Jak vytvořit harmonogram projektu s milníky?

Dá se předpokládat, že pokud se zeptáme odborníků na projektové řízení na nejzásadnější nástroj projektového řízení, většina z nich odpoví, že je to harmonogram projektu.

Jaký je harmonogram projektu?

Dobře vypracovaný harmonogram projektu ukazuje kompletní plán činností k dosažení zamýšleného účelu projektu. Především je to vidět:

kdy má projekt začít a skončit,
jaké úkoly mají být splněny a kdy,
jaké jsou kontrolní body nebo milníky,
kdo je za tyto úkoly odpovědný,
jaké produkty mají být výsledkem těchto úkolů.
jaké jsou vazby mezi úkoly.

Jakmile je projekt spuštěn, můžete se podívat na základní harmonogram projektu a zjistit, zda projekt probíhá podle plánu a kde dochází k odchylkám.

Začněte

Vytvoření harmonogramu projektu

Vytváření harmonogramu projektových činností je nejlepší zahájit podrobným prozkoumáním Charty projektu. Dobře vypracovaná Charta projektu popisuje účel, rozsah, očekávané výsledky nebo milníky projektu.

Než se pustíte do tvorby harmonogramu, je důležité pochopit účel projektu. Bez tohoto vyjasnění je riziko nedokonalého harmonogramu vysoké. Příklady, které použijeme v tomto článku, pocházejí z nástroje pro řízení projektů FlexiProject. Zde je příklad karty projektu, která, jak již bylo zmíněno, je cenným nástrojem pro sestavení dobře sladěného harmonogramu.

Existuje alespoň několik praktických přístupů k vytvoření dobrého harmonogramu projektu. Metoda, kterou upřednostňuji, je plánování založené na produktech. Tato metoda začíná definováním milníků a výstupů, které mají být v projektu provedeny.

Pokud přesně definujeme všechny produkty očekávané od projektu (včetně dílčích produktů), je dalším krokem uspořádání posloupnosti činností vedoucích k jejich dosažení. Níže je uveden příklad seznamu produktů, které mají být v projektu vytvořeny.

Výše uvedený obrázek ukazuje, že každý produkt má v harmonogramu projektu odpovídající místo. Samozřejmě ne každý úkol definovaný v harmonogramu projektu musí být spojen s konkrétním produktem; k určitému produktu často vede posloupnost několika nebo více úkolů.

Jiným přístupem je rozdělit projekt nejprve na významné fáze, poté na menší etapy a teprve poté definovat konkrétní úkoly. Dobře vytvořený plán by měl obsahovat vazby mezi funkcemi, které na sobě nějakým způsobem závisí. Máme-li v harmonogramu dva příklady úkolů, například vyztužování základů a betonování, víme, že betonování nemůže začít dříve, než bude dokončeno vyztužování. Proto by měl být mezi těmito úkoly vytvořen vztah od konce k začátku.

Vytvoření takového vztahu má mnoho výhod. Na jedné straně ukazuje vnitřní logiku projektu. Na druhou stranu (pokud je taková logika v systému udržována automaticky), pokud prodloužíme úkol A, automaticky odložíme začátek úkolu B. Systém takovou logiku sleduje, čímž zlepšuje kvalitu práce projektového týmu. Harmonogram projektu lze vytvořit v MS Excelu nebo v programu určeném k tomuto účelu.

Viz více

Jak identifikujeme a vyhodnocujeme rizika projektu?

Přejít na článek

Úloha milníků v projektu

Milníky v projektu jsou kontrolní body nebo klíčová místa, kde by se mělo něco důležitého stát. Příklady milníků v projektu:

Podepsání protokolu o převzetí díla,
rozhodnutí řídícího výboru,
schválení koncepčního dokumentu.

Zprávy o stavu projektu pro představenstvo společnosti například často ukazují, kolik milníků již bylo dosaženo a kolik jich ještě zbývá. Z pohledu správní rady, která se na realizaci projektu obvykle dívá z nadhledu, to ukazuje, jak rychle projekt postupuje vpřed.

Příklad harmonogramu projektu

Příklad harmonogramu projektu se vztahy je uveden na obrázku níže:

Jak bylo ukázáno na výše uvedeném příkladu, harmonogram projektu je klíčovým nástrojem, který poskytuje přehled o stavu projektu v průběhu jeho realizace.

Každý úkol má přiřazeného vlastníka, konkrétní datum zahájení a ukončení a vazby mezi funkcemi. Modré kosočtverce znázorňují milníky.

Z hlediska sledování průběhu projektu stojí za povšimnutí tenké černé zvýraznění pod jednotlivými úkoly. Ty označují základní, schválený harmonogram projektu. Zejména v případě delších projektů se realita několik týdnů po zahájení často liší od schváleného plánu.

Na zobrazeném obrázku je to dokonale patrné. Snadno zjistíte, které úkoly zaostávají za schváleným plánem, a pokud jsou mezi úkoly vazby, je zřejmé, jak vypadají následující úkoly a jak moc se odchylují od plánu.

Myslím, že výše uvedená ilustrace stojí za pozornost, stejně jako zajímavý systém varovných ikon umístěných vlevo od definovaných úkolů. Znaménko dolaru zde znamená, že rozpočtová položka byla spojena s konkrétním úkolem a má překročení. Trojúhelník označuje související riziko a hodiny, že úkol neprobíhá podle schváleného plánu. Tento systém ikon je velmi pohodlný a praktický z hlediska rychlého zjištění, kde projekt neprobíhá podle plánu. V systému FlexiProject je harmonogram „srdcem“ řízení projektu.

Vytvoření harmonogramu projektu a efektivnější dokončení projektů

Harmonogram projektu je nejdůležitějším nástrojem pro plánování projektu a sledování stupně jeho realizace. Čím lepší je harmonogram projektu, tím efektivněji projekt realizujeme.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Włodzimierz je členem představenstva ve FlexiProject a odborníkem na řízení projektů. Během více než 20 let získal rozsáhlé zkušenosti prací s polskými i mezinárodními společnostmi na realizaci desítek velkých projektů - dnes s nadšením tyto zkušenosti využívá při vývoji systému FlexiProject. Vede tým odpovědný za jeho rozvoj, implementaci a propagaci a pomáhá moderním firmám dosahovat jejich cílů.