Como definir eficazmente as prioridades das tarefas e a importância de as definir corretamente?

A priorização de tarefas é o processo de determinar a urgência das tarefas, decidindo quais são as mais importantes e quais podem esperar ou ser adiadas. No trabalho, é frequente termos várias tarefas com diferentes graus de importância. A capacidade de definir eficazmente as prioridades das tarefas que nos são atribuídas é crucial para desempenharmos com êxito as nossas funções profissionais e atingirmos os nossos objectivos. As técnicas e métodos de definição de prioridades apresentados a seguir apresentam várias formas de ajudar a definir objectivos e prioridades.

Porque é que a atribuição de prioridades às tarefas é tão importante?

Com muitas tarefas para cumprir, podemos sentir-nos sobrecarregados e stressados com o turbilhão de responsabilidades. Abordaremos a realização das tarefas de forma diferente, sabendo quais são as mais importantes. Pôr as coisas em ordem ajudará a evitar o stress. Definir prioridades ajuda-o a concentrar-se nas tarefas mais importantes e a realizá-las. Utilizar o seu tempo de forma mais eficiente, concentrando-se nas tarefas mais importantes, permite-lhe fazer mais em menos tempo. Isto evita distracções e torna-nos mais produtivos e eficientes. Ao darmos prioridade às nossas actividades, podemos concentrar-nos primeiro nas tarefas que são cruciais para atingirmos os nossos objectivos. Esta abordagem facilitará a obtenção dos resultados desejados. Além disso, ao estabelecer prioridades, podemos planear melhor as nossas tarefas e, assim, evitar situações em que temos de lidar com assuntos urgentes e prementes, embora estes não possam ser completamente excluídos.

Importância vs. urgência - como distinguir entre tarefas importantes e aquelas que requerem uma ação urgente?

A importância de uma tarefa define o seu significado e impacto na realização de um objetivo específico. Quanto mais a execução de uma tarefa tiver valor, mais importante ela é. A urgência, por outro lado, define o tempo que falta para concluir uma tarefa. Quanto mais próximo estiver o seu prazo de conclusão, mais urgente é. Se uma tarefa não tiver um prazo específico, não é urgente. Distinguir entre a importância e a urgência de uma tarefa é crucial para a definição eficaz de prioridades e, consequentemente, para a gestão do tempo. Para definir a importância e a urgência, podem ser utilizados vários domínios para ajudar a definir estes valores:

• Determinar qual o objetivo que a realização de uma determinada tarefa o ajudará a atingir e em que medida essa tarefa o aproximará da realização de um determinado objetivo.
• Considerar as consequências da realização ou não realização de uma determinada tarefa. As tarefas importantes têm efeitos duradouros e a gratificação pode ser adiada. Os efeitos das tarefas urgentes serão de curto prazo, mas essas questões exigem uma atenção imediata.
• Considerar o horizonte temporal para a realização da tarefa. As actividades que requerem uma conclusão imediata são urgentes. As tarefas com prazos de conclusão longos e que afectam significativamente a realização dos objectivos devem ser consideradas importantes.
• Analise se outra pessoa tem competência para assumir a tarefa e se pode delegá-la.

Como dar prioridade às tarefas?

Existem muitas técnicas e formas de estabelecer prioridades nas tarefas, mas não são universais. A escolha do método correto de definição de prioridades depende das nossas preferências e necessidades individuais. Pessoas diferentes acharão úteis técnicas diferentes, pelo que é importante encontrar um método que ajude uma pessoa em particular e que não funcione necessariamente para outras.

MÉTODO EISENHOWER

Também designada por matriz Eisenhower ou matriz, foi desenvolvida a partir da forma como Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos EUA, trabalhava. Distinguiu entre tarefas importantes e tarefas urgentes. O método consiste em dividir as tarefas em quatro categorias e, assim, determinar as medidas a tomar contra elas.

De acordo com o método Eisenhower, as tarefas são divididas em quatro categorias:

• Importantes e urgentes – exigem uma resposta imediata e uma solução imediata. Requerem competências de gestão de crises e o seu incumprimento pode ter consequências graves.
• Importantes e não urgentes – são importantes, mas a sua aplicação não exige uma ação imediata.
• Irrelevantes e urgentes – são tarefas que exigem uma resposta imediata, mas cuja execução não contribui para a realização de objectivos importantes.
• Irrelevantes e não urgentes – são tarefas que não trazem valor percetível e cuja conclusão consome tempo e energia.

O método Eisenhower ajuda-o a distinguir quais as tarefas mais importantes e que requerem atenção imediata, e quais as que podem ser adiadas ou completamente descartadas. Isto permite-lhe gerir o seu tempo de forma mais eficaz, aumentando assim a sua produtividade.

MÉTODO ABC

Envolve a divisão das tarefas em três categorias: A, B e C. As tarefas são atribuídas a grupos com base na sua importância e impacto na consecução do objetivo.

• Categoria A – inclui as tarefas mais importantes e urgentes que devem ser efectuadas em primeiro lugar e não podem ser delegadas. Estas são as tarefas relacionadas com a realização dos objectivos mais importantes e a sua conclusão tem o maior impacto no sucesso. De acordo com o Princípio de Pareto, estas tarefas devem representar 20% de todas as responsabilidades, gerando assim 80% dos resultados.
• Categoria B – inclui tarefas que são importantes mas menos urgentes. Trata-se de tarefas que devem ser executadas, mas que podem ser parcialmente delegadas.
• Categoria C – inclui tarefas menos importantes que podem ser efectuadas se todas as tarefas das categorias A e B estiverem concluídas.

Deve concentrar-se primeiro nas tarefas da categoria A, uma vez que são as mais importantes e têm o maior impacto no sucesso. As tarefas da categoria B devem ser efectuadas por ordem de importância. As tarefas da categoria C, por outro lado, podem ser efectuadas nos tempos livres quando todas as tarefas das categorias A e B estiverem concluídas.

MÉTODO DO MITO (TAREFA MAIS IMPORTANTE)

Implica concentrar-se nas tarefas mais importantes que precisam de ser feitas. A aplicação desta técnica envolve a seleção das três tarefas mais importantes e, em seguida, de entre as tarefas seleccionadas, a escolha de uma que tem de ser feita num determinado dia. Numa situação em que se tem de escolher entre uma longa lista de tarefas, é fácil esquecer o que é importante. Quando temos de fazer uma das três tarefas mais importantes, começamos a realizar o que é importante. Tudo o resto pode ser ignorado, mas essa tarefa específica tem de ser concluída.

MÉTODO MOSCOU

Envolve a atribuição de questões a quatro categorias: MUST (deve), SHOULD (deveria), COULD (poderia) e WON’T (não vai). O MoSCoW é abreviado a partir das primeiras letras dos nomes das categorias. A definição de prioridades MoSCoW é normalmente utilizada para o produto final de um projeto. As categorias às quais são atribuídas as características que o produto deve ter, por exemplo, definem a abordagem às tarefas envolvidas na sua entrega.

• MUST (tem de ter) – contém requisitos e tarefas que têm de ser cumpridos. Trata-se de tarefas sem as quais o projeto não pode ser considerado completo.
• SHOULD (deveria ser) – contém questões importantes e de elevada prioridade que devem ser abordadas, mas não são necessárias para atingir o objetivo.
• COULD (poderia ser) – contém requisitos que são desejáveis mas não necessários. Podem ser implementadas se o tempo e os recursos o permitirem.
• WON’T (não será) – contém requisitos que não serão cumpridos. Não são necessários para atingir os objectivos do projeto. Podem ser realizados no futuro.

O método MoSCoW permite-lhe gerir eficazmente as prioridades do projeto e concentrar-se nas tarefas mais importantes que devem ser realizadas em primeiro lugar.

Definição de prioridades das tarefas - um elemento-chave da eficiência profissional

Dar prioridade às tarefas é extremamente importante nos dias que correm, quando estamos constantemente expostos a muitas distracções e temos pouco tempo para atingir os nossos objectivos. Sem uma definição de prioridades e um planeamento eficaz do tempo, é fácil cair na sensação de estar sobrecarregado de responsabilidades e perder eficiência. Por isso, os métodos de definição de prioridades são uma ferramenta inestimável nas mãos de qualquer pessoa que queira ter sucesso e atingir os seus objectivos. Podem trazer muitos benefícios, ajudar a poupar tempo e aumentar a eficiência e a produtividade. Como resultado, ganhamos mais controlo sobre o nosso tempo e energia, o que nos permitirá atingir os nossos objectivos de forma mais eficaz. É importante lembrar que a atribuição de prioridades às tarefas requer não só a atribuição de prioridades às responsabilidades individuais, mas também a divisão do tempo em blocos específicos, aos quais se dedica tempo e energia específicos. É também de salientar que a escolha do método de atribuição de prioridades deve depender das necessidades e do estilo de trabalho, bem como da natureza e dos requisitos individuais da pessoa em questão