Quand un système de gestion de projet devient-il indispensable ?

Entreprendre des actions stratégiques pour une entreprise, comme le lancement d’un nouveau produit ou l’ouverture d’une nouvelle succursale, nécessite une préparation minutieuse.
Aujourd’hui, tout projet peut être soutenu par des systèmes conçus pour améliorer l’efficacité du travail et assister l’équipe à chaque étape du processus.
Ces systèmes facilitent des tâches telles que la planification, la création de calendriers de projets, la hiérarchisation des tâches et leur attribution à des employés spécifiques.
Dans quelles situations l’utilisation de systèmes modernes de gestion de projet peut-elle s’avérer particulièrement utile ?

Vous supervisez différents projets

Les systèmes de gestion de projet disponibles sur le marché peuvent être adaptés pour soutenir les tâches fondamentales des personnes responsables de la gestion d’une équipe.
Certains systèmes sont spécifiquement conçus pour gérer des domaines particuliers de projets – par exemple, ils peuvent avoir des fonctions qui simplifient le lancement de nouveaux produits ou qui aident à surveiller les projets d’investissement.
Lors de la sélection d’un système pour votre entreprise, il est important de prendre en compte les besoins actuels de l’organisation ou de choisir des applications aussi polyvalentes que possible.
Celles-ci peuvent être utilisées à chaque étape d’un projet et configurées en fonction de la nature spécifique de l’entreprise.
Si plusieurs responsables supervisent des projets, il est judicieux d’investir dans un logiciel qui utilise le réseau interne de l’entreprise (Intranet).
Cela permet à chaque responsable de suivre les progrès de l’équipe depuis n’importe quel endroit de l’entreprise.

Vous souhaitez normaliser les pratiques dans l'ensemble de l'organisation

L’achat d’un système unique de gestion de projet peut résoudre les problèmes liés au chaos de l’information.
Ce chaos est susceptible de se produire lorsqu’une organisation gère plusieurs projets de différents types, dirigés par différents superviseurs.
Chaque responsable peut utiliser indépendamment les outils disponibles sur le marché pour rationaliser son travail.
Dans de telles situations, la communication au sein de l’équipe peut devenir problématique – les membres de l’équipe impliqués dans le projet peuvent ne pas avoir accès à une base de données centrale des tâches en cours, ce qui rend difficile le suivi des progrès, ce qui peut entraîner une diminution de l’efficacité.
L’acquisition d’un système de gestion de projet servant d’outil commun à tous les employés devrait résoudre ces problèmes.
Toutefois, il est essentiel de choisir un logiciel qui permette d’attribuer différents niveaux d’accès aux divers utilisateurs, leur permettant de visualiser, de modifier des tâches, d’attribuer des tâches, de créer de nouveaux projets, etc.

Vous devez réduire les coûts

La mise en œuvre d’un système unifié de gestion de projet doté d’une architecture et de fonctionnalités appropriées peut également servir d’outil pour améliorer les aptitudes et les compétences de l’équipe impliquée dans l’exécution du projet.
Les logiciels dotés d’une interface intuitive permettent aux employés d’utiliser des outils qu’ils n’avaient peut-être jamais rencontrés auparavant.
Dans de nombreux cas, un système de gestion moderne peut être une bonne alternative à une formation coûteuse – les exécutants et les administrateurs du projet utiliseront des fonctions qui améliorent l’efficacité du travail et permettent une gestion des risques dans la pratique, sans avoir besoin d’une préparation théorique.
Toutefois, il est important de choisir un outil à l’architecture simple, basé sur des solutions que les employés connaissent déjà grâce à d’autres applications (par exemple, des logiciels de bureautique), afin de faciliter l’utilisation du nouveau système dès le départ.
Cette approche sera payante dans le temps – les chefs de projet et tous les exécutants s’adapteront plus facilement lorsque l’entreprise décidera d’acheter un logiciel plus avancé offrant des fonctionnalités plus complexes.
L’utilisation d’un programme de gestion de projet dans l’entreprise permet de rationaliser considérablement le travail de mise en œuvre des projets.
Il constitue une source d’information fiable sur l’état d’avancement des travaux et identifie clairement les personnes chargées d’accomplir des tâches spécifiques.
Les chefs de projet reçoivent également un ensemble de bonnes pratiques et tous les outils nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches quotidiennes.