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Quando un sistema di gestione dei progetti diventa essenziale?
Intraprendere azioni aziendali strategiche, come il lancio di un nuovo prodotto o l’apertura di una nuova filiale, richiede un’attenta preparazione.
Oggi, il lavoro su qualsiasi progetto può essere supportato da sistemi progettati per migliorare l’efficienza del lavoro e assistere il team in ogni fase del processo.
Questi sistemi facilitano attività come la pianificazione, la creazione di piani di progetto, la definizione delle priorità e l’assegnazione di compiti a dipendenti specifici.
In quali situazioni può essere particolarmente utile utilizzare i moderni sistemi di gestione dei progetti?
Supervisiona vari progetti
I sistemi di gestione dei progetti disponibili sul mercato possono essere personalizzati per supportare i compiti fondamentali dei responsabili della gestione del team.
Alcuni sistemi sono progettati specificamente per gestire particolari aree di progetti: ad esempio, possono avere funzioni che semplificano il lancio di nuovi prodotti o aiutano a monitorare i progetti di investimento.
Quando si sceglie un sistema per la propria azienda, è importante considerare le esigenze attuali dell’organizzazione e scegliere applicazioni il più possibile versatili.
Queste possono essere utilizzate in ogni fase di un progetto e configurate in base alla natura specifica dell’impresa.
Se più manager supervisionano i progetti, è una buona idea investire in un software che utilizzi la rete interna dell’azienda (Intranet).
In questo modo ogni manager può monitorare i progressi del team da qualsiasi punto dell’azienda.
Vuoi standardizzare le pratiche in tutta l'organizzazione
L’acquisto di un unico sistema di gestione dei progetti può risolvere i problemi legati al caos informativo.
Questo caos può verificarsi quando un’organizzazione gestisce più progetti di vario tipo, gestiti da supervisori diversi.
Ogni manager può utilizzare in modo indipendente gli strumenti disponibili sul mercato per ottimizzare il proprio lavoro.
In queste situazioni, la comunicazione all’interno del team può diventare problematica: i membri del team coinvolti nel progetto potrebbero non avere accesso a un database centrale delle attività in corso, rendendo difficile seguire i progressi, il che può portare a una diminuzione dell’efficienza.
L’acquisto di un sistema di gestione dei progetti che funga da strumento comune per tutti i dipendenti dovrebbe risolvere questi problemi.
Tuttavia, è fondamentale scegliere un software che permetta di assegnare diversi livelli di accesso ai vari utenti, consentendo loro di visualizzare, modificare i compiti, assegnare compiti, creare nuovi progetti, ecc.
Devi ridurre i costi
L’implementazione di un sistema di gestione dei progetti unificato, con l’architettura e le funzionalità adeguate, può servire anche come strumento per migliorare le capacità e le competenze del team coinvolto nell’esecuzione del progetto.
Un software con un’interfaccia intuitiva permette ai dipendenti di utilizzare strumenti che in precedenza non avevano mai incontrato.
In molti casi, un moderno sistema di gestione può essere una valida alternativa a costosi corsi di formazione: gli esecutori e gli amministratori dei progetti utilizzeranno le funzioni che migliorano l’efficienza del lavoro e permettono di gestire i rischi nella pratica, senza bisogno di una preparazione teorica.
Tuttavia, è importante scegliere uno strumento con un’architettura semplice, basata su soluzioni che i dipendenti conoscono già da altre applicazioni (ad esempio, software per ufficio), per facilitare l’utilizzo del nuovo sistema fin dall’inizio.
Questo approccio darà i suoi frutti nel tempo: i project manager e tutti gli esecutori troveranno più facile adattarsi quando l’azienda deciderà di acquistare un software più avanzato che offra funzionalità più complesse.
L’utilizzo di un programma di gestione dei progetti in azienda snellisce notevolmente il lavoro di implementazione dei progetti.
Serve come fonte affidabile di informazioni sullo stato di avanzamento e identifica chiaramente i responsabili del completamento di compiti specifici.
I project manager ricevono inoltre un pacchetto di best practice e tutti gli strumenti necessari per svolgere le loro mansioni quotidiane.
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