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5 avantages de l'application de gestion de projet
La mondialisation et, par conséquent, la concurrence intense sur le marché signifient que les entreprises doivent être en mesure de mettre en œuvre leurs stratégies de marché rapidement et efficacement. Une méthode standard de mise en œuvre des stratégies consiste à réaliser une série de projets précisément liés aux objectifs stratégiques. Les projets permettent d’introduire de nouveaux produits, de réaliser des investissements, d’améliorer les processus, etc. De nombreux projets nécessitent d’engager de plus en plus de ressources organisationnelles pour leur mise en œuvre. Il est essentiel que ces projets soient menés de manière efficace et que les équipes de projet disposent de moyens pratiques pour communiquer et coordonner leur travail. Les entreprises qui utilisent un programme de gestion de projet qu’elles ont elles-mêmes créé – généralement basé sur des outils de la suite MS Office – ne peuvent pas garantir une efficacité suffisante dans la mise en œuvre de la stratégie. Ces entreprises ont besoin d’une application professionnelle de gestion de projets et de portefeuilles. Cela leur permettra de communiquer et de distribuer le travail de manière efficace. Un programme informatique professionnel permettra également de coordonner les activités et de contrôler les résultats obtenus.
1. Planifier précisément le projet et approuver formellement le plan de mise en œuvre
La planification du projet doit commencer par la création d’une charte de projet et, une fois celle-ci approuvée, passer à une planification précise. Le calendrier du projet, qui influence considérablement la réussite du projet, est un produit essentiel du plan du projet. Il est donc nécessaire de mettre en œuvre les règles de gestion de projet de l’entreprise, qui exigent que chaque projet crée un plan de projet. Ce plan doit être formellement approuvé avant le début de la phase de mise en œuvre. À première vue, une telle approche peut sembler générer un travail administratif excessif, mais ce n’est qu’une apparence. Un bon plan de projet, qui comprend un calendrier et souvent un diagramme de Gantt, est une « feuille de route » pour la réalisation du projet. Il montre comment l’équipe de projet est censée atteindre l’objectif du projet. Ce qui décourage souvent les équipes de projet d’élaborer un plan de projet, c’est un logiciel de gestion de projet peu convivial. Un bon programme est utile pour élaborer un plan de projet, car l’équipe peut travailler sur le plan en parallèle. Ils peuvent facilement apporter des modifications qui conduisent au plan final. Une application de gestion de projet avancée vous permet d’approuver formellement le plan du projet, qui sera ensuite mis en œuvre. Les écarts seront également contrôlés par rapport à ce plan. Il convient de distinguer les caractéristiques d’un bon plan de projet : charte de projet approuvée, plan de communication, tâches assorties de dates de réalisation et de responsabilités assignées, liens entre les tâches visibles sur un diagramme de Gantt et budget du projet.
2. Identifier et prévenir les risques liés au projet
Les logiciels professionnels de gestion de projets et de portefeuilles de projets permettent de gérer les risques liés au projet. Ils disposent souvent d’un module dédié à la tenue d’un registre des risques liés au projet. La gestion des risques est essentielle car elle permet d’identifier rapidement les risques susceptibles de nuire au déroulement du projet. La gestion des risques d’un projet est relativement facile. La plupart du temps, il s’agit de tenir à jour le registre des risques et d’en discuter régulièrement avec l’équipe du projet. Les méthodes avancées telles que les simulations de Monte Carlo font partie des projets les plus vastes et les plus complets. Il existe plusieurs approches de la gestion des risques dans les projets qu’il est utile de connaître et de mettre en œuvre de manière appropriée. Mais en quoi est-il souhaitable de ne pas tout « sur-identifier », ce qui peut avoir un impact négatif sur le projet ? Il est utile de définir le cycle de vie du projet dans les normes de gestion de projet de l’entreprise. En outre, il convient de définir les catégories de risques qui doivent être définies dans les phases de lancement, de planification et de mise en œuvre du projet. Par exemple, il est utile de ne décrire que les risques les plus pertinents au stade de l’idée du projet. Principalement pour que les responsables qui décident de lancer un projet puissent réfléchir à son acceptation en connaissant les principaux risques. Contrairement à la phase de définition des idées, il est utile d’identifier et de consigner les risques plus ou moins importants dans le registre des risques dès la phase de mise en œuvre. Ce qui peut sembler sans importance pour certains peut avoir une perspective complètement différente pour d’autres. En effet, la perception des risques varie d’une personne à l’autre. On peut supposer que jusqu’à 70 % de l’impact de la gestion des risques du projet proviendra des réunions régulières de l’équipe de projet. Au cours de ces réunions, il est utile de consacrer du temps à l’examen des risques liés au projet.
3. Définir précisément les objectifs et la portée du projet et s'assurer que le projet s'inscrit dans la stratégie de l'entreprise.
Chaque entreprise doit mettre en œuvre efficacement sa stratégie de marché pour se différencier de la concurrence et obtenir un avantage. Par conséquent, les objectifs des grands projets doivent être cohérents avec les objectifs stratégiques choisis par l’entreprise. Il n’est possible de mettre en œuvre un projet de manière efficace que si l’on connaît son objectif. Chaque projet doit avoir des objectifs bien formulés. Définir et rédiger les objectifs d’un projet dans une charte de projet est une pratique courante. La charte du projet comprend les objectifs et la portée, les étapes, la date d’achèvement et la durée, le budget dédié, les rôles du projet, etc. Les entreprises avancées en matière de gestion de projet vont plus loin. Ils créent un lien précis entre la stratégie de l’entreprise et les projets. La possibilité de relier les objectifs stratégiques d’une entreprise aux objectifs d’un projet est une fonctionnalité nécessaire qu’un logiciel de gestion de projets et de portefeuilles de projets doit offrir. Seules certaines applications de gestion de projet disposent de cette fonctionnalité. Lors du choix d’un système, il convient d’être attentif à la disponibilité de cette fonctionnalité. Toutes les organisations ne disposent pas d’un document contenant une stratégie écrite, et toutes n’ont pas d’objectifs stratégiques spécifiques. Toutefois, cette entreprise pourrait décider d’améliorer son processus stratégique à l’avenir. Dans ce cas, le besoin d’une telle fonctionnalité ne devrait pas obliger à remplacer le logiciel de gestion de projet par un nouveau, plus performant. Lors du choix d’un système de gestion de projet, il est utile d’opter d’emblée pour un système qui prend en charge à la fois la gestion de projet et la gestion de la mise en œuvre de la stratégie.
4. Élaborer des rapports sur la situation des projets et automatiser le processus d'examen cyclique des projets
Il n’est possible de gérer efficacement les projets qu’avec un accès permanent aux rapports et aux informations sur les projets planifiés et en cours. En outre, les cadres s’attendent à ce que les informations soient présentées de manière très claire. Les entreprises opérant en Pologne attendent souvent des applications de gestion de projets et de portefeuilles en polonais ; par exemple, les entreprises ukrainiennes veulent un système dans leur langue nationale. Cela s’explique par le fait que les compétences en anglais varient d’un employé à l’autre. Cela peut rendre la communication sur les projets difficile. Une bonne application de gestion de projet doit incontestablement permettre de créer facilement des rapports de projet sur différents sujets. Une caractéristique utile de ce logiciel est que les utilisateurs du système peuvent créer des rapports de projet et les configurer librement. La création des rapports de projet est principalement du ressort du personnel du PMO. Le bureau de gestion de projet est chargé de comprendre la situation du projet de l’entreprise. Le PMO rend compte de l’état d’avancement des projets en cours au conseil d’administration et à la direction de l’entreprise. La possibilité d’adapter le contenu des rapports aux exigences de la direction de l’entreprise est sans aucun doute l’une des fonctionnalités clés dans le choix d’une application de gestion de projet. Certains logiciels de gestion de projet disposent de plusieurs rapports clés conçus en permanence. Les meilleurs d’entre eux offrent des possibilités étendues de configuration des rapports. La configurabilité est l’une des nombreuses caractéristiques d’un bon système de gestion de projet. Il convient de noter que ces rapports peuvent être convertis en fichiers PDF ou exportés vers MS Excel. La capacité du système à envoyer automatiquement des rapports à des groupes d’utilisateurs définis est également attendue.
5. Assurer une gestion efficace des ressources humaines et financières du projet
Des études mondiales montrent que la gestion efficace des ressources d’un projet est le défi le plus important pour de nombreuses entreprises. Les entreprises sont débordées par la nécessité d’établir des priorités dans la sélection des projets à entreprendre, et mènent donc trop de projets en même temps. Aujourd’hui, alors que les entreprises mènent de plus en plus de projets en parallèle, la gestion adéquate des ressources financières et humaines des projets devient une question vitale. Les ressources des projets, en particulier les ressources humaines, sont pour beaucoup d’entreprises l’actif le plus essentiel et souvent le plus coûteux. Si tel est bien le cas, il ne fait aucun doute que les entreprises doivent faire un maximum d’efforts pour gérer efficacement les ressources des projets. Dans la pratique, cette gestion consiste à veiller à ce que les membres de l’équipe de projet soient bien reposés pendant le travail. Les organisations qui disposent d’un PMO et qui souhaitent bien gérer les ressources des projets s’attendent à ce que cette fonctionnalité soit offerte par une bonne application de gestion de projets et de portefeuilles. Pour une bonne planification des ressources du projet, il est nécessaire de pouvoir attribuer le niveau d’engagement des membres de l’équipe de projet aux tâches. L’application doit compter pour chaque membre de l’équipe de projet le nombre d’heures prévues pour accomplir les tâches qui lui sont assignées. S’il y a des dépassements certains jours, le système doit le signaler immédiatement par des avertissements clairs. Il est essentiel de se rappeler qu’au départ, la planification des ressources d’un projet peut sembler une activité exigeante. Cependant, ces activités de gestion des ressources du projet sont certainement très précieuses et apportent un certain nombre d’avantages. Les plus importants sont la motivation accrue du personnel, une meilleure organisation du travail, une plus grande capacité à étaler les projets dans le temps et à se concentrer sur les priorités.
AUTEUR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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