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Quando é que um sistema de gestão de projectos se torna essencial?
A realização de acções estratégicas da empresa, como o lançamento de um novo produto ou a abertura de uma nova filial, exige uma preparação cuidadosa.
Hoje em dia, o trabalho em qualquer projeto pode ser apoiado por sistemas concebidos para melhorar a eficiência do trabalho e ajudar a equipa em todas as fases do processo.
Estes sistemas facilitam tarefas como o planeamento, a criação de calendários de projectos, a definição de prioridades e a atribuição de tarefas a funcionários específicos.
Em que situações é que a utilização de sistemas modernos de gestão de projectos pode ser particularmente útil?
Supervisiona vários projectos
Os sistemas de gestão de projectos disponíveis no mercado podem ser adaptados para apoiar as tarefas fundamentais dos responsáveis pela gestão de equipas.
Alguns sistemas são especificamente concebidos para gerir áreas particulares de projectos – por exemplo, podem ter funcionalidades que simplificam o lançamento de novos produtos ou ajudam a monitorizar projectos de investimento.
Ao selecionar um sistema para a sua empresa, é importante ter em conta as necessidades actuais da organização ou escolher aplicações que sejam o mais versáteis possível.
Estas podem ser utilizadas em todas as fases de um projeto e configuradas de acordo com a natureza específica do empreendimento.
Se vários gestores supervisionam projectos, é uma boa ideia investir em software que utilize a rede interna da empresa (Intranet).
Isto permite que cada gestor acompanhe o progresso da equipa a partir de qualquer local da empresa.
Pretende normalizar as práticas em toda a organização
A aquisição de um único sistema de gestão de projectos pode resolver questões relacionadas com o caos da informação.
É provável que este caos ocorra quando uma organização lida com múltiplos projectos de vários tipos, geridos por diferentes supervisores.
Cada gestor pode utilizar de forma independente as ferramentas disponíveis no mercado para racionalizar o seu trabalho.
Nestas situações, a comunicação dentro da equipa pode tornar-se problemática – os membros da equipa envolvidos no projeto podem não ter acesso a uma base de dados central das tarefas actuais, dificultando o acompanhamento do progresso, o que pode levar a uma diminuição da eficiência.
A aquisição de um sistema de gestão de projectos que funcione como uma ferramenta comum para todos os funcionários deverá resolver estes problemas.
No entanto, é essencial escolher um software que permita atribuir diferentes níveis de acesso aos vários utilizadores, permitindo-lhes visualizar, editar tarefas, atribuir tarefas, criar novos projectos, etc.
Tens de reduzir os custos
A implementação de um sistema unificado de gestão de projectos com a arquitetura e as funcionalidades adequadas também pode servir como ferramenta para melhorar as aptidões e as competências da equipa envolvida na execução do projeto.
Um software com uma interface intuitiva permite que os funcionários utilizem ferramentas que talvez não conheçam anteriormente.
Em muitos casos, um sistema de gestão moderno pode ser uma boa alternativa a uma formação dispendiosa – os executores e administradores de projectos utilizarão funcionalidades que melhoram a eficiência do trabalho e permitem a gestão de riscos na prática, sem necessidade de preparação teórica.
No entanto, é importante selecionar uma ferramenta com uma arquitetura simples, baseada em soluções que os trabalhadores conheçam de outras aplicações (por exemplo, software de escritório), para facilitar a utilização do novo sistema desde o início.
Os gestores de projectos e todos os executantes terão mais facilidade em adaptar-se quando a empresa decidir adquirir software mais avançado que ofereça funcionalidades mais complexas.
A utilização de um programa de gestão de projectos na empresa simplifica significativamente o trabalho envolvido na implementação de projectos.
Serve como uma fonte fiável de informação sobre o progresso e identifica claramente os responsáveis pela realização de tarefas específicas.
Os gestores de projectos recebem também um pacote de boas práticas e todas as ferramentas necessárias para desempenharem as suas funções diárias.
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