Wie erstellen und kontrollieren Sie ein Projektbudget in der Implementierungsphase?

Es ist wichtig zu verstehen, dass es bei der Erstellung eines Projektbudgets keine Einheitsgröße gibt, die für alle gilt. Der Prozess ist sehr anpassungsfähig, je nach Projekttyp, Größe und Ressourcenauslastung. Lassen Sie uns zwei Projekttypen untersuchen und herausfinden, wie Sie ein Projektbudget effektiv erstellen und kontrollieren können, wobei Sie wissen, dass der Prozess auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

F&E-Projekte, Innovationsprojekte

Wir führen solche Projekte sehr oft mit der Stage-Gate-Methode durch. Diese Methodik zeichnet sich dadurch aus, dass das Projekt zunächst in Phasen unterteilt wird. Nach jeder Phase gibt es dann einen Entscheidungspunkt (das sogenannte Gate Go, no Go), an dem wir entscheiden, ob wir das Projekt fortsetzen oder abbrechen. F&E-Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass beim Start eines Projekts mehrere Dinge unbekannt sind. Je mehr Zeit vergeht, desto deutlicher wird die Situation. Wir wissen immer mehr, und das sollte sich auch im Projektbudget widerspiegeln. Was bedeutet das für die Praxis? Nun, zu Beginn eines F&E-Projekts sollten wir Phase 1 des Projekts recht detailliert planen, während wir für die anderen Phasen nur geschätzte Budgets erstellen sollten. Natürlich sollte alles, was wir zu Beginn des Projekts bereits wissen, in den Plan einfließen. Wenn das Projekt den Entscheidungspunkt erreicht, an dem Phase 1 endet, sollte der Projektmanager ein detailliertes Budget für Phase 2 entwickeln und die Budgets für die nachfolgenden Phasen mit dem verfügbaren Wissen anpassen. Der Lenkungsausschuss genehmigt zum Zeitpunkt von Gat 1, nur Mittel für Phase 2 auszugeben. Die Situation wiederholt sich analog, wenn das Projekt Gat 2 erreicht.

Projekte zur Organisations- und Prozessverbesserung

Viele Unternehmen planen eine anfängliche Budgetschätzung, die später während des Projekts in Organisations- oder Prozessverbesserungsprojekten verfeinert wird. Eine Projektcharta wird oft entwickelt, bevor eine Entscheidung zur Durchführung des Projekts getroffen wird. Diejenigen, die sich für die Umsetzung des Projekts entscheiden, benötigen zumindest eine Schätzung des Budgets. Es besteht keine Notwendigkeit, detaillierte Budgets zu erstellen, da wir viel Arbeit darauf verwenden können. In der Praxis lohnt es sich, sich auf die kritischsten, ressourcenintensivsten Posten zu konzentrieren und diese zu schätzen. Wenn eine positive Entscheidung für ein solches Projekt getroffen wird, sollte dieses Budget in der Planungsphase entsprechend detailliert werden. Im geschätzten Budget können wir zum Beispiel den Posten „Geschäftsreisen“ einbeziehen und die Kosten auf 200 Tausend PLN schätzen. Wir können diesen Posten im Detailbudget in Inlands- und Auslandsreisen unterteilen. Der Detaillierungsgrad sollte so hoch sein, wie es unser Wissen in diesem Stadium erlaubt.

Budgetkontrolle während der Projektdurchführung

Die folgende Abbildung zeigt die Budgetsituation eines Projekts während der Durchführung. Diese Illustration stammt aus dem speziellen Projektmanagement-System FlexiProject.

Als der Gesamtplan für dieses spezielle Projekt genehmigt wurde, wurde auch der Budgetplan genehmigt – dieser steht in der Spalte ‚Plan‘. Alle Kosten, die bereits während des Projekts angefallen sind, und alle wahrscheinlichen Ausgaben, die bis zum Ende des Projekts anfallen werden, stehen in der Spalte ‚Betrag‘. Wenn wir die Spalte ‚Betrag‘ mit der Spalte ‚Plan‘ vergleichen, sehen wir die ‚Abweichung‘, die wir am Ende des Projekts erwarten können.

Die folgende Abbildung zeigt eine Aufschlüsselung der Projektkosten über die Zeit.

Während des Projekts werden Belege für die Ausgaben erstellt und im System erfasst. Diese werden unten für die ausgewählte Budgetlinie angezeigt.

Wenn neue Ausgaben entstehen, erhält der Projektmanager genauere Informationen darüber, welche weiteren Kosten während des Projekts zu erwarten sind. Der Projektmanager sollte auch alle neuen Informationen in der Prognosezeile eintragen. Auf diese Weise haben wir immer aktuelle Informationen über das Budget des Projekts. Praktisch jedes Unternehmen schenkt dem Kostenmanagement große Aufmerksamkeit. Das Gleiche sollte für Projektkostenbudgets gelten, da sie zur Gesamtrentabilität des Unternehmens beitragen, die jedes Unternehmen zu maximieren versucht.