Zarządzanie zasobami projektu - kluczowy fundament sukcesu projektu w firmie

Zarządzanie zasobami projektowymi jest kluczowym elementem, który wpływa na efektywność i powodzenie projektów w każdej organizacji. W dobie rosnącej konkurencji i dynamicznych zmian rynkowych, umiejętność optymalnego alokowania zasobów — zarówno ludzkich, jak i materialnych — staje się niezbędna dla osiągnięcia sukcesu. W artykule omówimy, jak efektywne zarządzanie zasobami może przyczynić się do lepszej realizacji projektów oraz jakie są najważniejsze zasady, które warto wdrożyć w firmie, aby osiągnąć zamierzone cele.

Wprowadzenie do zarządzania zasobami projektu

Zacznijmy od pewnej oczywistej prawdy, a mianowicie od stwierdzenia, że to ludzie realizują projekty w firmach. Praca ludzka kosztuje i im lepiej tą pracą będziemy zarządzać tym taniej będziemy osiągać założone rezultaty – biznesowo dokładnie o to chodzi. Jeżeli zgodzimy się też, że ludzie to najwartościowsze aktywo większości organizacji, to warto dołożyć starań, aby pracownicy byli odpowiednio zmotywowani do pracy nad projektami. Biorąc to wszystko pod uwagę, zasobami ludzkimi, które realizują projekty należy zarządzać w mądry sposób. Popatrzmy jak wygląda praktyka w wielu organizacjach i jak dedykowane systemy do zarządzania projektami pomagają rozwiązywać wiele problemów związanych z zarządzaniem zasobami projektowymi.

Wyzwania związane z realizacją projektu

Często zdarzają się sytuacje, że zarząd firmy oczekuje od organizacji, ze ta zrealizuje kolejne projekty ponad te, które obecnie się toczą. Pracownicy bronią się przed uruchomieniem kolejnych projektów, bo doskonale wiedzą, że te, które się toczą angażują ich już w pełni. Mówią „nie damy rady” a zarząd uważa, że wynika to z ich niechęci wzięcia na siebie większej odpowiedzialności i większego zaangażowania się w biznes. Brakuje jednoznacznego dowodu, aby pokazać, jak naprawdę wygląda sytuacja. W takim przypadku rozwiązanie jest relatywnie proste – musimy mieć jakieś narzędzie informatyczne, które będzie wspierało planowanie zasobów projektowych i czytelnie pokazywało, jakie są jeszcze „wolne moce” w organizacji. Spójrzmy na poniższy zrzut z ekranu, który pokazuje w ujęciu miesięcznym, gdzie organizacja ma jeszcze wolne moce przerobowe.

Zobacz również

Jak Stworzyć Dobry Plan Projektu?

Przejdź do artykułu

Rola narzędzi informatycznych w zarządzaniu zasobami

Patrząc na ten obraz, natychmiast widać którzy pracownicy są ponad stan obciążeni pracą a którzy mogą jeszcze wziąć na siebie więcej obowiązków. Oczywiście w dużych organizacjach takie zestawienie warto zrobić wyświetlając i analizując specyficzne rodzaje zasobów np. określonych inżynierów czy też programistów. Odpowiednio ustawiając na roadmapie projekty w organizacji warto doprowadzić do takiej sytuacji, że wszystkie kolory będą się świeciły na zielono.

Aby otrzymać raport pokazujący zaangażowanie zasobów organizacyjnych w projekty należy wykonać trochę wysiłku i do każdego projektu przemyśleć kto, kiedy i w jakim zakresie powinien być zaangażowany w projekt aby go jak najlepiej zrealizować i optymalnie wykorzystać dostępne zasoby. Alokację konkretnej osoby do projektów pokazuje poniższy rysunek.

Zasoby1

Na tym ekranie widać zaangażowanie Gosi Nowak w trzy projekty, do których obecnie jest przypisana.

To, co pokazałem powyżej to dość podstawowe działania składające się na zarządzanie zasobami projektowymi w organizacji. W większych organizacjach istnieją właściciele zasobów, którzy uwalniają zasoby do projektów w momencie kiedy kierownicy projektów zgłaszają na te zasoby zapotrzebowanie. Właściciel zasobów to dodatkowy „filtr”, który pilnuje optymalnego wykorzystania zasobów w organizacji. Gdy zarządzamy wieloma projektami w organizacji, dedykowane systemy informatyczne mogą pomóc nam ocenić jak wygląda zaangażowanie zasobów w realizację toczących się projektów i nałożyć na tę sytuację filtr z projektami, które chcemy uruchomić. Wtedy odpowiednio przesuwając projekty w czasie na roadmapie projektów staramy się doprowadzić do sytuacji, że wykorzystanie zasobów będzie optymalne.

W mojej ocenie opisane powyżej problemy i rozwiązania mogą bardzo wiele na plus zmienić w organizacji. Specjalnie podkreślam tu znaczenie narzędzia informatycznego, gdyż pomaga ono w znaczącym stopniu rozwiązać ten problem.