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Chef de projet, Outils
Comment évaluez-vous concrètement les idées de projets avant de décider de les lancer ?
La décision de lancer votre prochain projet implique presque toujours un engagement financier. Pourquoi ? Tout projet nécessite l’engagement de ressources, qu’il s’agisse de vos ressources humaines ou d’achats externes, et toutes les ressources ont un coût. Il est également important de noter que la plupart des projets mis en œuvre devraient avoir un retour sur investissement inévitable. Plus les coûts et les avantages de la mise en œuvre sont faibles, plus le projet apportera de la valeur à l’organisation. Votre rôle dans ce processus est crucial en tant qu’élément essentiel de l’organisation. Il y a souvent plus d’idées de bons projets que l’organisation ne peut en mettre en œuvre au cours d’une période donnée. La raison la plus fréquente de cette situation est que l’entreprise dispose de ressources limitées. Il est donc essentiel de mettre au point un processus aussi objectif que possible pour sélectionner les meilleures idées de projet. Par meilleures, j’entends celles qui auront l’impact le plus significatif sur l’augmentation de la valeur de l’entreprise. Cet article présente trois outils qui, lorsqu’ils sont utilisés simultanément, contribuent de manière significative à une bonne prise de décision :
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Analyse de rentabilité du projet
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Évaluation de la notation
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Lier les projets à la stratégie de l’entreprise
Outil n° 1 : Élaborer une bonne analyse de rentabilité pour le projet
En termes simples, un dossier de projet est un exposé des coûts et des avantages d’un projet qu’une entreprise a l’intention de mettre en œuvre. En outre, pour justifier les recettes ou les économies et les dépenses potentielles, l’analyse de rentabilité doit décrire les hypothèses du projet, les opportunités du marché, les menaces et les risques les plus importants. L’analyse de rentabilité doit également inclure des indicateurs financiers fondamentaux tels que la VAN ou l’exemple de la période de récupération.
Outil n°2 : Évaluation de la notation
Cet article traite de la notation des projets en se basant sur le module « Scoring », qui fait partie du système de gestion de projet FlexiProject.
Dans FlexiProject, il est possible de développer un nombre illimité de modèles de notation. Chaque projet est évalué selon deux dimensions : les avantages et la complexité. Pour chaque dimension, vous pouvez classer les questions et leur attribuer une pondération. Un avantage supplémentaire dans ce cas est la possibilité de définir qui, au sein de l’organisation, doit répondre à ces questions pour évaluer l’attractivité de l’idée de projet.
Figure 1 : Exemple de questions pour la dimension « avantages » et les pondérations, ainsi que les évaluateurs
Figure 2 : Carte d’une question unique montrant les choix de réponses possibles de l’évaluateur
Si une entreprise divise les projets en portefeuilles de projets et utilise simultanément le module de notation, le système de gestion FlexiProject classera automatiquement les idées et les projets en fonction de leur attrait, comme le montre la figure 3.
Illustration n° 3 : Projets classés par ordre d’attractivité dans un portefeuille donné
Un outil tel que celui présenté dans la figure n° 3 permet à la direction d’une entreprise de mener efficacement une discussion sur les projets à poursuivre et sur ceux qui sont les plus intéressants pour l’entreprise.
Outil n° 3 : Relier les idées/projets à la stratégie de l'entreprise
Les entreprises qui ont formulé une stratégie d’entreprise mettent souvent en œuvre les objectifs qu’elle contient en réalisant des projets spécifiques. Un tel lien peut être mis en œuvre dans FlexiProject de la même manière que l’analyse de notation à l’aide du module « stratégie ».
Figure n° 4 : Lien entre les idées/projets et les objectifs stratégiques de l’entreprise
Comme le montre l’illustration ci-dessus, les lignes contiennent les objectifs stratégiques de l’entreprise et les colonnes contiennent des projets ou des idées de projets. L’évaluation de l’attrait d’une idée consiste à déterminer le niveau de soutien d’une idée particulière à un objectif stratégique donné. Ainsi, si à l’intersection d’un objectif et d’un projet donnés, on trouve les chiffres 9, cela signifie un soutien solide à un objectif donné, et si l’on trouve le chiffre 1, cela signifie une fragilité. Ainsi, avec des ressources limitées, il vaut la peine de poursuivre les projets qui contribuent le plus à la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise.
Utiliser des outils pour évaluer avec précision les idées de projet
Il est conseillé d’utiliser les outils décrits ci-dessus simultanément, plutôt que de s’appuyer exclusivement sur l’un d’entre eux. Il convient également de noter que les résultats présentés par chaque outil peuvent ne pas être identiques. Ensuite, une décision finale d’expert est nécessaire sur la base de l’expérience et de la connaissance de l’entreprise et de son environnement concurrentiel. Néanmoins, ces outils permettent de structurer et d’objectiver une telle discussion et méritent d’être utilisés dans la pratique.
AUTEUR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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