Când devine esențial un sistem de gestionare a proiectelor?

Întreprinderea unor acțiuni strategice ale companiei, cum ar fi lansarea unui nou produs sau deschiderea unei noi filiale, necesită o pregătire atentă.
În prezent, lucrul la orice proiect poate fi susținut de sisteme concepute pentru a îmbunătăți eficiența muncii și pentru a asista echipa în fiecare etapă a procesului.
Aceste sisteme facilitează sarcini precum planificarea, crearea programelor de proiect, prioritizarea sarcinilor și atribuirea acestora anumitor angajați.
În ce situații poate fi deosebit de utilă utilizarea sistemelor moderne de gestionare a proiectelor?

Supravegheați diverse proiecte

Sistemele de gestionare a proiectelor disponibile pe piață pot fi adaptate pentru a sprijini sarcinile fundamentale ale celor responsabili de gestionarea echipelor.
Unele sisteme sunt concepute special pentru a gestiona anumite domenii ale proiectelor – de exemplu, acestea pot avea caracteristici care simplifică lansarea de noi produse sau ajută la monitorizarea proiectelor de investiții.
Atunci când selectați un sistem pentru compania dumneavoastră, este important să luați în considerare nevoile actuale ale organizației sau să alegeți aplicații care sunt cât mai versatile posibil.
Acestea pot fi utilizate în fiecare etapă a unui proiect și configurate în funcție de natura specifică a întreprinderii.
Dacă mai mulți manageri supraveghează proiectele, este o idee bună să investești în software care utilizează rețeaua internă a companiei (Intranet).
Acest lucru permite fiecărui manager să monitorizeze progresul echipei din orice locație din cadrul companiei.

Doriți să standardizați practicile în cadrul organizației

Achiziționarea unui sistem unic de gestionare a proiectelor poate rezolva problemele legate de haosul informațional.
Acest haos este posibil să apară atunci când o organizație gestionează mai multe proiecte de diferite tipuri, gestionate de supervizori diferiți.
Fiecare manager poate utiliza în mod independent instrumentele disponibile pe piață pentru a-și eficientiza activitatea.
În astfel de situații, comunicarea în cadrul echipei poate deveni problematică – este posibil ca membrii echipei implicați în proiect să nu aibă acces la o bază de date centrală a sarcinilor curente, ceea ce face dificilă urmărirea progresului, ceea ce poate duce la scăderea eficienței.
Achiziționarea unui sistem de gestionare a proiectelor care servește drept instrument comun pentru toți angajații ar trebui să rezolve aceste probleme.
Cu toate acestea, este esențial să alegeți un software care să permită atribuirea de niveluri diferite de acces diferiților utilizatori, permițându-le să vizualizeze, să editeze sarcini, să atribuie sarcini, să creeze proiecte noi etc.

Trebuie să reduceți costurile

Implementarea unui sistem unificat de gestionare a proiectelor cu arhitectura și caracteristicile adecvate poate servi, de asemenea, ca instrument de îmbunătățire a abilităților și competențelor echipei implicate în executarea proiectelor.
Software-ul cu o interfață intuitivă permite angajaților să utilizeze instrumente pe care poate nu le-au întâlnit anterior.
În multe cazuri, un sistem de gestionare modern poate fi o alternativă bună la formarea costisitoare – executanții și administratorii de proiecte vor utiliza caracteristici care sporesc eficiența muncii și permit gestionarea riscurilor în practică, fără a fi nevoie de pregătire teoretică.
Cu toate acestea, este important să se selecteze un instrument cu o arhitectură simplă, bazată pe soluții familiare angajaților din alte aplicații (de exemplu, software de birou), pentru a le facilita utilizarea noului sistem de la început.
Această abordare va da roade în timp – managerilor de proiect și tuturor executanților le va fi mai ușor să se adapteze atunci când întreprinderea va decide să achiziționeze un software mai avansat care să ofere funcționalități mai complexe.
Utilizarea unui program de gestionare a proiectelor în cadrul întreprinderii simplifică în mod semnificativ munca implicată în implementarea proiectelor.
Acesta servește drept sursă fiabilă de informații cu privire la progres și îi identifică în mod clar pe cei responsabili pentru finalizarea unor sarcini specifice.
Managerii de proiect primesc, de asemenea, un pachet de bune practici și toate instrumentele necesare pentru a-și îndeplini sarcinile zilnice.