5 előnye a projektmenedzsment alkalmazásnak

A globalizáció és ezáltal az intenzív piaci verseny azt jelenti, hogy a vállalatoknak képesnek kell lenniük piaci stratégiáik gyors és hatékony végrehajtására. A stratégiák végrehajtásának szokásos módszere a stratégiai célkitűzésekhez pontosan kapcsolódó projektek sorozata. A projektek révén új termékeket vezetnek be, beruházásokat hajtanak végre, folyamatokat fejlesztenek stb. Számos projekt miatt egyre több szervezeti erőforrást kell a megvalósításukra fordítani. Alapvető fontosságú, hogy ezeket a projekteket hatékonyan hajtsák végre, és hogy a projektcsapatok gyakorlati módszerekkel rendelkezzenek a kommunikáció és a munka koordinálása terén. Azok a vállalatok, amelyek saját maguk által készített projektmenedzsment programmal dolgoznak – általában az MS Office csomag eszközeire alapozva – nem tudják biztosítani a megfelelő hatékonyságot a stratégia megvalósításában. Az ilyen vállalatoknak professzionális projekt- és portfóliókezelő alkalmazásra van szükségük. Ez lehetővé teszi számukra a hatékony kommunikációt és munkamegosztást. Egy professzionális informatikai program segít a tevékenységek koordinálásában és az elért eredmények nyomon követésében is.

1. A projekt pontos megtervezése és a megvalósítási terv hivatalos jóváhagyása.

A projekttervezésnek a projekt charta létrehozásával kell kezdődnie, majd a jóváhagyást követően a pontos tervezésre kell áttérni. A projektterv alapvető terméke a projekt ütemterve, amely jelentősen befolyásolja a projekt sikerét. Ezért szükség van a vállalat projektmenedzsment szabályainak végrehajtására, amelyek minden projekt esetében előírják, hogy projekttervet kell készíteni. Az ilyen tervet a végrehajtási szakasz megkezdése előtt hivatalosan jóvá kell hagyni. Elsőre úgy tűnhet, hogy ez a megközelítés túlzott adminisztratív munkát generál, de ez csak látszólagos. A jó projektterv, amely magában foglalja a projekt ütemezését és gyakran egy Gantt-diagramot is, a projekt megvalósításának „útiterve”. Megmutatja, hogy a projektcsapat várhatóan hogyan éri el a projektcélt. Ami gyakran visszatartja a projektcsapatokat a projektterv készítésétől, az a barátságtalan projektmenedzsment-szoftver. Egy jó program előnyös a projektterv elkészítésében, mert a csapat párhuzamosan dolgozhat a terven. Könnyen tudnak változtatásokat eszközölni, amelyek a végleges tervhez vezetnek. Egy fejlett projektmenedzsment-alkalmazás lehetővé teszi, hogy hivatalosan jóváhagyja a projekttervet, amelyet ezután végre kell hajtani. Az eltéréseket is figyelemmel kísérik e terv alapján. Érdemes megkülönböztetni a jó projektterv jellemzőit: jóváhagyott projekt charta, kommunikációs terv, feladatok meghatározott megvalósítási dátumokkal és kijelölt felelősséggel, Gantt-diagramon látható kapcsolatok a feladatok között, valamint a projekt költségvetése.

2. A projektkockázatok azonosítása és megelőzése

A projektek és projektportfóliók kezelésére szolgáló professzionális szoftver lehetővé teszi a projekt kockázatkezelését. Gyakran rendelkeznek külön modullal a projektkockázatok nyilvántartásának vezetésére. A kockázatkezelés azért lényeges, mert lehetővé teszi a projekt menetét hátrányosan befolyásoló kockázatok korai felismerését. A projektkockázatok kezelése viszonylag egyszerű. Leginkább a kockázati nyilvántartás fegyelmezett karbantartása és rendszeres megvitatása a projektcsapattal. Az olyan fejlett módszerek, mint a Monte-Carlo-szimulációk a legterjedelmesebb és legátfogóbb projektekben szerepelnek. A projektben a kockázatkezelésnek különböző megközelítései vannak, amelyeket érdemes ismerni és helyesen csinálni. De milyen módon kívánatos, hogy ne „túlidentifikáljunk” mindent, ami negatívan befolyásolhatja a projektet? A projekt életciklusát a vállalat projektmenedzsment szabványaiban érdemes meghatározni. Ezenkívül határozza meg, hogy mely kockázati kategóriákat kell meghatározni a projektkezdeményezési, tervezési és végrehajtási fázisokban. Hasznos például, ha a projektötlet fázisában csak a legfontosabb kockázatokat írja le. Elsősorban azért, hogy a projekt elindításáról döntő vezetők a legfontosabb kockázatok ismeretében elgondolkodhassanak a projekt elfogadásán. Az ötletmeghatározási szakasszal ellentétben már a megvalósítási szakaszban érdemes azonosítani és a kockázati nyilvántartásban rögzíteni a jelentősebb és kevésbé jelentős kockázatokat. Ami egyesek számára jelentéktelennek tűnhet, az mások számára teljesen más perspektívát jelenthet. Ennek az az oka, hogy a különböző emberek különböző nézőpontból érzékelik a kockázatokat. Feltételezhető, hogy a projekt kockázatkezelési hatásának akár 70%-a a rendszeres projektcsoporti ülésekből származik. Az ilyen megbeszéléseken érdemes időt szánni a projektkockázatok megvitatására.

3. Határozza meg pontosan a projekt céljait és hatókörét, és győződjön meg arról, hogy a projekt illeszkedik a vállalat stratégiájába.

Minden vállalatnak hatékonyan kell megvalósítania piaci stratégiáját, hogy megkülönböztesse magát a versenytársaktól és előnyre tegyen szert. Ezért a nagyprojektek célkitűzéseinek összhangban kell lenniük a vállalat által választott stratégiai célokkal. Egy projektet csak akkor lehet hatékonyan végrehajtani, ha ismerjük a célját. Minden projektnek jól megfogalmazott célokkal kell rendelkeznie. A projektcélok meghatározása és leírása a projekt alapszabályában bevett gyakorlat. A projekt charta tartalmazza a célokat és a projekt hatókörét, a mérföldköveket, a befejezés időpontját és időtartamát, a célzott költségvetést, a projekt szerepeket stb. A projektmenedzsmentben fejlett vállalatok egy lépéssel tovább mennek. Pontos kapcsolatot teremtenek a vállalati stratégia és a projektek között. A vállalat stratégiai céljainak a projektcélokkal való összekapcsolásának képessége az egyik szükséges funkció, amelyet egy projekt- és projektportfólió-kezelő szoftvernek kínálnia kell. Csak néhány projektmenedzsment-alkalmazás rendelkezik ezzel a funkcióval. A rendszer kiválasztásakor érdemes odafigyelni arra, hogy ez a funkció rendelkezésre álljon. Nem minden szervezet rendelkezik írásos stratégiát tartalmazó dokumentummal, és nem minden szervezet rendelkezik konkrét stratégiai célokkal. Ez a vállalat azonban úgy dönthet, hogy a jövőben javítja stratégiai folyamatát. Ebben az esetben az ilyen funkciók iránti igény nem kényszerítheti ki a projektmenedzsment-szoftver lecserélését egy új, nagyobb teljesítményű szoftverre. A projektmenedzsment rendszer kiválasztásakor érdemes rögtön olyan rendszer mellett dönteni, amely a projektmenedzsmentet és a stratégia megvalósításának menedzselését is támogatja.

Lásd még

Hibrid projektmenedzsment: mi az és hogyan használjuk a gyakorlatban?

Tovább a cikkhez

4. Projekt helyzetjelentések készítése és a ciklikus projektértékelések folyamatának automatizálása.

A projektek hatékony irányítása csak a tervezett és folyamatban lévő projektekre vonatkozó jelentésekhez és információkhoz való folyamatos hozzáféréssel lehetséges. Ezen túlmenően a vezetők elvárják, hogy az információkat nagyon érthetően mutassák be. A Lengyelországban működő vállalatok gyakran lengyel nyelvű projekt- és portfóliókezelő alkalmazásokat várnak el; az ukrajnai vállalatok például saját nemzeti nyelvükön szeretnének rendszert. Ennek oka, hogy az angol nyelvtudás különböző szinten van a munkavállalók között. Ez megnehezítheti a projekt kommunikációját. Egy jó projektmenedzsment alkalmazásnak kétségtelenül különböző témájú projektjelentések egyszerű elkészítését kell kínálnia. Az ilyen szoftverek hasznos jellemzője, hogy a rendszer felhasználói szabadon készíthetnek és konfigurálhatnak projektjelentéseket. A projektjelentések elkészítése elsősorban a PMO munkatársainak feladata. A projektmenedzsment iroda felelős a vállalat projekt helyzetének megértéséért. A PMO jelentést tesz a folyamatban lévő projektek állásáról a vállalat igazgatótanácsának és vezetőségének. A jelentések tartalmának a vállalatvezetés igényeihez való igazítása kétségtelenül az egyik legfontosabb funkció a projektmenedzsment-alkalmazás kiválasztásakor. Egyes projektmenedzsment szoftverek több kulcsfontosságú jelentéssel rendelkeznek, amelyeket állandóan terveztek. A legjobbak széles körű jelentéskonfigurálási lehetőséget kínálnak. A konfigurálhatóság egyike azon számos jellemzőnek, amelyek egy jó projektmenedzsment rendszert jellemeznek. Érdemes megjegyezni, hogy az ilyen jelentések PDF-fájlokká alakíthatók vagy MS Excel-be exportálhatók. Elvárás az is, hogy a rendszer automatikusan küldjön jelentéseket meghatározott felhasználói csoportoknak.

5. A projekt emberi és pénzügyi erőforrásainak hatékony kezelése.

Globális tanulmányok azt mutatják, hogy a projektforrások hatékony kezelése sok vállalat számára a legnagyobb kihívást jelenti. A vállalatokat túlságosan megterheli, hogy a megvalósítandó projektek kiválasztásakor fontossági sorrendet kell felállítaniuk, és így túl sok projektet futtatnak egyszerre. Napjainkban, amikor a vállalatok egyre több projektet futtatnak párhuzamosan, a megfelelő pénzügyi és humán projekterőforrás-gazdálkodás létfontosságú kérdéssé válik. A projekt erőforrás, különösen az emberi erőforrás, sok vállalat számára a legfontosabb és gyakran a legdrágább eszköz. Ha ez valóban így van, akkor kétségtelen, hogy a vállalatoknak maximális erőfeszítéseket kell tenniük a projektforrások hatékony kezelése érdekében. Az ilyen irányítás a gyakorlatban arról szól, hogy a projektcsapat egyes tagjai jól kipihentek legyenek a projektmunkában. A PMO-val rendelkező és a projekt erőforrásokat jól kezelni kívánó szervezetek elvárják, hogy egy jó projekt- és portfóliókezelő alkalmazás ilyen funkciókat kínáljon. A jó projekterőforrás-tervezéshez szükség van arra, hogy a projektcsapat tagjai elkötelezettségi szintjét a feladatokhoz lehessen rendelni. Az alkalmazásnak minden egyes projektcsapattag esetében meg kell számolnia, hogy hány órát terveztek a rájuk bízott feladatok elvégzésére. Ha bizonyos napokon túllépések vannak, a rendszernek ezt azonnal egyértelmű figyelmeztetésekkel kell jeleznie. Nem szabad elfelejteni, hogy kezdetben a projekt erőforrás-tervezése megterhelő tevékenységnek tűnhet. Az ilyen projekterőforrás-kezelési tevékenységek azonban kétségtelenül nagyon értékesek, és számos előnnyel járnak. A legfontosabbak a munkatársak motivációjának növelése, a jobb munkaszervezés, a projektek időbeli elosztásának jobb képessége és a prioritásokra való összpontosítás.