Come creare un programma di progetto con le milestone?

È lecito pensare che se chiediamo ai professionisti del project management quale sia lo strumento di gestione del progetto più essenziale, la maggior parte risponderà che si tratta della pianificazione del progetto.

Qual è il calendario del progetto?

Una pianificazione del progetto ben sviluppata mostra un piano d’azione completo per raggiungere lo scopo del progetto. Prima di tutto si vede:

quando il progetto deve iniziare e terminare,
quali compiti devono essere portati a termine e quando,
quali sono i punti di controllo o le pietre miliari,
chi è responsabile di questi compiti,
quali sono i prodotti che devono essere realizzati come risultato di queste attività
quali sono i collegamenti tra i compiti.

Una volta avviato il progetto, fare riferimento alla schedulazione di base del progetto ti permette di capire se il progetto sta procedendo secondo i piani e dove si verificano le deviazioni.

Creare un programma di progetto

La cosa migliore è iniziare a creare un calendario delle attività del progetto dando un’occhiata dettagliata alla Carta del Progetto. Una Carta di progetto ben sviluppata descrive lo scopo, l’ambito, i risultati attesi e le tappe fondamentali del progetto.

Capire lo scopo del progetto è fondamentale prima di iniziare a creare un calendario. Senza questa chiarezza, il rischio di un calendario imperfetto è alto. Gli esempi che utilizzeremo in questo articolo provengono dal sistema di gestione dei progetti FlexiProject. Ecco un esempio di Project Card che, come già detto, è uno strumento prezioso per costruire un calendario ben allineato.

Esistono almeno alcuni approcci pratici per creare un buon programma di progetto. Il metodo che preferisco è la pianificazione basata sul prodotto. Questo metodo inizia con la definizione delle milestone e dei deliverable da realizzare nel progetto.

Se definiamo con precisione tutti i prodotti attesi dal progetto (compresi i sottoprodotti), il passo successivo è quello di organizzare la sequenza delle attività che portano al loro raggiungimento. Di seguito è riportato un esempio di elenco di prodotti da creare nel progetto.

L’illustrazione precedente mostra che ogni prodotto ha un posto corrispondente nel calendario del progetto. Naturalmente, non tutte le attività definite nella schedulazione del progetto devono essere collegate a un prodotto specifico; spesso una sequenza di diverse o più attività porta a un prodotto particolare.

Un altro approccio è quello di dividere il progetto prima in fasi significative, poi in fasi più piccole e solo dopo definire compiti specifici. Un programma ben creato dovrebbe includere collegamenti tra le funzioni che dipendono in qualche modo l’una dall’altra. Se abbiamo due attività esemplificative nel calendario, come il rinforzo delle fondamenta e la gettata di cemento, sappiamo che la gettata di cemento non può iniziare prima del completamento del rinforzo. Pertanto, è necessario creare una relazione end-to-end tra questi compiti.

Creare una relazione di questo tipo ha molti vantaggi. Da un lato, mostra la logica interna del progetto. D’altra parte (se tale logica viene mantenuta automaticamente nel sistema), se prolunghiamo l’attività A, ritarderemo automaticamente l’inizio dell’attività B. Il sistema monitora tale logica, migliorando la qualità del lavoro del team di progetto. Il calendario del progetto può essere creato in MS Excel o dedicato a questo scopo.

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Il ruolo delle pietre miliari in un progetto

Le pietre miliari di un progetto sono punti di controllo o punti chiave in cui deve accadere qualcosa di importante. Esempi di pietre miliari in un progetto:

La firma del protocollo di accettazione del lavoro,
la decisione del Comitato Direttivo,
l’approvazione del documento concettuale.

Ad esempio, la comunicazione dello stato di avanzamento del progetto al Consiglio di Amministrazione dell’azienda mostra spesso quante tappe sono già state raggiunte e quante ne mancano. Dal punto di vista del consiglio di amministrazione, che di solito guarda all’implementazione del progetto ad alto livello, questo indica la velocità con cui il progetto sta procedendo.

Esempio di pianificazione del progetto

Un esempio di pianificazione del progetto con le relazioni è mostrato nella figura seguente:

Come dimostrato nell’esempio precedente, la pianificazione del progetto è uno strumento fondamentale che fornisce un’istantanea dello stato del progetto durante la sua realizzazione.

Ogni attività ha un proprietario assegnato, una data di inizio e di fine specifica e collegamenti tra le funzioni. I rombi blu indicano le tappe fondamentali.

Dal punto di vista del monitoraggio dell’avanzamento del progetto, vale la pena notare le sottili evidenziazioni nere sotto ogni attività. Questi segnano la linea di base, il calendario del progetto approvato. Soprattutto nel caso di progetti più lunghi, poche settimane dopo il lancio, la realtà spesso si discosta dal piano approvato.

Nell’immagine mostrata, questo è perfettamente evidente. È facile vedere quali attività sono in ritardo rispetto al piano approvato e, se ci sono collegamenti tra le attività, è chiaro come appaiono le attività successive e quanto si discostano dal piano.

Credo che l’illustrazione di cui sopra sia degna di nota, così come l’interessante sistema di icone di avviso che si trova a sinistra delle attività definite. Il segno del dollaro indica che una voce di bilancio è stata associata a un’attività specifica e ha un superamento. Un triangolo indica un rischio associato e un orologio che indica che il compito non si sta svolgendo secondo il piano approvato. Questo sistema di icone è molto comodo e pratico per vedere rapidamente dove un progetto non sta andando secondo i piani. Con FlexiProject, la pianificazione è il “cuore” della gestione del progetto.

Crea un programma di progetto e completa i progetti in modo più efficiente

La pianificazione del progetto è lo strumento più essenziale per pianificare il progetto e monitorare il suo grado di realizzazione. Quanto migliore è il calendario del progetto, tanto più efficace sarà l’implementazione del progetto.