5 beneficii ale aplicației de management de proiect

Globalizarea și, prin urmare, concurența intensă pe piață înseamnă că întreprinderile trebuie să fie capabile să își pună în aplicare strategiile de piață rapid și eficient. O metodă standard de punere în aplicare a strategiilor constă în realizarea unei serii de proiecte legate exact de obiectivele strategice. Prin intermediul proiectelor, se introduc produse noi, se fac investiții, se îmbunătățesc procesele etc. Multe proiecte fac necesară alocarea unui număr tot mai mare de resurse organizaționale pentru implementarea lor. Este esențial ca aceste proiecte să se desfășoare în mod eficient și ca echipele de proiect să dispună de modalități practice de comunicare și coordonare a activității lor. Companiile care operează folosind un program de management al proiectelor creat de ele însele – de obicei bazat pe instrumente din pachetul MS Office – nu pot asigura o eficiență suficientă în implementarea strategiei. Astfel de companii au nevoie de o aplicație profesională de gestionare a proiectelor și portofoliilor. Acest lucru le va permite să comunice și să distribuie munca în mod eficient. Un program IT profesionist va ajuta, de asemenea, la coordonarea activităților și la monitorizarea rezultatelor obținute.

1. Planificarea precisă a proiectului și aprobarea formală a planului de implementare

Planificarea proiectului ar trebui să înceapă cu crearea unei Carte de proiect și, odată aprobată, să se treacă la o planificare precisă. Calendarul proiectului, care influențează în mod semnificativ succesul proiectului, este un produs esențial al planului de proiect. Prin urmare, este necesar să se pună în aplicare normele de gestionare a proiectelor companiei, care impun ca fiecare proiect să creeze un plan de proiect. Un astfel de plan trebuie să fie aprobat în mod oficial înainte de începerea fazei de punere în aplicare. La început, o astfel de abordare poate părea că generează o muncă administrativă excesivă, dar aceasta este doar o aparență. Un bun plan de proiect, care include un calendar al proiectului și, adesea, o diagramă Gantt, reprezintă o „foaie de parcurs” pentru realizarea proiectului. Arată modul în care se așteaptă ca echipa de proiect să atingă obiectivul proiectului. Ceea ce descurajează deseori echipele de proiect de la construirea unui plan de proiect este un software de management al proiectului neprietenos. Un program bun este benefic în construirea unui plan de proiect, deoarece echipa poate lucra în paralel la plan. Aceștia pot face cu ușurință modificări care duc la planul final. O aplicație avansată de gestionare a proiectelor vă permite să aprobați în mod oficial planul de proiect, care va fi implementat din acel moment. Deviațiile vor fi, de asemenea, monitorizate în raport cu acest plan. Merită să distingem caracteristicile unui bun plan de proiect: statutul aprobat al proiectului, planul de comunicare, sarcini cu date stabilite pentru realizarea lor și responsabilități atribuite, legături între sarcini vizibile pe o diagramă Gantt și bugetul proiectului.

2. Identificarea și prevenirea riscurilor proiectului

Software-ul profesional pentru gestionarea proiectelor și a portofoliilor de proiecte permite gestionarea riscurilor în cadrul proiectului. Acestea au adesea un modul dedicat pentru a ține un registru al riscurilor proiectului. Gestionarea riscurilor este esențială, deoarece permite identificarea timpurie a riscurilor care pot afecta negativ cursul proiectului. Gestionarea riscurilor proiectului este relativ ușoară. În mare parte, aceasta se reduce la menținerea disciplinată a registrului de riscuri și la discuții regulate cu echipa de proiect. Metodele avansate, cum ar fi simulările Monte Carlo, se regăsesc în cele mai ample și foarte cuprinzătoare proiecte. Există diverse abordări ale gestionării riscurilor în cadrul proiectului care merită să fie cunoscute și aplicate în mod corect. Dar în ce fel este de dorit să nu „supra-identificăm” totul, ceea ce poate afecta negativ proiectul? Definirea ciclului de viață al proiectului în standardele de management de proiect ale companiei merită să fie definită. În plus, definiți ce categorii de risc trebuie definite în fazele de inițiere, planificare și implementare a proiectului. De exemplu, este utilă descrierea doar a celor mai relevante riscuri în faza de idee a proiectului. În principal, pentru ca managerii care decid să demareze un proiect să poată reflecta asupra acceptării acestuia prin cunoașterea riscurilor cheie. Spre deosebire de etapa de definire a ideii, în faza de implementare merită deja să se identifice și să se înregistreze riscurile mai mult sau mai puțin semnificative în registrul riscurilor. Ceea ce poate părea neimportant pentru unii poate fi o perspectivă complet diferită pentru alții. Acest lucru se datorează faptului că diferite persoane au perspective diferite în ceea ce privește percepția riscurilor. Se poate presupune că până la 70% din impactul gestionării riscurilor proiectului va proveni din întâlnirile regulate ale echipei de proiect. În timpul acestor întâlniri, merită să se aloce timp pentru a discuta despre riscurile proiectului.

3. Definiți cu precizie obiectivele și domeniul de aplicare al proiectului și asigurați-vă că proiectul se încadrează în strategia companiei.

Fiecare companie trebuie să își implementeze eficient strategia de piață pentru a se diferenția de concurență și a obține un avantaj. Prin urmare, obiectivele proiectelor majore trebuie să fie în concordanță cu obiectivele strategice alese de companie. Un proiect poate fi pus în aplicare în mod eficient numai dacă se cunoaște obiectivul acestuia. Fiecare proiect trebuie să aibă obiective bine formulate. Definirea și scrierea obiectivelor proiectului într-o cartă de proiect este o practică standard. Carta proiectului include obiectivele și domeniul de aplicare, etapele, data și durata finalizării, bugetul dedicat, rolurile proiectului etc. Companiile care sunt avansate în managementul proiectelor merg mai departe. Acestea creează o legătură precisă între strategia companiei și proiecte. Capacitatea de a lega obiectivele strategice ale unei companii de obiectivele proiectelor este o funcționalitate necesară pe care un software de gestionare a proiectelor și a portofoliului de proiecte ar trebui să o ofere. Doar unele aplicații de gestionare a proiectelor dispun de această funcționalitate. Atunci când alegeți un sistem, merită să acordați atenție disponibilității acestei funcționalități. Nu orice organizație are un document cu o strategie scrisă și nu orice organizație are obiective strategice specifice. Cu toate acestea, este posibil ca această companie să decidă să își îmbunătățească procesul strategic în viitor. În acest caz, necesitatea unei astfel de funcționalități nu ar trebui să forțeze înlocuirea software-ului de gestionare a proiectelor cu unul nou, mai puternic. Atunci când alegeți un sistem de gestionare a proiectelor, merită să vă decideți imediat pentru unul care să sprijine atât gestionarea proiectelor, cât și gestionarea implementării strategiei.

Vezi mai mult

Managementul proiectelor hibride: ce este și cum se utilizează în practică?

Mergeți la articol

4. Elaborarea de rapoarte privind situația proiectelor și automatizarea procesului de revizuire ciclică a proiectelor

Gestionarea eficientă a proiectelor este posibilă doar dacă se are acces permanent la rapoarte și informații privind proiectele planificate și în curs de desfășurare. În plus, managerii se așteaptă ca informațiile să fie prezentate într-un mod foarte clar. Companiile care își desfășoară activitatea în Polonia se așteaptă adesea la aplicații de gestionare a proiectelor și a portofoliilor în limba poloneză; de exemplu, companiile din Ucraina doresc un sistem în limba lor națională. Acest lucru se datorează faptului că cunoștințele de limba engleză sunt la niveluri diferite în rândul angajaților. Acest lucru poate îngreuna comunicarea în cadrul proiectului. O aplicație bună de gestionare a proiectelor ar trebui să ofere, fără îndoială, posibilitatea de a crea cu ușurință rapoarte de proiect pe diverse subiecte. O caracteristică utilă a unui astfel de software este că utilizatorii sistemului pot crea rapoarte de proiect și le pot configura în mod liber. Crearea rapoartelor de proiect este în primul rând rolul personalului PMO. Biroul de management al proiectului este responsabil pentru înțelegerea situației proiectelor companiei. PMO raportează consiliului de administrație și conducerii companiei stadiul proiectelor în curs de desfășurare. Capacitatea de a adapta conținutul rapoartelor la cerințele conducerii companiei este, fără îndoială, una dintre funcționalitățile cheie pentru alegerea unei aplicații de gestionare a proiectelor. Unele programe de gestionare a proiectelor au mai multe rapoarte cheie proiectate permanent. Cele mai bune oferă o configurabilitate extinsă a rapoartelor. Configurabilitatea este una dintre multele caracteristici care caracterizează un sistem de management de proiect solid. Este de remarcat faptul că astfel de rapoarte pot fi convertite în fișiere PDF sau exportate în MS Excel. Se așteaptă, de asemenea, capacitatea sistemului de a trimite automat rapoarte către grupuri de utilizatori definite.

5. Asigurarea unui management eficient al resurselor umane și financiare ale proiectului

Studiile globale arată că gestionarea eficientă a resurselor de proiect reprezintă cea mai mare provocare pentru multe companii. Companiile sunt suprasolicitate de nevoia de prioritizare în selectarea proiectelor care urmează să fie întreprinse și, astfel, derulează prea multe proiecte simultan. În zilele noastre, când companiile derulează tot mai multe proiecte în paralel, gestionarea adecvată a resurselor financiare și umane ale proiectelor devine o problemă vitală. Resursele de proiect, în special resursele umane, sunt pentru multe companii cele mai esențiale și, adesea, cele mai costisitoare active. Dacă acesta este într-adevăr cazul, nu există nicio îndoială că întreprinderile ar trebui să depună eforturi maxime pentru a gestiona eficient resursele proiectului. În practică, un astfel de management se referă la asigurarea faptului că fiecare membru al echipei de proiect este bine odihnit în timpul lucrului la proiect. Organizațiile care au un PMO și doresc să gestioneze bine resursele proiectelor se așteaptă ca o astfel de funcționalitate să fie oferită de o aplicație bună de gestionare a proiectelor și a portofoliilor. Pentru o bună planificare a resurselor de proiect, este necesară capacitatea de a atribui nivelul de angajament al membrilor echipei de proiect pentru sarcini. Aplicația ar trebui să contabilizeze pentru fiecare membru al echipei de proiect câte ore sunt programate pentru a finaliza sarcinile atribuite. În cazul în care există depășiri în anumite zile, sistemul ar trebui să comunice imediat acest lucru prin intermediul unor avertismente clare. Este esențial să ne amintim că, inițial, planificarea resurselor unui proiect poate părea o activitate solicitantă. Cu toate acestea, astfel de activități de gestionare a resurselor proiectului sunt cu siguranță foarte valoroase și aduc o serie de beneficii. Cele mai importante sunt o mai mare motivație a personalului, o mai bună organizare a muncii, o mai bună capacitate de repartizare a proiectelor în timp și o mai bună concentrare asupra priorităților.