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Gestion de projet, Outils
Élaboration d'un plan de projet - calendrier du projet
Le cœur de tout plan de projet est son calendrier. Bien entendu, le plan de projet comprend également d’autres éléments essentiels tels que l’analyse de rentabilité, la charte de projet, le budget, le plan de risque, le plan de ressources ou le plan de communication. Pourtant, le calendrier est considéré comme son élément le plus important. Pourquoi en est-il ainsi ? La structure des tâches présentée dans le calendrier, l’attribution des responsabilités, la détermination de la durée des tâches et leurs interrelations montrent comment nous voulons atteindre l’objectif du projet.
Comment construire un calendrier pratique qui donnera le bon cap et le bon rythme au projet ? La réponse est simple : faites confiance à un outil créé par des experts expérimentés. Ci-dessous, je décrirai les étapes de l’élaboration d’un calendrier de projet à l’aide de FlexiProject, qui offre cette fonctionnalité à un niveau à la fois très intuitif et très avancé.
Définir une liste de produits livrables que le projet doit fournir
Nous mettons en œuvre chaque projet pour atteindre les résultats définis par l’entreprise. En pratique, cela signifie que le projet doit produire des résultats spécifiques. Nous devrions savoir précisément quels sont les sous-produits et les produits finaux que nous voulons créer avant de commencer à travailler sur l’élaboration d’un calendrier de projet. Il s’agit de la première étape fondamentale dans l’élaboration d’un calendrier de projet pratique. Les produits à livrer doivent être nommés et leur contenu brièvement défini afin que les personnes chargées de les créer ultérieurement sachent précisément ce qu’elles doivent fournir. Une telle liste de produits définis est présentée dans l’illustration ci-dessous :
Élaborer une structure des tâches à effectuer, appelée WBS (Work Breakdown Structure).
Comme pour la définition de la liste des produits, il convient d’apporter beaucoup de précision et de soin à l’élaboration de l’OTP. Lors de l’élaboration de la structure des tâches du projet, il convient de commencer par définir les tâches collectives et de les relier aux produits que nous avons définis précédemment. Dans la pratique, nous pouvons soit rattacher un produit à une tâche collective spécifique, soit, à la fin de chaque tâche collective, définir une étape du projet qui aboutira au produit requis. Une fois les tâches principales définies dans le calendrier du projet, nous pouvons descendre d’un niveau et définir les tâches détaillées. Dans ce cas, nous pouvons considérer chaque tâche collective comme un « mini-projet ». Il est utile de définir brièvement les tâches définies dans le WBS afin que, par la suite, chaque personne impliquée dans le projet sache exactement quelles sont les fonctions qui lui sont attribuées. L’illustration suivante montre la structure de l’OTP et, pour une tâche sélectionnée et mise en évidence, la boîte de dialogue contenant les détails de cette tâche est affichée à droite :
Déterminer la responsabilité de la mise en œuvre des tâches, leurs interrelations et leur répartition dans le temps.
Une fois que nous sommes sûrs que l’organigramme du projet que nous avons élaboré est complet, nous devons définir la durée des différentes tâches (leur intensité de travail) et définir clairement la responsabilité de leur mise en œuvre. Toute personne impliquée dans la gestion d’un projet sait comment attribuer des propriétaires aux tâches et comment déterminer quand une tâche doit commencer et combien de temps elle doit durer. Cependant, j’aimerais accorder une attention particulière à la construction des relations et à la logique des liens entre les différentes tâches définies dans le calendrier du projet. Si nous lions judicieusement les tâches du projet au moment de l’élaboration du plan, notre travail sera plus simple à l’avenir. Si, ultérieurement, la mise en œuvre de l’une des tâches est retardée, toutes les tâches connexes avanceront automatiquement. De plus, si nous avons déjà créé des liens au stade de la planification, lorsque l’une des tâches est avancée ou reculée dans le temps, les autres tâches connexes du projet seront déplacées en conséquence. Dans les illustrations ci-dessous, nous pouvons voir la structure des tâches du projet et le calendrier de Gantt avec les relations marquées :
Enregistrez le calendrier élaboré en tant que plan auquel vous vous référerez pendant la mise en œuvre du projet.
Si vous êtes sûr d’avoir déjà élaboré un bon calendrier de projet, enregistrez-le dans le système en tant que plan de référence du projet (Baseline) auquel vous vous référerez pendant la mise en œuvre du projet. L’illustration ci-dessous montre un projet en cours et sa référence actuelle au calendrier approuvé. Les fins tirets noirs sous chaque tâche indiquent le plan approuvé, et les barres plus épaisses au-dessus indiquent le degré actuel d’achèvement de chaque tâche par rapport au calendrier du projet :
Maximiser la réussite d'un projet grâce à une planification et un suivi efficaces du calendrier
Un plan de calendrier de projet bien conçu aura une incidence considérable sur le succès final de la mise en œuvre. Les personnes participant au projet sauront précisément ce qu’elles sont censées faire et à quel moment. Lors de la mise en œuvre des lignes directrices, nous pouvons contrôler clairement les écarts et prendre des mesures correctives.
AUTEUR
Włodzimierz Makowski
CEO FlexiProject
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