Cum să creați un program de proiect cu etape importante?

Putem presupune că, dacă întrebăm practicienii în domeniul managementului de proiect despre cel mai important instrument de management de proiect, majoritatea vor răspunde că este vorba despre programul proiectului.

Care este calendarul proiectului?

Un program de proiect bine elaborat prezintă un plan de acțiune complet pentru atingerea scopului propus al proiectului. Se vede, în primul rând:

când ar trebui să înceapă și să se încheie proiectul,
ce sarcini trebuie îndeplinite și când,
care sunt punctele de control sau etapele de referință,
cine este responsabil pentru aceste sarcini,
ce produse urmează să fie realizate ca urmare a acestor sarcini
care sunt legăturile dintre sarcini.

Odată ce proiectul este lansat, consultarea calendarului de bază al proiectului vă permite să înțelegeți dacă proiectul se desfășoară conform planului și unde apar abateri.

Crearea unui program de proiect

Cel mai bine este să începeți să creați un program de activități de proiect analizând în detaliu Carta proiectului. O Cartă de proiect bine elaborată descrie scopul, domeniul de aplicare, rezultatele așteptate sau etapele de referință ale proiectului.

Înțelegerea scopului proiectului este crucială înainte de a începe să creați un program. Fără această claritate, riscul unui program imperfect este ridicat. Exemplele pe care le vom folosi în acest articol provin din sistemul de gestionare a proiectelor FlexiProject. Iată un exemplu de fișă de proiect, care, așa cum am menționat mai devreme, este un instrument valoros în construirea unui program bine aliniat.

Există cel puțin câteva abordări practice pentru a crea un bun program de proiect. Metoda pe care o prefer este planificarea bazată pe produse. Această metodă începe prin definirea etapelor și a elementelor livrabile care trebuie realizate în cadrul proiectului.

Dacă definim cu exactitate toate produsele așteptate de la proiect (inclusiv subprodusele), următorul pas este să organizăm secvența de activități care să ducă la realizarea lor. Mai jos este un exemplu de listă de produse care urmează să fie create în cadrul proiectului.

Ilustrația de mai sus arată că fiecare produs are un loc corespunzător în calendarul proiectului. Desigur, nu toate sarcinile definite în programul proiectului trebuie să fie legate de un anumit produs; o secvență de mai multe sarcini sau mai multe sarcini conduce adesea la un anumit produs.

O altă abordare este de a împărți proiectul mai întâi în faze semnificative, apoi în etape mai mici și abia apoi de a defini sarcini specifice. Un program bine creat ar trebui să includă legături între funcțiile care depind unele de altele într-un anumit fel. Dacă avem două sarcini de exemplu în program, cum ar fi consolidarea fundației și turnarea betonului, știm că turnarea betonului nu poate începe înainte de finalizarea consolidării. Prin urmare, ar trebui să se creeze o relație de la un capăt la altul între aceste sarcini.

Crearea unei astfel de relații are multe avantaje. Pe de o parte, arată logica internă a proiectului. Pe de altă parte (dacă o astfel de logică este menținută automat în sistem), dacă prelungim sarcina A, vom întârzia automat începerea sarcinii B. Sistemul monitorizează o astfel de logică, îmbunătățind calitatea muncii echipei de proiect. Calendarul proiectului poate fi creat în MS Excel sau poate fi dedicat acestui scop.

Vezi mai mult

Cum identificăm și evaluăm riscurile proiectului?

Mergeți la articol

Rolul reperelor într-un proiect

Reperele unui proiect sunt puncte de control sau locuri cheie în care trebuie să se întâmple ceva important. Exemple de repere într-un proiect:

Semnarea protocolului de recepție a lucrărilor,
decizia Comitetului director,
aprobarea documentului de concept.

Raportarea, de exemplu, a stadiului proiectului către consiliul de administrație al companiei arată adesea câte etape au fost deja realizate și câte sunt de parcurs. Din punctul de vedere al consiliului de administrație, care, de obicei, privește implementarea proiectului la nivel înalt, acest lucru indică cât de repede avansează proiectul.

Exemplu de program de proiect

În figura de mai jos este prezentat un exemplu de program de proiect cu relații:

După cum s-a demonstrat în exemplul de mai sus, calendarul proiectului este un instrument esențial care oferă o imagine de ansamblu a stadiului proiectului pe parcursul implementării acestuia.

Fiecare sarcină are un proprietar atribuit, o dată specifică de început și de sfârșit și legături între funcții. Romburile albastre indică etapele importante.

Din punctul de vedere al monitorizării progresului proiectului, merită să remarcăm evidențele negre subțiri de sub fiecare sarcină. Acestea marchează calendarul de bază, aprobat al proiectului. În special în cazul proiectelor de lungă durată, la câteva săptămâni după lansare, realitatea diferă adesea de planul aprobat.

În imaginea prezentată, acest lucru este perfect evident. Este ușor de văzut care sarcini sunt în urma planului aprobat și, dacă există legături între sarcini, este clar cum arată următoarele sarcini și cât de mult se abat de la plan.

Cred că ilustrația de mai sus este demnă de luat în seamă, la fel ca și sistemul interesant de pictograme de avertizare situate în stânga sarcinilor definite. Semnul dolarului înseamnă că un post bugetar a fost asociat cu o anumită sarcină și are o depășire. Un triunghi indică un risc asociat și un ceas care indică faptul că sarcina nu se desfășoară conform planului aprobat. Acest sistem de pictograme este foarte convenabil și practic din punctul de vedere al vizualizării rapide a cazurilor în care un proiect nu decurge conform planului. Cu FlexiProject, programul este „inima” managementului de proiect.

Creați un program de proiect și finalizați proiectele mai eficient

Calendarul proiectului este cel mai important instrument de planificare a proiectului și de monitorizare a gradului de implementare a acestuia. Cu cât programul proiectului este mai bun, cu atât mai eficient vom implementa proiectul.