5 výhod aplikace pro řízení projektů

Globalizace, a tedy i intenzivní konkurence na trhu, znamená, že společnosti musí být schopny rychle a efektivně realizovat své tržní strategie. Standardní metodou implementace strategií je realizace řady projektů přesně navázaných na strategické cíle. Prostřednictvím projektů se zavádějí nové produkty, investuje se, zlepšují se procesy atd. U mnoha projektů je nutné vyčlenit na jejich realizaci stále více organizačních zdrojů. Je nezbytné, aby tyto projekty byly prováděny efektivně a aby projektové týmy měly k dispozici praktické způsoby komunikace a koordinace své práce. Společnosti, které pracují s vlastnoručně vytvořeným programem pro řízení projektů – obvykle založeným na nástrojích z balíku MS Office – nemohou zajistit dostatečnou efektivitu při realizaci strategie. Takové společnosti potřebují profesionální aplikaci pro správu projektů a portfolia. To jim umožní efektivně komunikovat a rozdělovat práci. Profesionální IT program také pomůže koordinovat činnosti a sledovat dosažené výsledky.

1. Přesně naplánovat projekt a formálně schválit plán realizace.

Plánování projektu by mělo začít vytvořením Charty projektu a po jejím schválení přejít k přesnému plánování. Harmonogram projektu, který významně ovlivňuje úspěšnost projektu, je základním produktem plánu projektu. Proto je nutné zavést firemní pravidla projektového řízení, která vyžadují, aby byl pro každý projekt vytvořen projektový plán. Takový plán musí být formálně schválen před zahájením realizační fáze. Na první pohled se může zdát, že takový přístup přináší nadměrnou administrativní zátěž, ale je to jen zdání. Dobrý projektový plán, který zahrnuje harmonogram projektu a často i Ganttův diagram, je „plánem“ realizace projektu. Ukazuje, jak má projektový tým dosáhnout cíle projektu. To, co často odrazuje projektové týmy od sestavení projektového plánu, je nepřátelský software pro řízení projektů. Dobrý program je přínosem při sestavování plánu projektu, protože tým může na plánu pracovat paralelně. Mohou snadno provádět změny, které vedou ke konečnému plánu. Pokročilá aplikace pro řízení projektů vám umožní formálně schválit plán projektu, který bude od té doby realizován. V porovnání s tímto plánem budou sledovány také odchylky. Stojí za to rozlišit znaky dobrého projektového plánu: schválený statut projektu, komunikační plán, úkoly se stanovenými termíny jejich realizace a přiřazenou odpovědností, vazby mezi úkoly viditelné na Ganttově diagramu a rozpočet projektu.

2. Identifikovat rizika projektu a předcházet jim

Profesionální software pro řízení projektů a projektových portfolií umožňuje řízení rizik v projektu. Často mají speciální modul pro vedení registru projektových rizik. Řízení rizik je nezbytné, protože umožňuje včasnou identifikaci rizik, která mohou negativně ovlivnit průběh projektu. Řízení rizik projektu je poměrně snadné. Většinou jde o disciplinovanou údržbu registru rizik a jeho pravidelné projednávání s projektovým týmem. Pokročilé metody, jako jsou simulace Monte Carlo, jsou součástí nejrozsáhlejších a velmi komplexních projektů. Existují různé přístupy k řízení rizik v projektu, které se vyplatí znát a správně provádět. V čem je však žádoucí vše „neidentifikovat“, což může mít negativní vliv na projekt? Je vhodné definovat životní cyklus projektu v podnikových standardech projektového řízení. Dále definujte, které kategorie rizik by měly být definovány ve fázích zahájení, plánování a realizace projektu. Například ve fázi projektového záměru je užitečné popsat pouze nejvýznamnější rizika. Především proto, aby manažeři, kteří se rozhodují o zahájení projektu, mohli zvážit jeho přijetí na základě znalosti klíčových rizik. Na rozdíl od fáze definování záměru se již ve fázi realizace vyplatí identifikovat a zaznamenat více i méně významná rizika do registru rizik. To, co se někomu může zdát nedůležité, může mít pro jiného úplně jiný význam. Je to proto, že různí lidé mají na vnímání rizik různý pohled. Lze předpokládat, že až 70 % dopadu řízení rizik projektu bude pocházet z pravidelných schůzek projektového týmu. Během těchto schůzek je vhodné věnovat čas diskusi o rizicích projektu.

3. Přesně definujte cíle a rozsah projektu a ujistěte se, že projekt zapadá do strategie společnosti.

Každá společnost musí efektivně realizovat svou tržní strategii, aby se odlišila od konkurence a získala výhodu. Proto musí být cíle velkých projektů v souladu se zvolenými strategickými cíli společnosti. Efektivně realizovat projekt je možné pouze se znalostí jeho cíle. Každý projekt musí mít dobře formulované cíle. Definovat a zapsat cíle projektu do projektové charty je standardní postup. Charta projektu obsahuje cíle a rozsah, milníky, datum dokončení a dobu trvání, vyhrazený rozpočet, projektové role atd. Společnosti, které jsou v řízení projektů pokročilé, jdou ještě o krok dál. Vytvářejí přesnou vazbu mezi strategií společnosti a projekty. Schopnost propojit strategické cíle společnosti s cíli projektů je jednou z nezbytných funkcí, které by měl software pro správu projektů a projektového portfolia nabízet. Tuto funkci mají pouze některé aplikace pro řízení projektů. Při výběru systému je vhodné věnovat pozornost dostupnosti této funkce. Ne každá organizace má dokument s písemnou strategií a ne každá organizace má konkrétní strategické cíle. Tato společnost se však může v budoucnu rozhodnout svůj strategický proces zlepšit. V takovém případě by potřeba takové funkce neměla nutit k výměně softwaru pro řízení projektů za nový, výkonnější. Při výběru systému pro řízení projektů se vyplatí rozhodnout se hned pro takový, který podporuje jak řízení projektů, tak řízení implementace strategie.

Viz více

Hybridní projektové řízení: co to je a jak ho používat v praxi?

Přejít na článek

4. Sestavení situačních zpráv o projektu a automatizace procesu cyklických revizí projektu.

Efektivní řízení projektů je možné pouze s průběžným přístupem ke zprávám a informacím o plánovaných a probíhajících projektech. Kromě toho manažeři očekávají, že informace budou prezentovány velmi srozumitelně. Společnosti působící v Polsku často očekávají aplikace pro řízení projektů a portfolia v polštině; například společnosti z Ukrajiny chtějí systém ve svém národním jazyce. Důvodem je rozdílná úroveň znalostí angličtiny u jednotlivých zaměstnanců. To může ztížit komunikaci v rámci projektu. Dobrá aplikace pro řízení projektů by měla bezpochyby nabízet snadné vytváření projektových zpráv na různá témata. Užitečnou vlastností takového softwaru je, že uživatelé systému mohou vytvářet projektové zprávy a libovolně je konfigurovat. Tvorba projektových zpráv je především úkolem pracovníků PMO. Kancelář projektového řízení je zodpovědná za pochopení projektové situace společnosti. PMO podává zprávy o stavu probíhajících projektů představenstvu a vedení společnosti. Možnost přizpůsobit obsah sestav požadavkům vedení společnosti je bezpochyby jednou z klíčových funkcí pro výběr aplikace pro řízení projektů. Některé softwary pro řízení projektů mají trvale navrženo několik klíčových sestav. Ty nejlepší nabízejí rozsáhlou konfigurovatelnost sestav. Konfigurovatelnost je jednou z mnoha vlastností, které charakterizují dobrý systém řízení projektů. Za zmínku stojí, že tyto zprávy lze převést do souborů PDF nebo exportovat do aplikace MS Excel. Očekává se také možnost automatického zasílání zpráv definovaným skupinám uživatelů.

5. Zajistit efektivní řízení lidských i finančních zdrojů projektu.

Celosvětové studie ukazují, že efektivní řízení projektových zdrojů je pro mnoho společností největší výzvou. Podniky jsou přetíženy potřebou stanovit priority při výběru projektů, které mají být realizovány, a proto provozují příliš mnoho projektů současně. V dnešní době, kdy společnosti realizují stále více projektů souběžně, se stává zásadní otázkou odpovídající řízení finančních a lidských projektových zdrojů. Projektové zdroje, zejména lidské zdroje, jsou pro mnoho společností nejdůležitějším a často nejdražším aktivem. Pokud tomu tak skutečně je, není pochyb o tom, že by společnosti měly vynaložit maximální úsilí na efektivní řízení projektových zdrojů. Takové řízení v praxi znamená zajistit, aby si jednotliví členové projektového týmu při práci na projektu dobře odpočinuli. Organizace, které mají PMO a chtějí dobře spravovat projektové zdroje, očekávají, že jim takovou funkci nabídne dobrá aplikace pro správu projektů a portfolia. Pro dobré plánování projektových zdrojů je zapotřebí schopnost přiřadit členům projektového týmu míru angažovanosti v jednotlivých úkolech. Aplikace by měla pro každého člena projektového týmu spočítat, kolik hodin má naplánováno na splnění přidělených úkolů. Pokud dojde vurčitých dnech kpřečerpání, měl by o tom systém okamžitě informovat prostřednictvím jasných varování. Je třeba si uvědomit, že zpočátku se plánování zdrojů v projektu může jevit jako náročná činnost. Takové činnosti v oblasti řízení projektových zdrojů jsou však jistě velmi cenné a přinášejí řadu výhod. Nejdůležitějšími z nich jsou vyšší motivace zaměstnanců, lepší organizace práce, lepší schopnost rozložit projekty v čase a zaměření na priority.