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Come si valutano in pratica le idee di progetto prima di decidere di lanciarle?
Decidere di lanciare il tuo prossimo progetto comporta quasi sempre un impegno finanziario. Perché? Ogni progetto richiede un impegno di risorse, sia umane che esterne, e tutte le risorse hanno un costo. È inoltre importante notare che la maggior parte dei progetti implementati dovrebbe avere un inevitabile ritorno sull’investimento. Più bassi sono i costi e maggiori sono i benefici dell’implementazione, maggiore sarà il valore che il progetto apporterà all’organizzazione. Il tuo ruolo in questo processo è fondamentale in quanto parte integrante dell’organizzazione. Spesso ci sono più idee per progetti validi di quante l’organizzazione ne possa realizzare in un determinato periodo. Il motivo più comune di questa situazione è che l’azienda ha risorse limitate. Per questo motivo, diventa fondamentale sviluppare un processo il più possibile oggettivo per selezionare le migliori idee di progetto. Per migliori intendo quelli che avranno l’impatto più significativo sull’aumento del valore dell’azienda. In questo articolo parleremo di tre strumenti che, se utilizzati contemporaneamente, favoriscono in modo significativo un buon processo decisionale:
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Business case del progetto
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Valutazione del punteggio
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Collegare i progetti alla strategia aziendale
Strumento #1: Sviluppare un buon business case per il progetto
In termini più semplici, un business case di progetto è una dichiarazione dei costi e dei benefici di un progetto che un’azienda intende realizzare. Inoltre, per giustificare i potenziali ricavi o risparmi e le spese, il business case deve descrivere i presupposti del progetto, le opportunità di mercato, le minacce e i rischi più critici. Il business case dovrebbe includere anche indicatori finanziari fondamentali come il VAN o il periodo di ritorno dell’investimento.
Strumento n. 2: Valutazione del punteggio
In questo articolo parleremo del punteggio dei progetti basato sul modulo “Punteggio”, parte del sistema di gestione dei progetti FlexiProject.
In FlexiProject è possibile sviluppare un numero qualsiasi di modelli di punteggio. Ogni progetto viene valutato in due dimensioni: benefici e complessità. Per ogni dimensione, puoi organizzare le domande e assegnare loro dei pesi. Un ulteriore vantaggio in questo caso è la possibilità di definire chi all’interno dell’organizzazione deve rispondere a queste domande per valutare l’attrattiva dell’idea progettuale.
Figura 1: Esempio di domande per la dimensione “benefici” e pesi, nonché valutatori
Figura 2: Scheda di una singola domanda che mostra le possibili scelte di risposta del valutatore
Se un’azienda divide i progetti in portafogli di progetti e utilizza contemporaneamente il modulo di valutazione, il sistema di gestione FlexiProject classificherà automaticamente le idee e i progetti in base alla loro attrattiva, come illustrato nella Figura 3.
Illustrazione n. 3: Progetti classificati in base all’attrattività in un determinato portafoglio
Uno strumento come quello illustrato nella Figura 3 consente al management di un’azienda di condurre in modo efficiente una discussione su quali progetti perseguire e quali sono più interessanti per l’azienda.
Strumento n. 3: Collegamento delle idee/progetti alla strategia aziendale
Le aziende con una strategia aziendale formulata spesso realizzano gli obiettivi contenuti nella strategia implementando progetti specifici. Questo collegamento può essere implementato in FlexiProject in modo simile all’analisi dei punteggi utilizzando il modulo “strategia”.
Figura n. 4: Collegamento delle idee/progetti con gli obiettivi strategici dell’azienda
Come mostrato nell’illustrazione precedente, le righe contengono gli obiettivi strategici dell’azienda e le colonne contengono i progetti o le idee di progetto. Valutare l’attrattiva di un’idea significa determinare il livello di supporto di un determinato obiettivo strategico da parte di una particolare idea. Quindi, se all’intersezione di un dato obiettivo e di un dato progetto, ci sono le cifre 9, significa un solido sostegno a un dato obiettivo, mentre se c’è la cifra 1, significa che è fragile. Pertanto, con risorse limitate, vale la pena perseguire quei progetti che contribuiscono maggiormente all’attuazione della strategia aziendale.
Sfrutta gli strumenti per una valutazione accurata delle idee di progetto
È consigliabile utilizzare contemporaneamente gli strumenti sopra descritti, piuttosto che affidarsi esclusivamente a uno di essi. Vale anche la pena di notare che i risultati presentati da ogni strumento potrebbero non essere identici. In seguito, è necessaria una decisione finale da parte di un esperto, basata sull’esperienza e sulla conoscenza dell’azienda e del suo ambiente competitivo. Ciononostante, questi strumenti strutturano e oggettivano in qualche modo la discussione e vale la pena utilizzarli nella pratica.
AUTORE
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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