5 korzyści aplikacji do zarządzania projektami

Globalizacja a przez to intensywna konkurencja rynkowa powodują, że firmy muszą umieć szybko i skutecznie wdrażać swoje strategie rynkowe. Powszechną metodą wdrażania strategii jest realizacja szeregu projektów precyzyjnie powiązanych z celami strategicznymi. Poprzez projekty są wdrażane nowe produkty, inwestycje, usprawniane są procesy itd. Duża liczba projektów powoduje konieczność angażowania coraz większej liczby zasobów organizacyjnych w ich realizację. Istotne jest, aby te projekty realizować efektywnie i aby zapewnić zespołom projektowym efektywne sposoby komunikacji i koordynacji ich pracy. Firmy, które działają z wykorzystaniem samodzielnie stworzonego programu do zarządzania projektami – najczęściej na bazie narzędzi z pakietu Ms Office – nie są w stanie zapewnić wystarczającej efektywności realizacji strategii. Takim przedsiębiorstwom potrzebna jest profesjonalna aplikacja do zarządzania projektami i portfelami projektów. W ten sposób będą one mogły w efektywny sposób komunikować się i rozdzielać pracę. Profesjonalny program informatyczny pomoże także koordynować działania i monitorować osiągane rezultaty.

1. Stworzenie przejrzystego planu i harmonogramu projektu

Planowanie projektu należy zacząć od stworzenia Karty Projektu i po jej zatwierdzeniu przejść do precyzyjnego planowania. Ważnym produktem planu projektu jest harmonogram projektu, który istotnie wpływa na sukces projektu. Ważne jest zatem wdrożenie w firmie reguł zarządzania projektami, które od każdego projektu wymagają stworzenia planu projektu. Taki plan przed rozpoczęciem etapu realizacji należy formalnie zaakceptować. Na początku takie podejście może się wydawać, że generuje nadmiar pracy administracyjnej, ale to tylko pozory. Dobry plan projektu, w którego skład wchodzi harmonogram projektu oraz często wykres Gantta to „mapa drogowa” realizacji projektu. Pokazuje ona, jak zespół projektowy ma osiągnąć zamierzony cel projektu. To, co często zniechęca zespoły projektowe do budowania planu projektu to nieprzyjazny program do zarządzania projektami. Dobry program jest bardzo pomocny w budowaniu planu projektu, ponieważ zespół może nad planem pracować równolegle. W łatwy sposób może dokonywać zmian, które prowadzą do powstania ostatecznego kształtu planu. Warte uwagi jest to, że zaawansowana aplikacja do zarządzania projektami pozwala formalnie zatwierdzić plan projektu, który od tego momentu będzie realizowany. W porównaniu do tego planu monitorowane będą także odchylenia. Zdecydowanie warto wyróżnić cechy dobrego planu projektu, a są to: zatwierdzona karta projektu, plan komunikacji, zadania z wyznaczonymi datami ich realizacji i przypisaną odpowiedzialnością, powiązania pomiędzy zadaniami widoczne na wykresie Gantta oraz budżet projektu.

2. Zarządzanie ryzykiem projektu i zapobieganie nieprzewidywalnym zdarzeniom

Profesjonalna aplikacja do zarządzania projektami i portfelami projektów umożliwia zarządzanie ryzykiem w projekcie dlatego, że najczęściej posiada dedykowany moduł pozwalający prowadzić rejestr ryzyk projektowych. Zarządzanie ryzykiem jest ważne, ponieważ pozwala wcześnie zidentyfikować zagrożenia, które mogą negatywnie wpłynąć na przebieg projektu. Zarządzanie ryzykiem w projekcie nie jest trudne. Najczęściej sprowadza się do zdyscyplinowanego prowadzenia rejestru ryzyk i regularnego go omawiania w zespole projektowym. Zaawansowane metody takie jak symulacje Monte Carlo wykorzystywane są w zasadzie na największych i bardzo kompleksowych projektach. Dostępne są różne podejścia do zarządzania ryzykiem w projekcie i warto je znać oraz we właściwy sposób stosować. Ale w jaki sposób być pragmatycznym i nie „przesadzić” z próbą identyfikacji wszystkiego, co może negatywnie płynąć na projekt? Zdecydowanie warto w firmowych standardach zarządzania projektami zdefiniować cykl życia projektu. Dodatkowo określić, jakie kategorie ryzyka należy definiować w fazie inicjacji projektu, planowania i potem w etapie realizacji. Przykładowo, w etapie opracowania pomysłu na projekt warto opisać tylko najistotniejsze ryzyka. Głównie dlatego, aby menedżerowie podejmujące decyzje o rozpoczęciu projektu mogły się zastanowić nad jego akceptacją, znając kluczowe ryzyka. W przeciwieństwie do etapu definiowania pomysłu, w fazie realizacji warto już w rejestrze ryzyk identyfikować i zapisywać mniej i bardziej istotne ryzyka. To, co dla jednych może wydawać się mało istotne, dla innych może stanowić zupełnie odmienną perspektywę. Jest tak dlatego, że różne osoby mają inne perspektywy postrzegania ryzyk. Można założyć, że nawet 70% efektów zarządzania ryzykiem w projekcie przyniosą regularne spotkania zespołu projektowego. W trakcie takich spotkań warto dedykować czas na rozmowę o ryzykach projektowych.

3. Określanie celów projektu i osiąganie wyników poprzez właściwe zarządzanie strategiczne

Dla każdej firmy istotne jest efektywne wdrażania jej strategii rynkowej po to, aby wyróżnić się od konkurencji i zyskać przewagę. Cele najważniejszych projektów muszą zatem być spójne z wybranymi celami strategicznymi firmy. Nie da się skutecznie realizować projektu, nie znając jego celu. Każdy projekt musi mieć dobrze sformułowane cele. Powszechną praktyką jest definiowanie celów projektu i zapisywanie ich w karcie projektu. W karcie projektu znajdują się nie tylko cele projektu, ale również jego zakres, kamienie milowe, data zakończenia i czas trwania, dedykowany budżet oraz role projektowe itp. Firmy, które są zaawansowane w zarządzaniu projektami, idą o krok dalej. Tworzą precyzyjne powiązanie pomiędzy strategią firmy a projektami. Możliwość powiązania celów strategicznych firmy z celami projektów to jedna z ważnych funkcjonalności, którą powinien oferować program do zarządzania projektami i portfelami projektów. Nie każda aplikacja do zarządzania projektami taką funkcjonalność posiada. Wybierając system, warto zwrócić uwagę na dostępność tej funkcji. Nie każda organizacja posiada dokument z zapisaną strategią i nie każda posiada określone cele strategiczne. Nie znaczy to jednak, że ta firma w przyszłości nie zdecyduje się na udoskonalenie swojego procesu strategicznego. Wówczas potrzeba takiej funkcjonalności, nie powinna wymuszać wymiany programu do zarządzania projektami na nowy, bardziej rozbudowany. Bezsprzecznie wybierając system do zarządzania projektami ,warto zdecydować się od razu na taki, który wspiera zarówno zarządzanie projektami jak też zarządzanie wdrażaniem strategii.

Zobacz również

Hybrydowe zarządzanie projektami: czym jest i jak wykorzystać je w praktyce?

Przejdź do artykułu

4. Tworzenie niestandardowych raportów projektowych i monitorowanie statusu pracy

Nie da się skutecznie zarządzać projektami bez bieżącego dostępu do raportów i informacji o planowanych i realizowanych projektach. Dodatkowo menedżerowie oczekują informacji podanej w bardzo czytelny sposób. Firmy działające w Polsce oczekują często aplikacji do zarządzania projektami i portfelami projektów w języku polskim. Jest tak dlatego, że znajomości języka angielskiego jest na różnych poziomach wśród pracowników. Może to utrudniać komunikację w projekcie. Dobra aplikacja do zarządzania projektami bezsprzecznie powinna oferować łatwe tworzenie raportów projektowych o różnej tematyce. Przydatną funkcjonalnością takiego oprogramowania jest to, że użytkownicy systemu mogą sami tworzyć dowolne raporty projektowe i dowolnie je konfigurować. Tworzenie raportów projektowych to przede wszystkim rola pracowników PMO. Biuro zarządzania projektami jest odpowiedzialne za rozumienie sytuacji projektowej firmy. PMO raportuje statusy realizowanych projektów do zarządu i kierownictwa firmy. Możliwość dopasowania zawartości raportów do wymagań stawianych przez kierownictwo firmy jest z pewnością jedną z kluczowych funkcjonalności decydujących o wyborze aplikacji do zarządzania projektami. Niektóre programy do zarządzania projektami mają na stałe zaprojektowanych kilka kluczowych raportów. Najlepsze oferują bogate możliwości konfiguracji raportów. Możliwość konfiguracji to nie jedyna cecha, która charakteryzuje dobry system do zarządzania projektami. Warte uwagi jest to, aby takie raporty można było konwertować do plików PDF albo też eksportować do MS Excel. Oczekiwanym rozwiązaniem jest też możliwość automatycznego wysyłania raportów przez system do zdefiniowanych grup użytkowników.

5. Zarządzanie zasobami projektu i zapewnienie stałego przepływu pracy

Światowe badania pokazują, że umiejętność efektywnego zarządzania zasobami projektowymi to największe wyzwanie wielu firm. Na zbyt duże obciążenie osób realizujących projekty wpływa brak procesu priorytetyzacji przy wyborze projektów do realizacji a przez to uruchamianie jednocześnie zbyt dużej liczby projektów. Bezsprzecznie, w obecnych czasach kiedy firmy realizują równolegle coraz więcej projektów, kluczowym zagadnieniem staje się skuteczne zarządzanie finansowymi i ludzkimi zasobami projektowymi. Zasoby projektu a szczególnie zasoby ludzkie to najważniejsze oraz często najdroższe aktywa wielu firm. Jeżeli w rzeczywistości tak jest, to bez wątpienia firmy powinny dołożyć maksimum starań, aby efektywnie zarządzać zasobami projektowymi. Takie zarządzanie w praktyce polega na tym, aby poszczególni członkowie zespołów projektowych ani nie byli zbyt intensywnie, ani też w zbyt małym stopniu obciążeni pracą projektową. Organizacje, które mają PMO i chcą dobrze zarządzać zasobami projektu, oczekują, aby taką funkcjonalność oferowała dobra aplikacja do zarządzania projektami i portfelami projektów. Dla dobrego planowania zasobów w projekcie potrzebna jest możliwość przypisywania poziomu zaangażowania członków zespołów projektowych do zadań. Program powinien zliczać dla każdego członka zespołu projektowego, ile godzin jest zaplanowane do realizacji przydzielonych mu zadań. Jeśli w określonych dniach występują przekroczenia, to system powinien to od razu komunikować w postaci jasnych ostrzeżeń. Trzeba mieć na uwadze, że początkowo planowanie zasobów w projekcie może się wydawać wymagającym zaangażowania działaniem. Z pewnością jednak takie działania związane z zarządzaniem zasobami w projekcie są bardzo wartościowe i przynoszą szereg korzyści. Do najważniejszych można zaliczyć zwiększoną motywację pracowników, lepszą organizację pracy, lepszą możliwość rozłożenia projektów w czasie oraz skupienie się na priorytetach.