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Projektressourcenmanagement - eine wichtige Grundlage für den Projekterfolg im Unternehmen
Die Verwaltung von Projektressourcen ist ein entscheidendes Element, das sich auf die Effizienz und den Erfolg von Projekten in jedem Unternehmen auswirkt. In einer Zeit des zunehmenden Wettbewerbs und der dynamischen Marktveränderungen wird die Fähigkeit, Ressourcen – sowohl Personal als auch Material – optimal einzusetzen, zu einem entscheidenden Faktor für den Erfolg. In diesem Artikel werden wir erörtern, wie ein effektives Ressourcenmanagement zu einer besseren Projektdurchführung beitragen kann und welche wichtigen Grundsätze in einem Unternehmen umgesetzt werden sollten, um die gewünschten Ziele zu erreichen.
Einführung in das Management von Projektressourcen
Beginnen wir mit einer offensichtlichen Wahrheit, nämlich der Aussage, dass Menschen in Unternehmen Projekte umsetzen. Menschliche Arbeit kostet Geld, und je besser wir diese Arbeit verwalten, desto billiger werden wir die gewünschten Ergebnisse erzielen. Geschäftlich gesehen ist das genau der Punkt. Wir sollten uns auch darüber einig sein, dass die Menschen das wertvollste Kapital der meisten Unternehmen sind. Es lohnt sich, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter richtig motiviert sind, an Projekten zu arbeiten. In Anbetracht all dessen sollten die Humanressourcen, die die Projekte durchführen, klug verwaltet werden. Werfen wir einen Blick auf die Praxis in vielen Unternehmen und darauf, wie spezielle Projektmanagementsysteme viele Probleme bei der Verwaltung von Projektressourcen lösen können.
Herausforderungen bei der Projektdurchführung
Oft gibt es Situationen, in denen die Unternehmensleitung von der Organisation erwartet, dass sie Projekte durchführt, die über die laufenden hinausgehen. Die Mitarbeiter wehren sich dagegen, weitere Projekte in Angriff zu nehmen, weil sie genau wissen, dass die laufenden Projekte sie bereits einbeziehen. Sie sagen: „Wir können das nicht tun“, und das Management glaubt, dass dies auf ihre mangelnde Bereitschaft zurückzuführen ist, mehr Verantwortung zu übernehmen und sich stärker in das Geschäft einzubringen. Es mangelt an eindeutigen Beweisen, die zeigen, wie die Situation ist. In diesem Fall ist die Lösung relativ einfach – wir brauchen ein IT-Tool, das die Projektressourcenplanung unterstützt und deutlich zeigt, welche „freien Kapazitäten“ im Unternehmen noch verfügbar sind. Schauen wir uns den folgenden Screenshot an, der für jeden Monat anzeigt, wo das Unternehmen noch freie Kapazitäten hat.
Die Rolle von IT-Tools bei der Ressourcenverwaltung
Anhand dieses Bildes können Sie sehen, welche Mitarbeiter mit der Arbeit überlastet sind und welche noch mehr Verantwortung übernehmen können. Natürlich lohnt es sich, in großen Organisationen eine solche Übersicht zu erstellen, indem man bestimmte Arten von Ressourcen, wie Ingenieure oder Programmierer, anzeigt und analysiert. Es lohnt sich, die Projekte im Unternehmen auf der Roadmap angemessen zu positionieren und alle Farben auf Blau zu setzen.
Um einen Bericht zu erhalten, der den Einsatz von Unternehmensressourcen für Projekte aufzeigt, sollten Sie sich für jedes Projekt überlegen, wer, wann und in welchem Umfang an dem Projekt beteiligt sein sollte, um es bestmöglich zu erledigen und die verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen. Die Zuweisung einer bestimmten Person zu Projekten ist in der folgenden Abbildung dargestellt.
Dieser Bildschirm zeigt die Beteiligung von Daniel Labert an den drei Projekten, denen sie derzeit zugewiesen ist. Was ich oben gezeigt habe, sind ziemlich grundlegende Aktivitäten, die das Projektressourcenmanagement in einer Organisation ausmachen. In größeren Organisationen geben Ressourcenbesitzer Ressourcen für Projekte frei, wenn Projektmanager diese Ressourcen anfordern. Ein Ressourceneigentümer ist ein zusätzlicher „Filter“, der die optimale Nutzung der Ressourcen im Unternehmen im Auge behält. Wenn wir mehrere Projekte in einem Unternehmen verwalten, können uns spezielle IT-Systeme dabei helfen, zu beurteilen, wie die Bindung von Ressourcen für laufende Projekte aussieht, und diese Situation mit den Projekten zu filtern, die wir starten möchten. Dann versuchen wir, durch eine angemessene zeitliche Verschiebung der Projekte auf der Projekt-Roadmap eine optimale Ressourcenauslastung zu erreichen. Die oben beschriebenen Probleme und Lösungen können eine Organisation erheblich verbessern. Ich betone besonders die Bedeutung des IT-Tools, da es wesentlich zur Lösung dieses Problems beiträgt.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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