sistem de gestionare a proiectelor, are caracteristici care promovează concentrarea și funcționarea eficientă:

• Toate sarcinile proiectului sunt adunate într-un singur loc. Acest lucru permite atribuirea ușoară a priorităților și verificarea rapidă a celor mai importante activități.
• Fiecare sarcină are un proprietar clar definit.
• Modelul graficul Gant eficient și prezentarea dependențelor sarcinilor în diagramele Gantt facilitează planificarea precisă a timpului și organizarea muncii.

Folosiți tehnici inteligente precum Pomodoro și liste de sarcini

Merită să introduceți metode de lucru dovedite care vă ajută să vă concentrați pe o singură sarcină. O astfel de metodă este tehnica Pomodoro, o strategie simplă, dar eficientă pentru a lucra în blocuri scurte și intense. Aceasta implică perioade de 25 de minute de concentrare totală, numite „pomodoro”, urmate de o pauză de cinci minute. După patru astfel de cicluri, se recomandă o pauză mai lungă, de 15 până la 30 de minute. Crearea de liste de lucruri de făcut (this to lists) este la fel de utilă. Acestea vă ajută să știți ce este cel mai important la un moment dat, permițându-vă să vă concentrați în mod conștient asupra unei sarcini în loc să vă gândiți la „totul deodată”. Aceste tehnici, combinate cu instrumente precum Diagrama Gantt, care facilitează programarea precisă și crește oportunitatea activităților.

Cum să reduceți multitasking-ul în echipa dumneavoastră? Sfaturi practice

Multitasking-ul dăunează nu numai indivizilor, ci și întregii echipe. Aceasta duce la scăderea productivității și la frustrare. Așadar, cum puteți reduce în mod eficient multitasking-ul în echipa dumneavoastră?

• Începeți cu educația. Explicați echipei ce este de fapt multitasking-ul.
• Încurajați lucrul la o sarcină prioritară într-un anumit interval de timp. Introduceți regula „o sarcină, un obiectiv” și stabiliți „ore de liniște” pentru munca neîntreruptă.
• Comunicați în mod regulat ceea ce este cel mai important, astfel încât toată lumea să înțeleagă obiective inteligente.
• Limitați distracțiile. Dezactivați alertele inutile de la e-mailuri sau mesagerie instantanee, în special în timpul lucrului profund.
• Atribuiți clar sarcinile.
• Introduceți pauze regulate. Încurajați pauzele scurte sau utilizați tehnica Pomodoro.

Gestionarea timpului și a priorităților este mult mai ușoară cu ajutorul unor instrumente inestimabile precum FlexiProject, care ajută la combaterea haosului. Reducerea multitasking-ului necesită timp și efort, dar rezultatele – îmbunătățirea calității muncii, satisfacția echipei și proiecte mai eficiente – merită.