5 vantagens da aplicação de gestão de projectos

A globalização e, por conseguinte, a intensa concorrência no mercado implicam que as empresas devem ser capazes de implementar as suas estratégias de mercado de forma rápida e eficaz. Um método normal de implementação de estratégias é a realização de uma série de projectos precisamente ligados a objectivos estratégicos. Através dos projectos, são introduzidos novos produtos, são feitos investimentos, são melhorados processos, etc. Muitos projectos tornam necessário afetar cada vez mais recursos organizacionais à sua implementação. É essencial que estes projectos sejam realizados de forma eficiente e que as equipas de projeto disponham de meios práticos para comunicar e coordenar o seu trabalho. As empresas que operam com um programa de gestão de projectos criado por si próprias – normalmente baseado em ferramentas do pacote MS Office – não conseguem garantir uma eficiência suficiente na implementação da estratégia. Estas empresas necessitam de uma aplicação profissional de gestão de projectos e carteiras. Isto permitir-lhes-á comunicar e distribuir o trabalho de forma eficiente. Um programa informático profissional também ajudará a coordenar as actividades e a monitorizar os resultados alcançados.

1. Planear o projeto com precisão e aprovar formalmente o plano de execução

O planeamento do projeto deve começar com a criação de uma Carta de Projeto e, uma vez aprovada, passar ao planeamento preciso. O calendário do projeto, que influencia significativamente o sucesso do projeto, é um produto essencial do plano do projeto. Por conseguinte, é necessário implementar as regras de gestão de projectos da empresa, que exigem que cada projeto crie um plano de projeto. Este plano deve ser formalmente aprovado antes do início da fase de implementação. À primeira vista, esta abordagem pode parecer gerar um trabalho administrativo excessivo, mas é apenas uma aparência. Um bom plano de projeto, que inclui um calendário do projeto e, frequentemente, um diagrama de Gantt, é um “roteiro” para a execução do projeto. Mostra como se espera que a equipa do projeto atinja o objetivo do projeto. O que muitas vezes desencoraja as equipas de projeto de elaborar um plano de projeto é um software de gestão de projectos pouco amigável. Um bom programa é benéfico na construção de um plano de projeto porque a equipa pode trabalhar no plano em paralelo. Podem facilmente efetuar alterações que conduzam ao plano final. Uma aplicação avançada de gestão de projectos permite-lhe aprovar formalmente o plano do projeto, que será implementado a partir daí. Os desvios serão igualmente monitorizados em função deste plano. Vale a pena distinguir as características de um bom plano de projeto: carta de projeto aprovada, plano de comunicação, tarefas com datas definidas para a sua realização e responsabilidade atribuída, ligações entre tarefas visíveis num gráfico de Gantt e orçamento do projeto.

2. Identificar e prevenir os riscos do projeto

O software profissional para gerir projectos e carteiras de projectos permite a gestão do risco no projeto. Muitas vezes, dispõem de um módulo específico para manter um registo dos riscos do projeto. A gestão dos riscos é essencial, pois permite a identificação precoce dos riscos que podem afetar negativamente o desenrolar do projeto. Gerir os riscos do projeto é relativamente fácil. A maior parte das vezes, resume-se à manutenção disciplinada do registo de riscos e à sua discussão regular com a equipa do projeto. Os métodos avançados, como as simulações de Monte Carlo, estão presentes nos projectos mais extensos e abrangentes. Existem várias abordagens para a gestão de riscos no projeto que vale a pena conhecer e fazer da forma correcta. Mas de que forma é desejável não “sobre-identificar” tudo, o que pode afetar negativamente o projeto? Vale a pena definir o ciclo de vida do projeto nas normas de gestão de projectos da empresa. Além disso, definir quais as categorias de risco que devem ser definidas nas fases de iniciação, planeamento e execução do projeto. Por exemplo, é útil descrever apenas os riscos mais relevantes na fase de ideia do projeto. Principalmente para que os gestores que decidem iniciar um projeto possam refletir sobre a sua aceitação, conhecendo os principais riscos. Ao contrário da fase de definição da ideia, já na fase de implementação vale a pena identificar e registar os riscos mais e menos significativos no registo de riscos. O que pode parecer sem importância para alguns pode ser uma perspetiva completamente diferente para outros. Isto deve-se ao facto de pessoas diferentes terem perspectivas diferentes sobre a perceção dos riscos. Pode presumir-se que até 70% do impacto da gestão do risco do projeto provirá de reuniões regulares da equipa do projeto. Durante essas reuniões, vale a pena dedicar algum tempo à discussão dos riscos do projeto.

3. Definir com precisão os objectivos e o âmbito do projeto e certificar-se de que o projeto se enquadra na estratégia da empresa

Cada empresa deve implementar eficazmente a sua estratégia de mercado para se diferenciar da concorrência e obter uma vantagem. Por conseguinte, os objectivos dos grandes projectos devem ser coerentes com os objectivos estratégicos escolhidos pela empresa. Só é possível realizar um projeto de forma eficaz se se conhecer o seu objetivo. Cada projeto deve ter objectivos bem definidos. Definir e escrever os objectivos do projeto numa carta de projeto é uma prática corrente. A carta do projeto inclui os objectivos e o âmbito, as etapas, a data de conclusão e a duração, o orçamento específico, as funções do projeto, etc. As empresas que são avançadas na gestão de projectos vão um passo mais além. Criam uma ligação precisa entre a estratégia da empresa e os projectos. A capacidade de ligar os objectivos estratégicos de uma empresa aos objectivos do projeto é uma funcionalidade necessária que um software de gestão de projectos e de carteiras de projectos deve oferecer. Apenas algumas aplicações de gestão de projectos dispõem desta funcionalidade. Ao escolher um sistema, vale a pena prestar atenção à disponibilidade desta funcionalidade. Nem todas as organizações têm um documento com uma estratégia escrita, e nem todas as organizações têm objectivos estratégicos específicos. No entanto, esta empresa pode decidir melhorar o seu processo estratégico no futuro. Nesse caso, a necessidade dessa funcionalidade não deve forçar a substituição do software de gestão de projectos por um novo e mais potente. Ao escolher um sistema de gestão de projectos, vale a pena decidir desde já por um que suporte tanto a gestão de projectos como a gestão da implementação de estratégias.

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4. Elaborar relatórios sobre a situação dos projectos e automatizar o processo de revisão cíclica dos projectos

Só é possível gerir eficazmente os projectos com acesso permanente a relatórios e informações sobre os projectos planeados e em curso. Além disso, os gestores esperam que a informação seja apresentada de uma forma muito clara. As empresas que operam na Polónia esperam frequentemente aplicações de gestão de projectos e de carteiras em polaco; por exemplo, as empresas da Ucrânia querem um sistema na sua língua nacional. Isto deve-se ao facto de as competências em inglês se encontrarem a níveis diferentes entre os trabalhadores. Isto pode dificultar a comunicação do projeto. Uma boa aplicação de gestão de projectos deve, sem dúvida, oferecer uma criação fácil de relatórios de projectos sobre vários tópicos. Uma caraterística útil deste tipo de software é que os utilizadores do sistema podem criar relatórios de projectos e configurá-los livremente. A criação de relatórios de projeto é essencialmente da responsabilidade do pessoal do PMO. O gabinete de gestão de projectos é responsável por compreender a situação do projeto da empresa. O PMO informa o conselho de administração e a direção da empresa sobre o estado dos projectos em curso. A possibilidade de adaptar o conteúdo dos relatórios às necessidades da gestão da empresa é, sem dúvida, uma das funcionalidades fundamentais para a escolha de uma aplicação de gestão de projectos. Alguns softwares de gestão de projectos têm vários relatórios-chave permanentemente concebidos. Os melhores oferecem uma grande capacidade de configuração dos relatórios. A configurabilidade é uma das muitas características que caracterizam um bom sistema de gestão de projectos. É de salientar que estes relatórios podem ser convertidos em ficheiros PDF ou exportados para MS Excel. Espera-se também a capacidade de o sistema enviar automaticamente relatórios a grupos de utilizadores definidos.

5. Assegurar uma gestão eficaz dos recursos humanos e financeiros do projeto

Estudos globais mostram que a gestão eficaz dos recursos dos projectos é o maior desafio de muitas empresas. As empresas são sobrecarregadas pela necessidade de estabelecer prioridades na seleção dos projectos a realizar e, por conseguinte, gerem demasiados projectos em simultâneo. Hoje em dia, quando as empresas gerem cada vez mais projectos em paralelo, a gestão adequada dos recursos financeiros e humanos dos projectos torna-se uma questão vital. Os recursos de projeto, especialmente os recursos humanos, são o ativo mais essencial e frequentemente mais dispendioso de muitas empresas. Se for esse o caso, não há dúvida de que as empresas devem fazer o máximo esforço para gerir eficazmente os recursos dos projectos. Na prática, esta gestão consiste em garantir que os membros da equipa de projeto estejam bem descansados durante o trabalho. As organizações com um PMO e que pretendem gerir bem os recursos do projeto esperam que essa funcionalidade seja oferecida por uma boa aplicação de gestão de projectos e carteiras. Para um bom planeamento dos recursos do projeto, é necessária a capacidade de atribuir o nível de compromisso dos membros da equipa do projeto às tarefas. A aplicação deve contar, para cada membro da equipa de projeto, quantas horas estão programadas para completar as tarefas que lhe foram atribuídas. Se houver excedentes em determinados dias, o sistema deve comunicá-lo imediatamente através de avisos claros. É essencial lembrar que, inicialmente, o planeamento dos recursos de um projeto pode parecer uma atividade exigente. No entanto, estas actividades de gestão dos recursos do projeto são certamente muito valiosas e trazem uma série de benefícios. As mais importantes são uma maior motivação do pessoal, uma melhor organização do trabalho, uma maior capacidade de distribuir os projectos ao longo do tempo e uma maior concentração nas prioridades.