Cum se pot evalua practic ideile de proiecte?
Decizia de a vă lansa următorul proiect implică aproape întotdeauna un angajament financiar. De ce? Fiecare proiect necesită un angajament de resurse – fie resurse umane, fie achiziții externe – și toate resursele au un cost. De asemenea, este important de reținut că majoritatea proiectelor implementate ar trebui să aibă un randament inevitabil al investiției. Cu cât costurile sunt mai mici și beneficiile implementării sunt mai mari, cu atât proiectul va aduce mai multă valoare organizației. Rolul dumneavoastră în acest proces este crucial, fiind o parte vitală a organizației. Adesea, există mai multe idei de proiecte bune decât poate organizația să implementeze într-o anumită perioadă. Cel mai frecvent motiv pentru această situație este faptul că societatea are resurse limitate. Prin urmare, dezvoltarea unui proces cât mai obiectiv posibil pentru a selecta cele mai bune idei de proiecte devine crucială. Prin cele mai bune, mă refer la cele care vor avea cel mai mare impact asupra creșterii valorii companiei. Acest articol va discuta trei instrumente care, atunci când sunt utilizate simultan, vor sprijini în mod semnificativ un bun proces decizional:
-
Cazul de afaceri al proiectului
-
Evaluarea prin punctaj
-
Corelarea proiectelor cu strategia companiei
Instrumentul nr. 1: Elaborați o bună analiză de rentabilitate pentru proiect
În termenii cei mai simpli, o analiză de rentabilitate a unui proiect este o declarație a costurilor și beneficiilor unui proiect pe care o companie intenționează să îl implementeze. În plus, pentru a justifica veniturile sau economiile și cheltuielile potențiale, analiza de rentabilitate trebuie să descrie ipotezele proiectului, oportunitățile de piață, amenințările și riscurile cele mai importante. Analiza de rentabilitate ar trebui să includă, de asemenea, indicatori financiari fundamentali, cum ar fi VAN sau perioada de recuperare a investiției.
Instrumentul nr. 2: Evaluarea prin punctaj
Acest articol va discuta despre notarea proiectelor pe baza modulului „Scoring”, parte a sistemului de gestionare a proiectelor FlexiProject.
În FlexiProject, se poate dezvolta orice număr de modele de notare. Fiecare proiect este evaluat din două puncte de vedere: beneficii și complexitate. Pentru fiecare dimensiune, puteți aranja întrebări și le puteți atribui ponderi. Un avantaj suplimentar în acest caz este opțiunea de a defini cine din cadrul organizației ar trebui să răspundă la aceste întrebări pentru a evalua atractivitatea ideii de proiect.
Figura 1: Exemplu de set de întrebări pentru dimensiunea „beneficii” și ponderi, precum și evaluatori
Figura 2: Fișă pentru o singură întrebare, care arată posibilele variante de răspuns ale evaluatorului
Dacă o companie împarte proiectele în portofolii de proiecte și utilizează simultan modulul de punctare, sistemul de managementFlexiProject va clasifica automat ideile și proiectele în funcție de atractivitatea lor, așa cum se arată în figura 3.
Ilustrația nr. 3: Proiecte clasate în funcție de atractivitate într-un anumit portofoliu
Un instrument precum cel prezentat în figura nr. 3 permite conducerii unei companii să conducă în mod eficient o discuție despre ce proiecte trebuie urmărite și care sunt cele mai atractive pentru companie.
Instrumentul nr. 3: Corelarea ideilor/proiectelor de proiect cu strategia companiei
Companiile care au o strategie corporativă formulată pun adesea în aplicare obiectivele cuprinse în strategie prin implementarea unor proiecte specifice. O astfel de legătură poate fi implementată în FlexiProject în mod similar cu analiza de punctaj, utilizând modulul „strategie”.
Figura nr. 4: Corelarea ideilor/proiectelor cu obiectivele strategice ale companiei
După cum se arată în ilustrația de mai sus, rândurile conțin obiectivele strategice ale companiei, iar coloanele conțin proiecte sau idei de proiecte. Evaluarea atractivității unei idei presupune determinarea nivelului de susținere a unui anumit obiectiv strategic de către o anumită idee. Astfel, dacă la intersecția dintre un anumit obiectiv și proiect se află cifra 9, înseamnă că există o susținere solidă a unui anumit obiectiv, iar dacă se află cifra 1, înseamnă că este fragil. Astfel, în condițiile unor resurse limitate, merită să se urmărească acele proiecte care contribuie cel mai mult la implementarea strategiei companiei.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Utilizați instrumente pentru o evaluare exactă a ideii de proiect
Se recomandă utilizarea simultană a instrumentelor descrise mai sus, în loc să se bazeze exclusiv pe unul dintre ele. De asemenea, trebuie remarcat faptul că este posibil ca rezultatele prezentate de fiecare instrument să nu fie identice. Apoi, este nevoie de o decizie finală a experților, bazată pe experiența și cunoștințele companiei și pe mediul concurențial al acesteia. Cu toate acestea, aceste instrumente structurează și obiectivează cumva o astfel de discuție și merită să fie utilizate în practică.
