Wie schafft man ein Project Management Office in einer Organisation?

Die Einführung eines Project Management Office (PMO) in Ihrem Unternehmen kann Ihre Projektumsetzung revolutionieren und zu besseren, schnelleren und effizienteren Ergebnissen bei gleichbleibend hoher Qualität führen. Dies verschafft Ihnen nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern verbessert auch Ihre Marktpräsenz und ist somit ein strategischer Schritt für Ihr Unternehmen.

Was ist ein Project Management Office (PMO) und wie kann es die Projektmanagement-Praktiken in Ihrem Unternehmen verändern?

Ein Project Management Office (PMO) ist eine organisatorische Einheit oder Struktur, der zentralisierte und koordinierte Projektmanagementaufgaben übertragen werden. Die Aufgaben des PMO können von der Projektunterstützung bis hin zur eigentlichen Projektmanagementverantwortung reichen.

Bei der Einrichtung eines Project Management Office ist es von größter Wichtigkeit, genaue Ziele für diese neue Struktur zu definieren. Diese strategische Planung ist nicht nur ein Schritt, sondern eine Voraussetzung für die Effektivität des PMOs und für die Beurteilung, ob der geschäftliche Nutzen den Erwartungen entspricht.

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Die Rolle und die Aufgaben des Project Management Office (PMO) in einer Organisation

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Wie schaffen Sie ein Project Management Office in einem Unternehmen?

Zu Beginn sollte jeder den Zweck der Einrichtung eines Project Management Office bestimmen, indem er die Frage beantwortet: „Wo stehen wir?“ „Wohin gehen wir?“ und „Wie wollen wir dorthin gelangen?“ Wir können diese Fragen beantworten, indem wir eine interne Projektumfeldanalyse durchführen.

Die Notwendigkeit, ein PMO zu implementieren, kann von verschiedenen Faktoren abhängen:

die Branche, in der das Unternehmen tätig ist,
die Größe des Unternehmens,
die Person, die einen solchen Bedarf meldet.

Das Ergebnis der Arbeit wird eine identifizierte Lücke zwischen dem bestehenden Projektmanagementmodell und unserer Vision und unseren Erwartungen an die Projektumsetzung sein. Auf dieser Grundlage wird ein vollständiger strategischer Plan erstellt, der eine Beschreibung des Zielmodells (einschließlich Prozessen, Standards, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Tools), einen Implementierungsplan, Ziele und Leistungsmaßnahmen enthält.

Eine zusätzliche Hilfe bei der Definition der Erwartungen an die Zielform des Projektmanagements im Unternehmen ist ein geeignetes Projektmanagement-Reifegradmodell.

DEFINITION VON STANDARDS UND PROZESSEN

Unternehmen, die Projekte durchführen, verwenden oft keine definierten Projektmanagementstandards. Stattdessen lagern sie die Projektdurchführung an ihre Mitarbeiter aus und verlassen sich auf deren Erfahrung. Die Vereinheitlichung dieser Standards und Prozesse, die an die Abläufe des Unternehmens angepasst sind, stellt sicher, dass die Projekte einheitlich umgesetzt werden und ermöglicht ihre Kontrolle und anschließende Bewertung.

AUSARBEITUNG EINES MODELLS UND EINES PLANS FÜR DIE UMSETZUNG VON PMO

Bei der Verwaltung eines umfangreichen Projektportfolios kann das Management eines Unternehmens zu dem Schluss kommen, dass es starke Unterstützung benötigt, um die Effizienz und die Kontrolle der laufenden Projekte durch die Einführung eines Project Management Office zu erhöhen. Eine gründliche Bewertung der aktuellen Projektumgebung hilft dabei, eine geeignete Lösung und einen vollständigen Plan zu finden, um die Organisation auf die Umsetzung vorzubereiten.

PMO-IMPLEMENTIERUNG IN DER ORGANISATION

Die Entwicklung eines optimalen Betriebsmodells für das Project Management Office muss die Implementierung von Prozessen, Standards und eines Programms für die effektive Verwaltung des PMO sowie die Festlegung von Metriken umfassen, die mit definierten strategischen Zielen korrelieren.

PMO MANAGEMENT, ENTWICKLUNG, OPTIMIERUNG

Wenn das Project Management Office seine Ziele nicht erreicht und der erwartete Nutzen weit hinter den Erwartungen zurückbleibt, kann der Grund dafür ein Mangel an Kompetenz bei der Leitung des PMO oder ein schlecht definiertes Betriebsmodell sein. Daher lohnt es sich, ein Audit durchzuführen, um optimierungsbedürftige Bereiche zu identifizieren und Empfehlungen und Verbesserungsinitiativen zu erarbeiten.