Hogyan készítsünk egy projekt ütemtervet mérföldkövekkel?

Nyugodtan feltételezhetjük, hogy ha megkérdezzük a projektmenedzsment szakembereit a leglényegesebb projektmenedzsment-eszközről, a legtöbben azt válaszolnák, hogy a projekt ütemterv.

Mi a projekt ütemterve?

Egy jól kidolgozott projekt ütemterv teljes cselekvési tervet mutat a projekt céljának eléréséhez. Ez mindenekelőtt azt mutatja:

mikor kezdődik és mikor ér véget a projekt,
milyen feladatokat kell elvégezni és mikor,
melyek az ellenőrző pontok vagy mérföldkövek,
ki a felelős ezekért a feladatokért,
milyen termékeket kell előállítani e feladatok eredményeképpen
milyen kapcsolatok vannak a feladatok között.

A projekt elindítása után az alapprojekt-ütemtervre való hivatkozással megértheti, hogy a projekt a terveknek megfelelően halad-e, és hol vannak eltérések.

Projekt ütemterv készítése

A projekttevékenységek ütemtervének elkészítését a legjobb, ha a Projekt Charta részletes áttekintésével kezdi. Egy jól kidolgozott projekt charta leírja a projekt célját, hatókörét, a várható eredményeket vagy mérföldköveket.

A projekt céljának megértése alapvető fontosságú, mielőtt belekezdenénk az ütemterv elkészítésébe. E nélkül az egyértelműség nélkül nagy a kockázata annak, hogy a menetrend nem lesz tökéletes. A példák, amelyeket ebben a cikkben használunk, a FlexiProject projektmenedzsment rendszerből származnak. Íme egy példa a projektkártyára, amely, mint már említettük, értékes eszköz a jól összehangolt ütemterv kialakításában.

Legalább néhány gyakorlati megközelítés létezik egy jó projekt ütemterv elkészítéséhez. Az általam preferált módszer a termékalapú tervezés. Ez a módszer a projektben elérendő mérföldkövek és eredmények meghatározásával kezdődik.

Ha pontosan meghatározzuk a projekttől várt összes terméket (beleértve az altermékeket is), a következő lépés az ezek eléréséhez vezető tevékenységek sorrendjének összeállítása. Az alábbiakban egy példa a projektben létrehozandó termékek listájára.

A fenti ábrán látható, hogy minden terméknek megvan a megfelelő helye a projekt ütemtervében. Természetesen nem minden, a projekt ütemtervében meghatározott feladatnak kell egy adott termékhez kapcsolódnia; gyakran több vagy több feladat sorozata vezet egy adott termékhez.

Egy másik megközelítés szerint a projektet először jelentős fázisokra, majd kisebb szakaszokra kell osztani, és csak ezután lehet konkrét feladatokat meghatározni. Egy jól elkészített ütemtervnek tartalmaznia kell az egymástól valamilyen módon függő funkciók közötti kapcsolatokat. Ha az ütemtervben van két példafeladat, például az alap megerősítése és a betonöntés, akkor tudjuk, hogy a betonöntés nem kezdődhet el a megerősítés befejezése előtt. Ezért e feladatok között egy végponttól-kezdetig tartó kapcsolatot kell létrehozni.

Egy ilyen kapcsolat kialakítása számos előnnyel jár. Egyrészt a projekt belső logikáját mutatja. Másrészt (ha a rendszer automatikusan fenntartja ezt a logikát), ha meghosszabbítjuk az A feladatot, akkor automatikusan késleltetjük a B feladat megkezdését. A rendszer figyelemmel kíséri ezt a logikát, javítva a projektcsapat munkájának minőségét. A projekt ütemtervet MS Excelben vagy erre a célra szolgáló programban lehet létrehozni.

Lásd még

Hogyan azonosítjuk és értékeljük a projektkockázatokat?

Tovább a cikkhez

A mérföldkövek szerepe a projektben

A mérföldkövek egy projektben olyan ellenőrző pontok vagy kulcsfontosságú helyek, ahol valami fontosnak kell történnie. Példák a projekt mérföldköveire:

A munkaátvételi jegyzőkönyv aláírása,
az irányítóbizottság döntése,
a koncepció dokumentum jóváhagyása.

A projekt állapotáról a vállalat igazgatótanácsának szóló jelentés például gyakran azt mutatja, hogy hány mérföldkő már teljesült, és hány van még hátra. Az igazgatótanács szemszögéből, amely általában magas szinten szemléli a projekt megvalósítását, ez azt jelzi, hogy a projekt milyen gyorsan halad előre.

Példa a projekt ütemtervére

Az alábbi ábra egy példát mutat egy projekt ütemtervre kapcsolatokkal:

Amint azt a fenti példa is mutatja, a projekt ütemterve alapvető fontosságú eszköz, amely a projekt megvalósítása során pillanatképet ad a projekt állapotáról.

Minden feladatnak van egy hozzárendelt tulajdonosa, egy meghatározott kezdő- és befejezési dátuma, valamint a funkciók közötti kapcsolatok. A kék rombuszok a mérföldköveket jelzik.

A projekt előrehaladásának nyomon követése szempontjából érdemes megjegyezni az egyes feladatok alatt található vékony fekete kiemeléseket. Ezek jelölik a projekt alapszintű, jóváhagyott ütemtervét. Különösen a hosszabb projektek esetében, néhány héttel az indulás után a valóság gyakran eltér a jóváhagyott tervtől.

A bemutatott képen ez tökéletesen látható. Könnyen látható, hogy mely feladatok maradnak el a jóváhagyott tervtől, és ha vannak kapcsolatok a feladatok között, akkor jól látható, hogy a következő feladatok hogyan néznek ki, és mennyire térnek el a tervtől.

Úgy gondolom, hogy a fenti illusztrációt érdemes megjegyezni, valamint a meghatározott feladatok bal oldalán található figyelmeztető ikonok izgalmas rendszerét. A dollárjel itt azt jelenti, hogy a költségvetési tétel egy adott feladathoz kapcsolódik, és túllépés van. A háromszög jelzi a kapcsolódó kockázatot és az órát, hogy a feladat nem a jóváhagyott terv szerint halad. Ez az ikonrendszer nagyon kényelmes és praktikus abból a szempontból, hogy gyorsan láthatjuk, ha egy projekt nem a terv szerint halad. A FlexiProject esetében az ütemterv a projektmenedzsment „szíve”.

Projekt ütemterv készítése és a projektek hatékonyabb befejezése

A projekt ütemterve a projekt tervezésének és a megvalósítás mértékének nyomon követésének leglényegesebb eszköze. Minél jobb a projekt ütemezése, annál hatékonyabban fogjuk végrehajtani a projektet.