Effizienz & Motivation

Multitasking im Projektmanagement - ist es wirklich eine produktive Strategie?

Multitasking wird oft als der Schlüssel zum Erfolg angesehen. Aber steigert die gleichzeitige Erledigung mehrerer Aufgaben tatsächlich die Produktivität oder schafft sie nur eine solche Illusion?

In diesem Artikel erfahren Sie mehr: Was Multitasking wirklich ist und wie es das Gehirn beeinflusst Der Unterschied zwischen menschlichem Multitasking und Computer-Multithreading Die Vor- und Nachteile von Multitasking bei der Projektarbeit Was die Forschung über Multitasking und Produktivität sagt Welche Aufgaben sind für Multitasking geeignet und welche nicht? Wie Projektmanagement-Tools wie FlexiProject unproduktives Multitasking reduzieren Praktische Tipps zur Minimierung von Multitasking in Ihrem Team

Was ist Multitasking und wie funktioniert es wirklich?

Unter Multitasking versteht man im Allgemeinen die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aktivitäten. Wir stellen uns oft vor, dass wir problemlos zwischen einem Telefonat, dem Schreiben einer E-Mail und der Analyse von Berichten jonglieren können. In der Praxis ist das menschliche Multitasking jedoch weitgehend eine Illusion. Unsere Gehirne sind nicht in der Lage, komplexe Aufgaben wirklich gleichzeitig auszuführen.

Multitasking vs. Multithreading - was ist der Unterschied?

Multitasking ist die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen, während Multithreading eine Funktion des Betriebssystems ist, die die Ausführung mehrerer Aufgaben innerhalb eines einzigen Prozesses ermöglicht. Multitasking ist eine menschliche Fähigkeit, während Multithreading eine Funktion des Betriebssystems ist.

	Multitasking (Illusion der Gleichzeitigkeit)	Multithreading (Echte Gleichzeitigkeit)
Was ist das?	Der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen	Die Fähigkeit eines Prozessors, mehrere Teile eines Programms gleichzeitig auszuführen
Warum funktioniert es auf diese Weise?	Das Gehirn unterbricht eine Aufgabe, um eine andere zu übernehmen, und kehrt dann zur ersten zurück.	Der Prozessor verwaltet die Ressourcen effizient, indem er mehrere Anweisungen gleichzeitig oder abwechselnd auf optimierte Weise ausführt.
Negative Auswirkungen	Geringere Produktivität. Abgelenkte Aufmerksamkeit erhöht das Risiko von Fehlern. Erschöpfung und Stress. Aufgaben werden weniger sorgfältig erledigt.	Maximale Ausnutzung der Rechenleistung. Keine Latenz, selbst wenn mehrere Anwendungen geöffnet sind. Minimiert das Risiko von Hängern. Effiziente Abwicklung komplexer Vorgänge.

Fazit: Menschliches Multitasking ist eine Falle. Es führt zu Ermüdung und geringerer Qualität der Arbeit. Computer-Multithreading ist eine Effizienz, die auf echter Parallelität beruht.

Die Vor- und Nachteile von Multitasking bei der Projektarbeit

Obwohl die Forschung auf die negativen Aspekte des Multitasking hinweist, gibt es einige Situationen, in denen es nützlich sein kann, insbesondere bei der Projektarbeit:

• Sie helfen, „tote“ Zeiten zu überbrücken, z.B. indem Sie einfache E-Mails beantworten, während Sie darauf warten, dass eine Datei geladen wird.
• Kombinieren Sie Routineaufgaben.
• Schnelles Reagieren in Notsituationen.

Multitasking hat aber definitiv mehr Nachteile. Zunächst einmal sinkt die Produktivität, denn das ständige Springen zwischen Aufgaben ist Zeitverschwendung. Wenn unsere Aufmerksamkeit abgelenkt ist, machen wir viel leichter Fehler. Da wir an mehreren Fronten arbeiten, erledigen wir Aufgaben oft nur oberflächlich, was zu einer geringeren Qualität der Arbeit führt. Der ständige Druck, immer alles im Griff haben zu müssen, ist anstrengend und stressig.

Verbessert Multitasking wirklich die Produktivität? Was zeigt die Forschung?

Das Gehirn kann nicht mit mehreren komplexen Aufgaben gleichzeitig umgehen. Stattdessen wechselt es schnell zwischen ihnen hin und her (dies wird als Kontextwechsel bezeichnet). Jeder dieser Wechsel kostet uns Zeit und Energie:

• Studien weisen auf einen Produktivitätsrückgang von bis zu 40% hin. Dies ist auf die kognitiven Kosten zurückzuführen, die damit verbunden sind, dass eine Aufgabe nach jeder Unterbrechung erneut ausgeführt werden muss.
• Ablenkungen und mangelnde Konzentration erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern um etwa 50%.
• Multitasking wirkt sich negativ auf wichtige geistige Funktionen wie Gedächtnis, Konzentration und die Fähigkeit zum logischen Denken aus. Einige Studien legen nahe, dass intensives Multitasking den Intelligenzquotienten (IQ) um bis zu 15 Punkte senken kann.
• Ein momentanes Gefühl der Produktivität wird oft mit einer tatsächlichen Leistung verwechselt. Dies ist das Ergebnis der neurologischen „Belohnung“ des Gehirns für die schnelle Erledigung kleinerer Aufgabenpakete.

Nur etwa 2,5 % der Menschen können effektiv Multitasking betreiben, ohne dass es zu Leistungseinbußen kommt. Für die meisten von uns ist Multitasking eine Falle. Dennoch gibt es einige Ausnahmen. Einfache, routinemäßige Aufgaben oder solche, die kein intensives Denken erfordern, können manchmal kombiniert werden, ohne dass es zu einem deutlichen Leistungsabfall kommt.

Aufgabentypen vs. Multitasking-Eignung

Art der Aufgabe	Beispiele	Multitasking	Grund
Komplex, erfordert Konzentration	Verfassen von Berichten, Kodierung, Strategieplanung, Datenanalyse	Keine	Erfordert vollen Einsatz, ein Wechsel verringert die Qualität und erhöht den Zeitaufwand
Kreativ	Brainstorming	Keine	Erfordert freien Gedankenfluss und Konzentration
Routine, mechanisch	Ordner ordnen, Daten abschreiben, einfache E-Mails beantworten	Ja	Kann mit anderen Tätigkeiten mit geringer Intensität kombiniert werden
Kommunikation mit niedriger Priorität	Beantwortung einfacher Nachrichten, Terminvereinbarung	Ja	Kann in kurzen Pausen zwischen wichtigen Aufgaben erledigt werden

Wie FlexiProject Ihnen hilft, unproduktives Multitasking zu bekämpfen?

Da wir nun wissen, dass Multitasking eine Falle ist, brauchen wir gute Projektmanagement-Tools. Solche, die uns helfen, uns auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist. Deshalb ist FlexiProject, ein Projektmanagementsystemverfügt über Funktionen, die einen konzentrierten und effizienten Betrieb fördern:

• Alle Projektaufgaben werden an einem Ort gesammelt. Dies ermöglicht eine einfache Zuweisung von Prioritäten und eine schnelle Überprüfung der wichtigsten Aktivitäten.
• Jede Aufgabe hat einen klar definierten Eigentümer.
• Die effektive Gant-Tabelle und die Darstellung von Aufgabenabhängigkeiten in den Gantt-Diagrammen erleichtern eine präzise Zeitplanung und Arbeitsorganisation.

Verwenden Sie intelligente Techniken wie Pomodoro und Aufgabenlisten

Es lohnt sich, bewährte Arbeitsmethoden einzuführen, die Ihnen helfen, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Eine dieser Methoden ist die Pomodoro Technik, eine einfache, aber effektive Strategie für das Arbeiten in kurzen, intensiven Blöcken. Sie besteht aus 25-minütigen Phasen vollständiger Konzentration, die „Pomodoro“ genannt werden, gefolgt von einer fünfminütigen Pause. Nach vier solcher Zyklen wird eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten empfohlen. Das Erstellen von To-Do-Listen (diese Listen) ist ebenfalls hilfreich. Diese helfen Ihnen zu wissen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt am wichtigsten ist. So können Sie sich bewusst auf eine Aufgabe konzentrieren, anstatt an „alles auf einmal“ zu denken. Diese Techniken, kombiniert mit Tools wie dem Gantt-Diagramm, das eine präzise Zeitplanung erleichtert und die Aktualität der Aktivitäten erhöht.

Wie können Sie Multitasking in Ihrem Team reduzieren? Praktische Tipps

Multitasking schadet nicht nur dem Einzelnen, sondern dem gesamten Team. Es führt zu geringerer Produktivität und Frustration. Wie können Sie also Multitasking in Ihrem Team effektiv reduzieren?

• Beginnen Sie mit der Aufklärung. Erklären Sie dem Team, was Multitasking wirklich ist.
• Fördern Sie die Arbeit an einer vorrangigen Aufgabe in einem bestimmten Zeitblock. Führen Sie die Regel „eine Aufgabe, ein Ziel“ ein und legen Sie „ruhige Stunden“ für ungestörtes Arbeiten fest.
• Kommunizieren Sie regelmäßig, was am wichtigsten ist, damit jeder versteht intelligente Ziele.
• Begrenzen Sie Ablenkungen. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen von E-Mails oder Instant Messaging aus, insbesondere während der Arbeit.
• Weisen Sie Aufgaben klar zu.
• Führen Sie regelmäßige Pausen ein. Ermutigen Sie zu kurzen Pausen oder verwenden Sie die Pomodoro Technik.

Zeit und Prioritäten verwalten wird mit unschätzbaren Tools wie FlexiProject viel einfacher, denn sie helfen, das Chaos zu bekämpfen. Die Reduzierung von Multitasking erfordert Zeit und Mühe, aber die Ergebnisse – verbesserte Arbeitsqualität, Teamzufriedenheit und effizientere Projekte – sind es wert.