Jak oceniać pomysły na projekty?
Podjęcie decyzji o uruchomieniu kolejnego projektu to prawie zawsze podjęcie decyzji o wydaniu jakiejś sumy pieniędzy. Dlaczego? Ponieważ każdy projekt wymaga zaangażowania zasobów w postaci własnych zasobów ludzkich lub też dodatkowo zakupów zewnętrznych – a wszystkie zasoby kosztują. Nie ma tu też zasadniczo znaczenia, że większość z realizowanych projektów powinno charakteryzować się określonym zwrotem z inwestycji. Im mniejsze będą koszty, a korzyści z realizacji większe, tym większą wartość projekt będzie wnosił dla organizacji.
W praktyce, w organizacjach istnieje dużo więcej pomysłów na dobre projekty, niż organizacja w określonym czasie może zrealizować. Najczęstszą przyczyną takiej sytuacji jest fakt, iż firma dysponuje ograniczonymi zasobami. Z tego względu niezmiernie kluczowe staje się wypracowanie możliwie jak najbardziej obiektywnego procesu, który pozwoli na wybór najlepszych pomysłów na projekty. Najlepszych oznacza takich, które najbardziej wpłyną na wzrost wartości firmy.
W niniejszym artykule omówione zostaną trzy narzędzia, które wykorzystywane jednocześnie istotnie wesprą podejmowanie dobrych decyzji:
-
Business case projektu
-
Ocena scoringowa
-
Powiązanie projektów ze strategią firmy
Narzędzie nr 1: Opracowanie dobrego business case projektu
Bussines case projektu to najprościej ujmując zestawienie kosztów i korzyści z projektu, który firma zamierza zrealizować. Dodatkowo, aby uzasadnić potencjalne przychody czy też oszczędności, a także koszty należy w business case projektu opisać założenia projektu, szanse i zagrożenia rynkowe jak również najważniejsze ryzyka projektowe. Business case powinien też zawierać podstawowe wskaźniki finansowe takie jak np. NPV lub Okres Zwrotu.
Narzędzie nr 2: Ocena scoringowa
Ocena scoringowa projektu zostanie w niniejszym artykule omówiona na podstawie modułu „Scoring”, który jest częścią systemu do zarządzania projektami FlexiProject.
We FlexiProject można opracować dowolną liczbę modeli scoringowych. Każdy projekt oceniany jest w dwóch wymiarach: korzyści oraz jego stopnia skomplikowania. Dla każdego wymiaru można ułożyć dowolne zestawy pytań oraz przypisać do nich wagi. Dodatkowym atutem w tym przypadku jest opcja zdefiniowania, kto w organizacji powinien odpowiedzieć na te pytania, aby ocenić atrakcyjność pomysłu na projekt.
Ilustracja 1: Przykładowy zestaw pytań dla wymiaru „korzyści” oraz wag, a także osób oceniających
Ilustracja 2: Karta dla pojedynczego pytania pokazująca możliwe do wyboru odpowiedzi przez osobę oceniającą
Jeśli firma dzieli projekty na portfele projektów i jednocześnie skorzysta z modułu scoringu to system do zarządzania FlexiProject w automatyczny sposób uszereguje pomysły i projekty pod względem ich atrakcyjności tak, jak pokazano to na ilustracji nr 3.
Ilustracja nr 3: Projekty uszeregowane pod względem atrakcyjności w danym portfelu
Dysponując takim narzędziem, jak pokazano na ilustracji nr 3, zarząd firmy może w łatwy sposób prowadzić dyskusję o tym, jakie realizować projekty i które są dla firmy najbardziej atrakcyjne.
Narzędzie nr 3: Powiązanie pomysłów na projekty / projektów ze strategią firmy
Firmy, które posiadają sformułowaną strategię, firmy często realizują zawarte w niej cele poprzez realizację konkretnych projektów. Takie powiązanie można zrealizować w systemie FlexiProject podobnie jak analizę scoringową wykorzystując moduł „strategia”.
Ilustracja nr 4: Powiązanie pomysłów / projektów z celami strategicznymi firmy
Tak ja pokazano na ilustracji powyżej, w wierszach znajdują się cele strategiczne firmy a w kolumnach projekty lub pomysły na projekty. Ocena atrakcyjności pomysłu polega na określeniu poziomu wsparcia danego celu strategicznego przez konkretny pomysł. I tak jeśli na przecięciu się danego celu i projektu znajduję się cyfr 9 oznacza to bardzo silne wsparcie danego celu a jeśli cyfra 1 to bardzo słabe. W ten sposób przy ograniczonych zasobach warto realizować te projekty, które najwięcej wnoszą do realizacji strategii firmy.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Korzystaj z narzędzi do dokładnej oceny pomysłów na projekt
Opisane powyżej narzędzia warto wykorzystywać jednocześnie, a nie bazować wyłączni na jednym. Warto też zaznaczyć, że wyniki prezentowane przez każde z narzędzi mogą nie być identyczne i wtedy potrzebna jest finalna decyzja ekspercka bazująca na doświadczeniu, znajomości firmy i jej otoczenia konkurencyjnego. Niemniej jednak te narzędzia w jakiś sposób strukturyzują i obiektywizują taką dyskusję i dlatego warto je w praktyce wykorzystywać.
