Hogyan lehet a gyakorlatban értékelni a projektötleteket?
A következő projekt elindítása szinte mindig pénzügyi kötelezettségvállalással jár. Miért? Minden projekthez erőforrásokra van szükség – akár az Ön emberi erőforrásaira, akár külső beszerzésekre -, és minden erőforrásnak ára van. Azt is fontos megjegyezni, hogy a legtöbb megvalósított projektnek elkerülhetetlenül meg kell térülnie. Minél alacsonyabbak a költségek és minél nagyobbak a megvalósításból származó előnyök, annál nagyobb értéket képvisel a projekt a szervezet számára. Az Ön szerepe ebben a folyamatban kulcsfontosságú, mivel a szervezet létfontosságú része. Gyakran több jó projektötlet van, mint amennyit a szervezet egy adott időszakban meg tud valósítani. Ennek a helyzetnek a leggyakoribb oka, hogy a vállalat korlátozott erőforrásokkal rendelkezik. Ezért a lehető legobjektívebb folyamat kidolgozása a legjobb projektötletek kiválasztásához kulcsfontosságúvá válik. A legjobb alatt azokat értem, amelyek a legjelentősebb hatással lesznek a vállalat értékének növelésére. Ez a cikk három olyan eszközt tárgyal, amelyek egyidejű használata jelentősen támogatja a jó döntéshozatalt:
-
A projekt üzleti esete
-
Pontozásos értékelés
-
A projektek összekapcsolása a vállalati stratégiával
1. eszköz: Jó üzleti indoklás kidolgozása a projekthez
A legegyszerűbben fogalmazva, a projekt-üzleti elemzés a vállalat által megvalósítani kívánt projekt költségeinek és hasznának kimutatása. A potenciális bevételek vagy megtakarítások és kiadások igazolása érdekében az üzleti tervnek továbbá le kell írnia a projekt feltételezéseit, a piaci lehetőségeket, a veszélyeket és a legkritikusabb kockázatokat. Az üzleti tervnek olyan alapvető pénzügyi mutatókat is tartalmaznia kell, mint például az NPV vagy a megtérülési idő.
Eszköz #2: Pontozásos értékelés
Ez a cikk a FlexiProject projektmenedzsment rendszer részét képező „Scoring” modulon alapuló projektpontozást tárgyalja.
A FlexiProject tetszőleges számú pontozási modell fejleszthető. Minden projektet két dimenzióban értékelnek: az előnyök és a komplexitás szempontjából. Minden egyes dimenzióhoz kérdéseket rendezhet, és súlyokat rendelhet hozzájuk. További előny ebben az esetben az a lehetőség, hogy meghatározható, hogy a szervezeten belül kinek kell megválaszolnia ezeket a kérdéseket a projektötlet vonzerejének értékeléséhez.
1. ábra: Az „előnyök” dimenzióra vonatkozó kérdéssor és súlyok, valamint az értékelők mintakérdései
2. ábra: Egyetlen kérdés kártyája, amely az értékelő lehetséges válaszlehetőségeit mutatja.
Ha egy vállalat a projekteket projektportfóliókra osztja és egyidejűleg használja a pontozási modult, a FlexiProject menedzsment rendszer automatikusan rangsorolja az ötleteket és projekteket vonzerejük alapján, ahogyan azt a 3. ábra mutatja.
3. sz. ábra: A projektek vonzereje szerinti rangsorolás egy adott portfólióban
A 3. ábrán láthatóhoz hasonló eszköz lehetővé teszi, hogy a vállalat vezetése hatékonyan vezesse a vitát arról, hogy mely projekteket érdemes folytatni, és melyek a legvonzóbbak a vállalat számára.
3. eszköz: A projektötletek/projektek összekapcsolása a vállalati stratégiával
A megfogalmazott vállalati stratégiával rendelkező vállalatok gyakran konkrét projektek megvalósításával valósítják meg a stratégiában foglalt célokat. Egy ilyen összekapcsolás a FlexiProject a pontozásos elemzéshez hasonlóan a „stratégia” modul segítségével valósítható meg.
4. ábra: Az ötletek/projektek összekapcsolása a vállalat stratégiai céljaival
A fenti ábrán látható módon a sorok a vállalat stratégiai céljait, az oszlopok pedig a projekteket vagy projektötleteket tartalmazzák. Egy ötlet vonzerejének értékelése magában foglalja annak meghatározását, hogy egy adott stratégiai célt milyen mértékben támogat egy adott ötlet. Így ha egy adott cél és projekt metszéspontjában a 9-es számjegyek vannak, az az adott cél szilárd támogatását jelenti, ha pedig az 1-es számjegy, az törékeny. Így korlátozott erőforrások mellett érdemes azokat a projekteket folytatni, amelyek a leginkább hozzájárulnak a vállalat stratégiájának megvalósításához.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
A projektötlet pontos értékeléséhez szükséges eszközök kihasználása
A fent leírt eszközöket célszerű egyszerre használni, és nem kizárólag az egyikre hagyatkozni. Azt is érdemes megjegyezni, hogy az egyes eszközök által bemutatott eredmények nem feltétlenül azonosak. Ezután végső szakértői döntésre van szükség, amely a vállalat és a versenykörnyezet tapasztalatán és ismeretén alapul. Mindazonáltal ezek az eszközök valamilyen módon strukturálják és objektiválják az ilyen vitát, és érdemes a gyakorlatban használni őket.
