Mikor válik nélkülözhetetlenné egy projektmenedzsment rendszer?

A stratégiai vállalati intézkedések, például egy új termék bevezetése vagy egy új fióktelep megnyitása gondos előkészítést igényel.
Ma már bármilyen projekten végzett munkát támogathatnak olyan rendszerek, amelyek célja a munka hatékonyságának javítása és a csapat segítése a folyamat minden szakaszában.
Ezek a rendszerek megkönnyítik az olyan feladatokat, mint a tervezés, a projekt ütemtervek készítése, a feladatok rangsorolása és konkrét alkalmazottakhoz való hozzárendelése.
Milyen helyzetekben lehet különösen hasznos a modern projektmenedzsment rendszerek használata?

Ön felügyeli a különböző projekteket

A piacon kapható projektmenedzsment-rendszerek testre szabhatók, hogy támogassák a csapatirányításért felelős személyek alapvető feladatait.
Egyes rendszereket kifejezetten a projektek bizonyos területeinek kezelésére terveztek – például rendelkezhetnek olyan funkciókkal, amelyek egyszerűsítik az új termékek bevezetését vagy segítenek a beruházási projektek nyomon követésében.
Amikor a vállalat számára rendszert választ, fontos, hogy figyelembe vegye a szervezet aktuális igényeit, vagy olyan alkalmazásokat válasszon, amelyek a lehető legsokoldalúbbak.
Ezeket a projekt minden szakaszában lehet használni, és a vállalkozás sajátosságainak megfelelően lehet konfigurálni.
Ha több vezető felügyeli a projekteket, érdemes olyan szoftverbe beruházni, amely a vállalat belső hálózatát (intranet) használja.
Ez lehetővé teszi, hogy minden vezető a vállalaton belül bárhonnan nyomon követhesse a csapat előrehaladását.

A szervezeten belül egységesíteni szeretné a gyakorlatokat

Az egységes projektmenedzsment rendszer megvásárlása megoldhatja az információs káoszhoz kapcsolódó problémákat.
Ez a káosz akkor fordulhat elő, ha egy szervezet több különböző típusú, különböző felügyelők által irányított projektet kezel.
Az egyes vezetők egymástól függetlenül használhatják a piacon elérhető eszközöket munkájuk racionalizálására.
Ilyen helyzetekben a csapaton belüli kommunikáció problémássá válhat – a projektben részt vevő csapattagok nem férhetnek hozzá az aktuális feladatok központi adatbázisához, ami megnehezíti az előrehaladás nyomon követését, ami a hatékonyság csökkenéséhez vezethet.
Egy olyan projektmenedzsment-rendszer beszerzése, amely közös eszközként szolgál minden alkalmazott számára, megoldhatja ezeket a problémákat.
Fontos azonban, hogy olyan szoftvert válasszunk, amely lehetővé teszi a különböző felhasználók számára különböző szintű hozzáférések hozzárendelését, lehetővé téve számukra a feladatok megtekintését, szerkesztését, a feladatok hozzárendelését, új projektek létrehozását stb.

Csökkenteni kell a költségeket

A megfelelő architektúrával és funkciókkal rendelkező egységes projektirányítási rendszer bevezetése a projekt végrehajtásában részt vevő csapat készségeinek és kompetenciáinak fejlesztését is szolgálhatja.
Az intuitív kezelőfelülettel rendelkező szoftverek lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy olyan eszközöket használjanak, amelyekkel korábban nem találkoztak.
Sok esetben egy korszerű irányítási rendszer jó alternatívája lehet a költséges képzésnek – a projektvégrehajtók és -adminisztrátorok olyan funkciókat fognak használni, amelyek növelik a munka hatékonyságát és lehetővé teszik a kockázatkezelést a gyakorlatban, elméleti felkészülés nélkül.
Fontos azonban, hogy egyszerű felépítésű eszközt válasszunk, amely a munkavállalók számára más alkalmazásokból (pl. irodai szoftverekből) ismert megoldásokon alapul, hogy a kezdetektől fogva könnyebben tudják használni az új rendszert.
Ez a megközelítés idővel megtérül – a projektvezetők és az összes végrehajtó könnyebben alkalmazkodik majd, amikor a vállalat úgy dönt, hogy bonyolultabb funkciókat kínáló, fejlettebb szoftvert vásárol.
Egy projektmenedzsment program használata a vállalatnál jelentősen racionalizálja a projektek megvalósításával járó munkát.
Megbízható információforrásként szolgál az előrehaladásról, és egyértelműen kijelöli az egyes feladatok elvégzéséért felelős személyeket.
A projektmenedzserek a legjobb gyakorlatokat tartalmazó csomagot és a napi feladataik elvégzéséhez szükséges összes eszközt is megkapják.