Projekt erőforrás-menedzsment - a vállalati projektek sikerének kulcsfontosságú alapja

A projekt erőforrásainak kezelése kulcsfontosságú elem, amely minden szervezetnél befolyásolja a projektek hatékonyságát és sikerét. A fokozódó verseny és a dinamikus piaci változások korában az erőforrások – mind az emberi, mind az anyagi erőforrások – optimális elosztásának képessége alapvető fontosságúvá válik a siker eléréséhez. Ebben a cikkben arról lesz szó, hogy a hatékony erőforrás-gazdálkodás hogyan járulhat hozzá a projektek jobb végrehajtásához, és milyen kulcsfontosságú elveket kell bevezetni egy vállalatnál a kívánt célok eléréséhez.

Bevezetés a projekt erőforrás-menedzsmentbe

Kezdjük néhány nyilvánvaló igazsággal, ez pedig az a kijelentés, hogy az emberek projekteket hajtanak végre a vállalatoknál. Az emberi munkaerő pénzbe kerül, és minél jobban gazdálkodunk ezzel a munkaerővel, annál olcsóbban érjük el a kívánt eredményeket. Üzleti szempontból pontosan ez a lényeg. Egyezzünk meg abban is, hogy a legtöbb szervezet legértékesebb eszköze az ember. Érdemes erőfeszítéseket tenni annak érdekében, hogy az alkalmazottak megfelelően motiváltan dolgozzanak a projekteken. Mindezt figyelembe véve a projekteket végrehajtó emberi erőforrásokat bölcsen kell kezelni. Nézzük meg, hogy mi a gyakorlat számos szervezetnél, és hogyan segítenek a dedikált projektmenedzsment-rendszerek számos projekterőforrás-kezelési probléma megoldásában.

Kihívások a projekt végrehajtása során

Gyakran adódnak olyan helyzetek, amikor a vállalat vezetése elvárja, hogy a szervezet a jelenleg futó projekteken túlmenő projekteket valósítson meg. Az alkalmazottak védekeznek a további projektek elindítása ellen, mert teljes mértékben tudják, hogy a folyamatban lévők már érintik őket. Azt mondják: „Nem tudjuk megcsinálni.” A vezetőség úgy véli, hogy ez annak köszönhető, hogy nem hajlandók nagyobb felelősséget vállalni és jobban részt venni az üzleti életben. Hiányzik az egyértelmű bizonyíték arra, hogy mi a helyzet. Ebben az esetben a megoldás viszonylag egyszerű – szükség van valamilyen informatikai eszközre, amely támogatja a projekterőforrás-tervezést, és egyértelműen megmutatja, hogy milyen „szabad kapacitás” áll még rendelkezésre a szervezetben. Nézzük meg az alábbi képernyőképet, amely minden hónapban megmutatja, hogy a szervezetnek hol van még szabad kapacitása.

Lásd még

Hogyan készítsünk jó projekttervet?

Tovább a cikkhez

Az informatikai eszközök szerepe az erőforrás-gazdálkodásban

Ha ezt a képet nézzük, láthatjuk, hogy mely alkalmazottak vannak túlterhelve munkával, és melyek azok, akik még több feladatot tudnak vállalni. Természetesen nagy szervezeteknél érdemes ilyen összegzést készíteni az erőforrások egyes típusainak, például a mérnököknek vagy a programozóknak a megjelenítésével és elemzésével. A szervezeten belüli projektek megfelelő pozicionálása az útitervben érdemes minden színt kékre festeni.

Ahhoz, hogy a szervezeti erőforrások projektekre való elkötelezettségét bemutató jelentést kapjon, érdemes egy kis munkát végezni, és minden egyes projekt esetében átgondolni, hogy kinek, mikor és milyen mértékben kell részt vennie a projektben, hogy az a lehető legjobban megvalósuljon, és a rendelkezésre álló erőforrások optimális felhasználása érdekében. Egy adott személy projektekhez való hozzárendelését az alábbi ábra mutatja.

Ez a képernyő mutatja Daniel Labert részvételét abban a három projektben, amelyhez jelenleg hozzárendelték. Amit fentebb mutattam, azok eléggé alapvető tevékenységek, amelyek egy szervezet projekterőforrás-kezelését alkotják. Nagyobb szervezetekben az erőforrás-tulajdonosok akkor szabadítanak fel erőforrásokat a projektek számára, amikor a projektvezetők igénylik ezeket az erőforrásokat. Az erőforrás-tulajdonos egy további „szűrő”, amely szemmel tartja az erőforrások optimális felhasználását a szervezetben. Amikor egy szervezeten belül több projektet irányítunk, a dedikált informatikai rendszerek segíthetnek felmérni, hogy hogyan néz ki az erőforrások elkötelezettsége a folyamatban lévő projektek iránt, és szűrőt helyezhetünk erre a helyzetre az indítani kívánt projektekkel. Ezután a projekteket időben megfelelően eltolva a projekt ütemtervben megpróbáljuk megteremteni az erőforrások optimális kihasználtságát. A fent leírt problémák és megoldások jelentősen javíthatnak egy szervezeten. Külön kiemelem az informatikai eszköz fontosságát, hiszen ez jelentősen segít a probléma megoldásában.