Wie erstellt man einen Projektplan mit Meilensteinen?

Es ist davon auszugehen, dass, wenn wir Projektmanagement-Experten nach dem wichtigsten Projektmanagement-Tool fragen, die meisten antworten werden, dass es der Projektzeitplan ist.

Wie sieht der Projektzeitplan aus?

Ein gut ausgearbeiteter Projektplan zeigt einen vollständigen Aktionsplan zur Erreichung des Projektziels. Das zeigt sich zunächst einmal:

wann das Projekt beginnen und enden soll,
welche Aufgaben zu erledigen sind und wann,
was sind die Kontrollpunkte oder Meilensteine,
wer für diese Aufgaben verantwortlich ist,
welche Produkte als Ergebnis dieser Aufgaben hergestellt werden sollen
welche Verbindungen es zwischen den Aufgaben gibt.

Sobald das Projekt gestartet ist, können Sie anhand des Basisprojektplans feststellen, ob das Projekt planmäßig verläuft und wo Abweichungen auftreten.

Erstellen eines Projektplans

Am besten beginnen Sie mit der Erstellung eines Zeitplans für die Projektaktivitäten, indem Sie einen detaillierten Blick auf die Projektcharta werfen. Eine gut ausgearbeitete Projektcharta beschreibt den Zweck, den Umfang, die erwarteten Ergebnisse oder Meilensteine des Projekts.

Bevor Sie mit der Erstellung eines Zeitplans beginnen, ist es wichtig, den Zweck des Projekts zu verstehen. Ohne diese Klarheit ist das Risiko eines unvollkommenen Zeitplans hoch. Die Beispiele, die wir in diesem Artikel verwenden, stammen aus dem Projektmanagementsystem FlexiProject. Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Projektkarte, die, wie bereits erwähnt, ein wertvolles Instrument für die Erstellung eines gut abgestimmten Zeitplans ist.

Es gibt zumindest ein paar praktische Ansätze, um einen guten Projektplan zu erstellen. Die Methode, die ich bevorzuge, ist die produktgestützte Planung. Diese Methode beginnt mit der Festlegung der Meilensteine und der im Projekt zu erbringenden Leistungen.

Wenn wir alle vom Projekt erwarteten Produkte (einschließlich der Teilprodukte) genau definieren, besteht der nächste Schritt darin, die Abfolge der Aktivitäten festzulegen, die zu deren Erreichung führen. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Liste von Produkten, die in dem Projekt erstellt werden sollen.

Die obige Abbildung zeigt, dass jedes Produkt einen entsprechenden Platz im Projektplan hat. Natürlich muss nicht jede im Projektplan definierte Aufgabe mit einem bestimmten Produkt verknüpft sein; oft führt eine Abfolge von mehreren oder mehr Aufgaben zu einem bestimmten Produkt.

Ein anderer Ansatz besteht darin, das Projekt zunächst in größere und dann in kleinere Phasen zu unterteilen und erst dann spezifische Aufgaben zu definieren. Ein gut erstellter Zeitplan sollte Verknüpfungen zwischen Funktionen enthalten, die in irgendeiner Weise voneinander abhängen. Wenn wir zwei Beispielaufgaben im Zeitplan haben, z.B. die Verstärkung des Fundaments und das Gießen von Beton, wissen wir, dass das Gießen von Beton nicht vor der Fertigstellung der Verstärkung beginnen kann. Daher sollte zwischen diesen Aufgaben eine End-to-Start-Beziehung hergestellt werden.

Der Aufbau einer solchen Beziehung hat viele Vorteile. Einerseits zeigt es die interne Logik des Projekts. Andererseits (wenn eine solche Logik automatisch im System gepflegt wird), wenn wir Aufgabe A verlängern, verzögern wir automatisch den Beginn von Aufgabe B. Das System überwacht diese Logik und verbessert so die Arbeitsqualität des Projektteams. Der Projektplan kann in MS Excel erstellt werden oder ist speziell für diesen Zweck gedacht.

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Die Rolle von Meilensteinen in einem Projekt

Meilensteine in einem Projekt sind Kontrollpunkte oder Schlüsselstellen, an denen etwas Wichtiges passieren sollte. Beispiele von Meilensteinen in einem Projekt:

Die Unterzeichnung des Protokolls über die Arbeitsaufnahme,
die Entscheidung des Lenkungsausschusses,
die Genehmigung des Konzeptdokuments.

Die Berichterstattung über den Projektstatus an den Vorstand des Unternehmens zeigt zum Beispiel oft, wie viele Meilensteine bereits erreicht wurden und wie viele noch bevorstehen. Aus der Sicht des Vorstands, der die Projektumsetzung in der Regel auf einer hohen Ebene betrachtet, zeigt dies an, wie schnell das Projekt voranschreitet.

Beispiel für einen Projektplan

Ein Beispiel für einen Projektplan mit Beziehungen finden Sie in der folgenden Abbildung:

Wie das obige Beispiel zeigt, ist der Projektzeitplan ein wichtiges Instrument, das eine Momentaufnahme des Projektstatus während der Umsetzung liefert.

Jede Aufgabe hat einen zugewiesenen Eigentümer, ein bestimmtes Start- und Enddatum und Verknüpfungen zwischen Funktionen. Blaue Rauten zeigen Meilensteine an.

Um den Fortschritt des Projekts zu überwachen, sollten Sie die dünnen schwarzen Markierungen unter jeder Aufgabe beachten. Diese markieren die Baseline, den genehmigten Projektzeitplan. Insbesondere bei längeren Projekten weicht die Realität einige Wochen nach dem Start oft vom genehmigten Plan ab.

Auf dem gezeigten Bild ist dies deutlich zu erkennen. Es ist leicht zu erkennen, welche Aufgaben hinter dem genehmigten Plan zurückbleiben, und wenn es Verknüpfungen zwischen den Aufgaben gibt, ist klar zu erkennen, wie die folgenden Aufgaben aussehen und wie sehr sie vom Plan abweichen.

Ich denke, die obige Abbildung ist erwähnenswert, ebenso wie das spannende System der Warnsymbole links neben den definierten Aufgaben. Ein Dollarzeichen bedeutet hier, dass ein Budgetposten mit einer bestimmten Aufgabe verknüpft wurde und eine Überschreitung aufweist. Ein Dreieck weist auf ein damit verbundenes Risiko und eine Uhr hin, die anzeigt, dass die Aufgabe nicht gemäß dem genehmigten Plan abläuft. Dieses System von Symbolen ist sehr bequem und praktisch, um schnell zu sehen, wo ein Projekt nicht nach Plan läuft. Mit FlexiProject ist der Zeitplan das „Herz“ des Projektmanagements.

Erstellen Sie einen Projektplan und schließen Sie Projekte effizienter ab

Der Projektzeitplan ist das wichtigste Instrument für die Planung des Projekts und die Überwachung des Grads seiner Umsetzung. Je besser der Projektplan, desto effektiver werden wir das Projekt umsetzen.