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Gestione delle risorse di progetto: una base fondamentale per il successo dei progetti in azienda
La gestione delle risorse di un progetto è un elemento cruciale che influisce sull’efficienza e sul successo dei progetti in qualsiasi organizzazione. In un’epoca di crescente concorrenza e cambiamenti dinamici del mercato, la capacità di allocare in modo ottimale le risorse, sia umane che materiali, diventa essenziale per raggiungere il successo. In questo articolo discuteremo di come una gestione efficace delle risorse possa contribuire a una migliore esecuzione dei progetti e di quali principi chiave debbano essere implementati in un’azienda per raggiungere gli obiettivi desiderati.
Introduzione alla gestione delle risorse di progetto
Iniziamo con una verità ovvia, ovvero l’affermazione che le persone realizzano progetti nelle aziende. La manodopera umana costa e quanto meglio la gestiamo, tanto più conveniente sarà ottenere i risultati desiderati. Dal punto di vista commerciale, è proprio questo il punto. Concordiamo anche sul fatto che le persone sono il bene più prezioso della maggior parte delle organizzazioni. Vale la pena fare uno sforzo per garantire che i dipendenti siano adeguatamente motivati a lavorare sui progetti. Considerando tutto questo, le risorse umane che portano avanti i progetti devono essere gestite in modo oculato. Vediamo la prassi di molte organizzazioni e come i sistemi di gestione dei progetti dedicati aiutano a risolvere molti problemi di gestione delle risorse di progetto.
Sfide nell'attuazione del progetto
Spesso si verificano situazioni in cui la direzione di un’azienda si aspetta che l’organizzazione realizzi altri progetti oltre a quelli in corso. I dipendenti si difendono dal lanciare altri progetti perché sanno perfettamente che quelli in corso li coinvolgono già. Dicono: “Non possiamo farlo” e la direzione ritiene che ciò sia dovuto alla loro riluttanza ad assumersi maggiori responsabilità e a farsi coinvolgere maggiormente nell’attività. Manca una prova inequivocabile che dimostri la situazione. In questo caso, la soluzione è relativamente semplice: dobbiamo disporre di uno strumento informatico che supporti la pianificazione delle risorse del progetto e che mostri chiaramente la “capacità inutilizzata” ancora disponibile nell’organizzazione. Guardiamo la schermata qui sotto, che mostra ogni mese dove l’organizzazione ha ancora capacità inutilizzata.
Il ruolo degli strumenti informatici nella gestione delle risorse
Osservando questa immagine, puoi capire quali dipendenti sono sovraccarichi di lavoro e quali possono ancora assumersi maggiori responsabilità. Naturalmente, nelle grandi organizzazioni vale la pena fare un riepilogo di questo tipo visualizzando e analizzando tipi specifici di risorse, come ingegneri o programmatori. Posizionando in modo appropriato i progetti dell’organizzazione sulla roadmap, vale la pena portare tutti i colori sul blu.
Per ottenere un report che mostri l’impegno delle risorse organizzative nei progetti, dovresti fare un po’ di lavoro e, per ogni progetto, pensare a chi, quando e in che misura dovrebbe essere coinvolto nel progetto per portarlo a termine nel miglior modo possibile e fare un uso ottimale delle risorse disponibili. L’assegnazione di una persona specifica ai progetti è mostrata nella figura seguente.
Questa schermata mostra il coinvolgimento di Daniel Labert nei tre progetti a cui è attualmente assegnato. Quelle che ho mostrato sopra sono le attività di base che costituiscono la gestione delle risorse di un progetto in un’organizzazione. Nelle organizzazioni più grandi, i proprietari delle risorse rilasciano le risorse ai progetti quando i project manager le richiedono. Il proprietario delle risorse è un ulteriore “filtro” che tiene d’occhio l’uso ottimale delle risorse nell’organizzazione. Quando gestiamo più progetti in un’organizzazione, i sistemi IT dedicati possono aiutarci a valutare l’impegno delle risorse per i progetti in corso e a filtrare la situazione con i progetti che vogliamo lanciare. Poi, spostando opportunamente i progetti nella tabella di marcia, cerchiamo di ottimizzare l’utilizzo delle risorse. I problemi e le soluzioni descritte sopra possono migliorare significativamente un’organizzazione. Sottolineo in particolare l’importanza dello strumento informatico, che aiuta a risolvere questo problema in modo significativo.
AUTORE
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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