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5 Vorteile der Projektmanagement-App
Die Globalisierung und der damit einhergehende intensive Wettbewerb auf den Märkten verlangen von den Unternehmen, dass sie in der Lage sind, ihre Marktstrategien schnell und effektiv umzusetzen. Eine gängige Methode zur Umsetzung von Strategien ist die Durchführung einer Reihe von Projekten, die genau auf die strategischen Ziele abgestimmt sind. Durch Projekte werden neue Produkte eingeführt, Investitionen getätigt, Prozesse verbessert usw. Viele Projekte machen es erforderlich, immer mehr organisatorische Ressourcen für ihre Durchführung einzusetzen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass diese Projekte effizient durchgeführt werden und dass die Projektteams über praktische Möglichkeiten zur Kommunikation und Koordinierung ihrer Arbeit verfügen. Unternehmen, die mit einem selbst erstellten Projektmanagementprogramm – meist auf Basis von Tools aus dem MS-Office-Paket – arbeiten, können keine ausreichende Effizienz bei der Umsetzung der Strategie gewährleisten. Solche Unternehmen benötigen eine professionelle Anwendung für das Projekt- und Portfoliomanagement. So können sie effizient kommunizieren und die Arbeit verteilen. Ein professionelles IT-Programm hilft auch dabei, die Aktivitäten zu koordinieren und die erzielten Ergebnisse zu überwachen.
1. Das Projekt genau planen und den Durchführungsplan förmlich genehmigen
Die Projektplanung sollte mit der Erstellung einer Projektcharta beginnen und nach deren Genehmigung mit der genauen Planung fortfahren. Der Projektzeitplan, der den Projekterfolg maßgeblich beeinflusst, ist ein wesentliches Produkt des Projektplans. Daher ist es notwendig, die Projektmanagementregeln des Unternehmens umzusetzen, die für jedes Projekt die Erstellung eines Projektplans vorschreiben. Ein solcher Plan muss förmlich genehmigt werden, bevor die Umsetzungsphase beginnt. Auf den ersten Blick mag ein solcher Ansatz zu einem übermäßigen Verwaltungsaufwand führen, aber das ist nur ein Anschein. Ein guter Projektplan, der einen Projektzeitplan und häufig ein Gantt-Diagramm enthält, ist ein „Fahrplan“ für die Projektdurchführung. Er zeigt auf, wie das Projektteam das Projektziel erreichen soll. Was Projektteams oft davon abhält, einen Projektplan zu erstellen, ist eine unfreundliche Projektmanagement-Software. Ein gutes Programm ist bei der Erstellung eines Projektplans von Vorteil, da das Team parallel an dem Plan arbeiten kann. Sie können problemlos Änderungen vornehmen, die zum endgültigen Plan führen. Eine fortschrittliche Projektmanagement-Anwendung ermöglicht es Ihnen, den Projektplan formell zu genehmigen, der dann umgesetzt wird. Auch Abweichungen werden anhand dieses Plans überwacht. Es lohnt sich, die Merkmale eines guten Projektplans zu unterscheiden: genehmigte Projektcharta, Kommunikationsplan, Aufgaben mit festgelegten Terminen für ihre Durchführung und zugewiesener Verantwortung, Verbindungen zwischen Aufgaben, die in einem Gantt-Diagramm sichtbar sind, und Projektbudget.
2. Identifizierung und Vermeidung von Projektrisiken
Professionelle Software zur Verwaltung von Projekten und Projektportfolios ermöglicht das Risikomanagement im Projekt. Sie verfügen häufig über ein spezielles Modul zur Erfassung von Projektrisiken. Das Risikomanagement ist von grundlegender Bedeutung, da es die frühzeitige Erkennung von Risiken ermöglicht, die sich negativ auf den Projektverlauf auswirken können. Das Management von Projektrisiken ist relativ einfach. In den meisten Fällen kommt es auf die disziplinierte Pflege des Risikoregisters und die regelmäßige Besprechung mit dem Projektteam an. Fortgeschrittene Methoden wie Monte-Carlo-Simulationen gehören zu den umfangreichsten und umfassendsten Projekten. Es gibt verschiedene Ansätze für das Risikomanagement im Projekt, die es zu kennen und richtig einzusetzen gilt. Aber inwiefern ist es wünschenswert, nicht alles „zu sehr zu identifizieren“, was sich negativ auf das Projekt auswirken kann? Es lohnt sich, den Projektlebenszyklus in den Projektmanagementstandards des Unternehmens zu definieren. Legen Sie außerdem fest, welche Risikokategorien in der Projektinitiierungs-, Planungs- und Implementierungsphase definiert werden sollen. So ist es beispielsweise hilfreich, in der Phase der Projektidee nur die wichtigsten Risiken zu beschreiben. Vor allem, damit Manager, die sich für den Start eines Projekts entscheiden, über dessen Akzeptanz nachdenken können, indem sie die Hauptrisiken kennen. Im Gegensatz zur Phase der Ideendefinition lohnt es sich bereits in der Umsetzungsphase, die mehr oder weniger bedeutenden Risiken zu identifizieren und im Risikoregister festzuhalten. Was dem einen unwichtig erscheint, kann für den anderen eine ganz andere Perspektive sein. Der Grund dafür ist, dass verschiedene Menschen unterschiedliche Perspektiven bei der Wahrnehmung von Risiken haben. Es kann davon ausgegangen werden, dass bis zu 70 % der Auswirkungen des Risikomanagements auf das Projekt aus den regelmäßigen Sitzungen des Projektteams stammen. Es lohnt sich, bei solchen Treffen Zeit für die Erörterung von Projektrisiken einzuplanen.
3. Legen Sie die Ziele und den Umfang des Projekts genau fest und stellen Sie sicher, dass das Projekt in die Strategie des Unternehmens passt.
Jedes Unternehmen muss seine Marktstrategie wirksam umsetzen, um sich von der Konkurrenz abzuheben und einen Vorteil zu erlangen. Daher müssen die Ziele von Großprojekten mit den gewählten strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Ein Projekt kann nur dann wirksam durchgeführt werden, wenn man sein Ziel kennt. Jedes Projekt muss gut formulierte Ziele haben. Die Definition und Formulierung von Projektzielen in einer Projektcharta ist gängige Praxis. Die Projektcharta enthält die Ziele und den Umfang, die Meilensteine, das Fertigstellungsdatum und die Dauer, das vorgesehene Budget, die Projektrollen usw. Unternehmen, die im Projektmanagement fortgeschritten sind, gehen noch einen Schritt weiter. Sie schaffen eine präzise Verbindung zwischen Unternehmensstrategie und Projekten. Die Fähigkeit, die strategischen Ziele eines Unternehmens mit den Projektzielen zu verknüpfen, ist eine notwendige Funktionalität, die eine Projekt- und Projektportfoliomanagement-Software bieten sollte. Nur einige Projektmanagement-Anwendungen verfügen über diese Funktion. Bei der Auswahl eines Systems lohnt es sich, auf die Verfügbarkeit dieser Funktion zu achten. Nicht jede Organisation hat ein Dokument mit einer schriftlichen Strategie, und nicht jede Organisation hat spezifische strategische Ziele. Dieses Unternehmen könnte jedoch beschließen, seinen Strategieprozess in Zukunft zu verbessern. In diesem Fall sollte der Bedarf an solchen Funktionen nicht dazu führen, dass die Projektmanagement-Software durch eine neue, leistungsfähigere ersetzt werden muss. Bei der Auswahl eines Projektmanagementsystems lohnt es sich, sich gleich für eines zu entscheiden, das sowohl das Projektmanagement als auch das Management der Strategieumsetzung unterstützt.
4. Erstellung von Berichten zur Projektlage und Automatisierung des Prozesses der zyklischen Projektüberprüfung
Ein effektives Projektmanagement ist nur mit ständigem Zugriff auf Berichte und Informationen über geplante und laufende Projekte möglich. Außerdem erwarten die Führungskräfte, dass die Informationen sehr klar dargestellt werden. In Polen tätige Unternehmen erwarten häufig Projekt- und Portfoliomanagementanwendungen in polnischer Sprache; Unternehmen aus der Ukraine beispielsweise wünschen ein System in ihrer Landessprache. Der Grund dafür ist, dass die Englischkenntnisse der Mitarbeiter unterschiedlich gut sind. Dies kann die Projektkommunikation erschweren. Eine gute Projektmanagement-App sollte zweifelsohne die einfache Erstellung von Projektberichten zu verschiedenen Themen ermöglichen. Ein nützliches Merkmal einer solchen Software ist, dass die Benutzer des Systems Projektberichte erstellen und frei konfigurieren können. Für die Erstellung von Projektberichten sind in erster Linie die Mitarbeiter des PMO zuständig. Das Projektmanagementbüro ist für das Verständnis der Projektsituation des Unternehmens verantwortlich. Das PMO berichtet dem Vorstand und der Geschäftsleitung des Unternehmens über den Stand der laufenden Projekte. Die Möglichkeit, den Inhalt der Berichte auf die Anforderungen der Unternehmensleitung abzustimmen, ist zweifellos eine der wichtigsten Funktionen bei der Auswahl einer Projektmanagement-Anwendung. Manche Projektmanagement-Software verfügt über mehrere fest definierte Schlüsselberichte. Die besten bieten eine umfassende Konfigurierbarkeit der Berichte. Die Konfigurierbarkeit ist eines von vielen Merkmalen, die ein gutes Projektmanagement-System auszeichnen. Es ist erwähnenswert, dass solche Berichte in PDF-Dateien umgewandelt oder in MS Excel exportiert werden können. Es wird auch erwartet, dass das System automatisch Berichte an bestimmte Benutzergruppen senden kann.
5. Gewährleistung einer effizienten Verwaltung der personellen und finanziellen Projektressourcen
Weltweite Studien zeigen, dass die effektive Verwaltung von Projektressourcen für viele Unternehmen die größte Herausforderung darstellt. Die Unternehmen sind mit der Notwendigkeit, bei der Auswahl von Projekten Prioritäten zu setzen, überfordert und führen daher zu viele Projekte gleichzeitig durch. Heutzutage, wo Unternehmen immer mehr Projekte parallel laufen lassen, wird ein angemessenes Management der finanziellen und personellen Projektressourcen zu einem entscheidenden Thema. Projektressourcen, insbesondere Humanressourcen, sind für viele Unternehmen das wichtigste und oft auch das teuerste Kapital. Wenn dies tatsächlich der Fall ist, sollten die Unternehmen zweifelsohne maximale Anstrengungen unternehmen, um die Projektressourcen effizient zu verwalten. In der Praxis bedeutet ein solches Management, dass die einzelnen Mitglieder des Projektteams während der Projektarbeit gut ausgeruht sind. Organisationen mit einem PMO, die ihre Projektressourcen gut verwalten wollen, erwarten, dass eine gute Projekt- und Portfoliomanagement-Anwendung solche Funktionen bietet. Für eine gute Planung der Projektressourcen ist die Fähigkeit erforderlich, den Grad des Engagements der Mitglieder des Projektteams den Aufgaben zuzuordnen. Die Anwendung sollte für jedes Projektteammitglied zählen, wie viele Stunden sie für die Erledigung der ihnen zugewiesenen Aufgaben eingeplant sind. Wenn es an bestimmten Tagen zu Überschreitungen kommt, sollte das System dies sofort durch deutliche Warnungen mitteilen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Ressourcenplanung für ein Projekt zunächst als eine anspruchsvolle Tätigkeit erscheinen mag. Solche Projektressourcenmanagement-Aktivitäten sind jedoch sicherlich sehr wertvoll und bringen eine Reihe von Vorteilen mit sich. Die wichtigsten sind eine höhere Motivation der Mitarbeiter, eine bessere Arbeitsorganisation, eine bessere zeitliche Verteilung der Projekte und eine Konzentration auf Prioritäten.
AUTOR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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