Comment créer un calendrier de projet avec des étapes ?

On peut supposer que si l’on demande aux praticiens de la gestion de projet quel est l’outil de gestion de projet le plus essentiel, la plupart d’entre eux répondront qu’il s’agit du calendrier du projet.

Quel est le calendrier du projet ?

Un calendrier de projet bien conçu présente un plan d’action complet pour atteindre l’objectif visé par le projet. Cela se voit, tout d’abord :

les dates de début et de fin du projet,
les tâches à accomplir et le moment où elles doivent l’être,
quels sont les points de contrôle ou les étapes,
qui est responsable de ces tâches,
quels sont les produits qui doivent résulter de ces tâches
quels sont les liens entre les tâches.

Une fois le projet lancé, se référer au calendrier de référence du projet vous permet de savoir si le projet se déroule comme prévu et où se situent les écarts.

Création d'un calendrier de projet

Il est préférable de commencer à créer un calendrier des activités du projet en examinant en détail la charte du projet. Une charte de projet bien élaborée décrit l’objectif du projet, son champ d’application, les résultats attendus ou les étapes.

Il est essentiel de comprendre l’objectif du projet avant de se lancer dans l’élaboration d’un calendrier. Sans cette clarté, le risque d’un calendrier imparfait est élevé. Les exemples que nous utiliserons dans cet article proviennent du système de gestion de projet FlexiProject. Voici un exemple de carte de projet qui, comme nous l’avons déjà mentionné, est un outil précieux pour construire un calendrier bien aligné.

Il existe au moins quelques approches pratiques pour créer un bon calendrier de projet. La méthode que je préfère est celle de la planification par produit. Cette méthode commence par la définition des étapes et des produits à fournir dans le cadre du projet.

Si nous définissons précisément tous les produits attendus du projet (y compris les sous-produits), l’étape suivante consiste à organiser la séquence d’activités menant à leur réalisation. Vous trouverez ci-dessous un exemple de liste de produits à créer dans le projet.

L’illustration ci-dessus montre que chaque produit a une place correspondante dans le calendrier du projet. Bien entendu, chaque tâche définie dans le calendrier du projet ne doit pas nécessairement être liée à un produit spécifique ; une séquence de plusieurs tâches ou plus mène souvent à un produit particulier.

Une autre approche consiste à diviser le projet en phases importantes, puis en étapes plus petites, et enfin à définir des tâches spécifiques. Un calendrier bien conçu doit inclure des liens entre les fonctions qui dépendent les unes des autres d’une manière ou d’une autre. Si le calendrier comporte deux tâches, comme le renforcement des fondations et la coulée du béton, nous savons que la coulée du béton ne peut pas commencer avant l’achèvement du renforcement. Il convient donc de créer une relation de bout en bout entre ces tâches.

L’établissement d’une telle relation présente de nombreux avantages. D’une part, il montre la logique interne du projet. D’autre part (si cette logique est maintenue automatiquement dans le système), si nous prolongeons la tâche A, nous retarderons automatiquement le début de la tâche B. Le système surveille cette logique, améliorant ainsi la qualité du travail de l’équipe de projet. Le calendrier du projet peut être créé dans MS Excel ou être dédié à cet effet.

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Le rôle des étapes dans un projet

Les étapes d’un projet sont des points de contrôle ou des endroits clés où quelque chose d’important doit se produire. Exemples d’étapes d’un projet :

La signature du protocole de réception des travaux,
la décision du comité directeur,
l’approbation du document de conception.

Le rapport sur l’état d’avancement du projet au conseil d’administration de l’entreprise, par exemple, indique souvent le nombre d’étapes déjà franchies et le nombre d’étapes à venir. Du point de vue du conseil d’administration, qui examine généralement la mise en œuvre du projet à un niveau élevé, cela indique la rapidité avec laquelle le projet progresse.

Exemple de calendrier de projet

Un exemple de calendrier de projet avec des relations est présenté dans la figure ci-dessous :

Comme le montre l’exemple ci-dessus, le calendrier du projet est un outil essentiel qui donne un aperçu de l’état d’avancement du projet au cours de sa mise en œuvre.

Chaque tâche a un propriétaire assigné, une date de début et de fin spécifique et des liens entre les fonctions. Les losanges bleus indiquent les étapes importantes.

Du point de vue du suivi de l’avancement du projet, il est intéressant de noter les fines surbrillances noires sous chaque tâche. Il s’agit du calendrier de référence approuvé pour le projet. En particulier dans le cas de projets de longue durée, quelques semaines après le lancement, la réalité diffère souvent du plan approuvé.

Sur l’image présentée, cela est parfaitement évident. Il est facile de voir quelles tâches sont en retard par rapport au plan approuvé, et s’il existe des liens entre les tâches, il est clair de voir à quoi ressemblent les tâches suivantes et dans quelle mesure elles s’écartent du plan.

Je pense que l’illustration ci-dessus mérite d’être soulignée, de même que le système passionnant d’icônes d’avertissement situées à gauche des tâches définies. Un signe de dollar signifie qu’un poste budgétaire a été associé à une tâche spécifique et qu’il y a un dépassement. Un triangle indique un risque associé et une horloge que la tâche ne se déroule pas selon le plan approuvé. Ce système d’icônes est très pratique pour voir rapidement où un projet ne se déroule pas comme prévu. Avec FlexiProject, le calendrier est le « cœur » de la gestion de projet.

Créez un calendrier de projet et réalisez des projets plus efficacement

Le calendrier du projet est l’outil le plus essentiel pour planifier le projet et contrôler le degré de sa mise en œuvre. Plus le calendrier du projet est bon, plus la mise en œuvre du projet sera efficace.