5 vantaggi dell'app per la gestione dei progetti

La globalizzazione e, di conseguenza, l’intensa concorrenza di mercato impongono alle aziende di essere in grado di attuare le proprie strategie di mercato in modo rapido ed efficace. Un metodo standard di implementazione delle strategie è quello di realizzare una serie di progetti legati in modo preciso agli obiettivi strategici. Attraverso i progetti si introducono nuovi prodotti, si effettuano investimenti, si migliorano i processi, ecc. Molti progetti rendono necessario impegnare sempre più risorse organizzative per la loro realizzazione. È essenziale che questi progetti siano realizzati in modo efficiente e che i team di progetto dispongano di metodi pratici per comunicare e coordinare il loro lavoro. Le aziende che operano utilizzando un programma di gestione dei progetti creato autonomamente – solitamente basato su strumenti del pacchetto MS Office – non possono garantire una sufficiente efficienza nell’attuazione della strategia. Queste aziende hanno bisogno di un’applicazione professionale per la gestione dei progetti e del portafoglio. Ciò consentirà loro di comunicare e distribuire il lavoro in modo efficiente. Un programma informatico professionale aiuterà anche a coordinare le attività e a monitorare i risultati ottenuti.

1. Pianificare con precisione il progetto e approvare formalmente il piano di attuazione.

La pianificazione del progetto dovrebbe iniziare con la creazione di una Carta del progetto e, una volta approvata, passare alla pianificazione precisa. La pianificazione del progetto, che influenza in modo significativo il successo del progetto, è un prodotto essenziale del piano di progetto. Pertanto, è necessario implementare le regole di gestione dei progetti dell’azienda, che richiedono che ogni progetto crei un piano di progetto. Tale piano deve essere formalmente approvato prima dell’inizio della fase di attuazione. In un primo momento, questo approccio può sembrare generare un eccesso di lavoro amministrativo, ma si tratta solo di un’apparenza. Un buon piano di progetto, che include una pianificazione del progetto e spesso un diagramma di Gantt, è una “tabella di marcia” per la realizzazione del progetto. Mostra come il team di progetto dovrebbe raggiungere l’obiettivo del progetto. Ciò che spesso scoraggia i team di progetto dal costruire un piano di progetto è un software di gestione del progetto poco amichevole. Un buon programma è utile per costruire un piano di progetto, perché il team può lavorare sul piano in parallelo. Possono facilmente apportare modifiche che portano al piano finale. Un’applicazione avanzata per la gestione dei progetti vi permette di approvare formalmente il piano di progetto, che verrà poi implementato. Anche le deviazioni saranno monitorate rispetto a questo piano. Vale la pena di distinguere le caratteristiche di un buon piano di progetto: carta di progetto approvata, piano di comunicazione, compiti con date stabilite per la loro realizzazione e responsabilità assegnate, collegamenti tra i compiti visibili su un diagramma di Gantt e budget di progetto.

2. Identificare e prevenire i rischi del progetto

Un software professionale per la gestione di progetti e portafogli di progetti consente di gestire i rischi del progetto. Spesso hanno un modulo dedicato per tenere un registro dei rischi del progetto. La gestione del rischio è essenziale perché consente di identificare tempestivamente i rischi che possono influire negativamente sull’andamento del progetto. La gestione dei rischi di progetto è relativamente semplice. Per lo più, si tratta di mantenere il registro dei rischi in modo disciplinato e di discuterne regolarmente con il team di progetto. Metodi avanzati come le simulazioni Monte Carlo sono presenti nei progetti più ampi e completi. Esistono diversi approcci alla gestione del rischio nel progetto che vale la pena di conoscere e di adottare nel modo giusto. Ma in che modo è auspicabile non “sovra-identificare” tutto, cosa che può influire negativamente sul progetto? Vale la pena definire il ciclo di vita del progetto negli standard di gestione del progetto dell’azienda. Inoltre, definire quali categorie di rischio devono essere definite nelle fasi di avvio, pianificazione e attuazione del progetto. Ad esempio, è utile descrivere solo i rischi più rilevanti nella fase di ideazione del progetto. Soprattutto perché i manager che decidono di avviare un progetto possano riflettere sulla sua accettazione conoscendo i rischi principali. A differenza della fase di definizione dell’idea, già nella fase di attuazione vale la pena di identificare e registrare i rischi più e meno significativi nel registro dei rischi. Ciò che può sembrare poco importante per alcuni può essere una prospettiva completamente diversa per altri. Questo perché persone diverse hanno prospettive diverse sulla percezione dei rischi. Si può ipotizzare che fino al 70% dell’impatto della gestione dei rischi del progetto derivi dalle regolari riunioni del team di progetto. Durante queste riunioni, vale la pena di dedicare del tempo alla discussione dei rischi del progetto.

3. Definire con precisione gli obiettivi e la portata del progetto e assicurarsi che il progetto si inserisca nella strategia aziendale.

Ogni azienda deve attuare efficacemente la propria strategia di mercato per differenziarsi dalla concorrenza e ottenere un vantaggio. Pertanto, gli obiettivi dei grandi progetti devono essere coerenti con gli obiettivi strategici scelti dall’azienda. È possibile realizzare un progetto in modo efficace solo conoscendo il suo obiettivo. Ogni progetto deve avere obiettivi ben formulati. Definire e scrivere gli obiettivi del progetto in una carta del progetto è una pratica standard. La carta del progetto include gli obiettivi e lo scopo, le tappe, la data di completamento e la durata, il budget dedicato, i ruoli del progetto, ecc. Le aziende che sono all’avanguardia nella gestione dei progetti fanno un ulteriore passo avanti. Creano un legame preciso tra la strategia aziendale e i progetti. La capacità di collegare gli obiettivi strategici di un’azienda con quelli di un progetto è una funzionalità necessaria che un software di gestione dei progetti e del portafoglio progetti dovrebbe offrire. Solo alcune applicazioni di gestione dei progetti dispongono di questa funzionalità. Quando si sceglie un sistema, vale la pena di prestare attenzione alla disponibilità di questa funzionalità. Non tutte le organizzazioni hanno un documento con una strategia scritta e non tutte hanno obiettivi strategici specifici. Tuttavia, questa azienda potrebbe decidere di migliorare il suo processo strategico in futuro. In questo caso, l’esigenza di tale funzionalità non dovrebbe costringere a sostituire il software di gestione dei progetti con uno nuovo e più potente. Quando si sceglie un sistema di gestione dei progetti, vale la pena di optare subito per uno che supporti sia la gestione dei progetti che la gestione dell’attuazione della strategia.

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4. Creare rapporti sulla situazione del progetto e automatizzare il processo di revisione ciclica del progetto.

È possibile gestire i progetti in modo efficace solo con un accesso continuo ai rapporti e alle informazioni sui progetti pianificati e in corso. Inoltre, i manager si aspettano che le informazioni siano presentate in modo molto chiaro. Le aziende che operano in Polonia spesso si aspettano applicazioni di project e portfolio management in polacco; ad esempio, le aziende ucraine vogliono un sistema nella loro lingua nazionale. Questo perché la conoscenza della lingua inglese è di livello diverso tra i dipendenti. Questo può rendere difficile la comunicazione del progetto. Una buona app per la gestione dei progetti deve indubbiamente offrire la possibilità di creare facilmente relazioni su vari argomenti. Una caratteristica utile di questo software è che gli utenti del sistema possono creare rapporti di progetto e configurarli liberamente. La creazione di rapporti di progetto è principalmente compito del personale del PMO. L’ufficio di gestione del progetto è responsabile della comprensione della situazione del progetto dell’azienda. Il PMO riferisce lo stato dei progetti in corso al consiglio e alla direzione dell’azienda. La possibilità di adattare il contenuto dei rapporti alle esigenze della direzione aziendale è senza dubbio una delle funzionalità chiave per la scelta di un’applicazione di gestione dei progetti. Alcuni software di gestione dei progetti dispongono di diversi rapporti chiave progettati in modo permanente. I migliori offrono un’ampia configurabilità dei rapporti. La configurabilità è una delle tante caratteristiche che contraddistinguono un buon sistema di gestione dei progetti. Vale la pena di notare che tali rapporti possono essere convertiti in file PDF o esportati in MS Excel. È prevista anche la possibilità che il sistema invii automaticamente i rapporti a gruppi di utenti definiti.

5. Garantire una gestione efficace delle risorse umane e finanziarie del progetto.

Studi globali dimostrano che la gestione efficace delle risorse di progetto è la sfida più importante per molte aziende. Le aziende sono sovraccaricate dalla necessità di stabilire delle priorità nella selezione dei progetti da intraprendere, e quindi gestiscono troppi progetti contemporaneamente. Al giorno d’oggi, quando le aziende gestiscono sempre più progetti in parallelo, un’adeguata gestione delle risorse finanziarie e umane dei progetti diventa una questione vitale. Le risorse di progetto, in particolare le risorse umane, sono per molte aziende l’asset più essenziale e spesso il più costoso. Se le cose stanno effettivamente così, non c’è dubbio che le aziende debbano fare il massimo sforzo per gestire le risorse dei progetti in modo efficace. Tale gestione, in pratica, consiste nel garantire che i singoli membri del team di progetto siano ben riposati durante il lavoro di progetto. Le organizzazioni che dispongono di un PMO e desiderano gestire bene le risorse dei progetti si aspettano che una buona applicazione di gestione dei progetti e del portafoglio offra questa funzionalità. Per una buona pianificazione delle risorse del progetto, è necessaria la capacità di assegnare il livello di impegno dei membri del team di progetto alle attività. L’applicazione deve contare per ogni membro del team di progetto quante ore sono previste per completare i compiti assegnati. Se in alcuni giorni si verificano degli sforamenti, il sistema deve comunicarlo immediatamente attraverso avvisi chiari. È essenziale ricordare che, inizialmente, la pianificazione delle risorse di un progetto può sembrare un’attività impegnativa. Tuttavia, queste attività di gestione delle risorse del progetto sono certamente molto preziose e portano una serie di vantaggi. I più importanti sono una maggiore motivazione del personale, una migliore organizzazione del lavoro, una maggiore capacità di distribuire i progetti nel tempo e una maggiore attenzione alle priorità.