Kiedy system zarządzania projektami staje się niezbędny?

Podejmowanie strategicznych działań firmy, takich jak wprowadzenie na rynek nowego produktu czy otwarcie nowego oddziału, wymaga starannego przygotowania.
Dziś praca nad każdym projektem może być wspierana przez systemy zaprojektowane z myślą o poprawie efektywności pracy i wspomaganiu zespołu na każdym etapie procesu.
Systemy te ułatwiają takie zadania jak planowanie, tworzenie harmonogramów projektów, priorytetyzowanie zadań i przydzielanie ich konkretnym pracownikom.
W jakich sytuacjach korzystanie z nowoczesnych systemów do zarządzania projektami może być szczególnie pomocne?

Nadzorujesz różne projekty

Dostępne na rynku systemy zarządzania projektami mogą być dostosowane do wspierania podstawowych zadań osób odpowiedzialnych za zarządzanie zespołem.
Niektóre systemy są specjalnie zaprojektowane do zarządzania konkretnymi obszarami projektów – na przykład mogą mieć funkcje, które upraszczają wprowadzanie nowych produktów na rynek lub pomagają monitorować projekty inwestycyjne.
Wybierając system dla swojej firmy, ważne jest, aby wziąć pod uwagę bieżące potrzeby organizacji lub wybrać aplikacje, które są tak wszechstronne, jak to tylko możliwe.
Mogą być one wykorzystywane na każdym etapie projektu i konfigurowane zgodnie ze specyfiką przedsięwzięcia.
Jeśli projekty nadzoruje wielu menedżerów, warto zainwestować w oprogramowanie wykorzystujące wewnętrzną sieć firmy (Intranet).
Dzięki temu każdy menedżer może monitorować postępy zespołu z dowolnego miejsca w firmie.

Chcesz ustandaryzować praktyki w całej organizacji

Zakup jednego systemu zarządzania projektami może rozwiązać kwestie związane z chaosem informacyjnym.
Chaos ten może wystąpić, gdy organizacja obsługuje wiele projektów różnego typu, zarządzanych przez różnych przełożonych.
Każdy z menedżerów może niezależnie korzystać z dostępnych na rynku narzędzi, aby usprawnić swoją pracę.
W takich sytuacjach komunikacja w zespole może stać się problematyczna – członkowie zespołu zaangażowani w projekt mogą nie mieć dostępu do centralnej bazy danych bieżących zadań, co utrudnia śledzenie postępów, co może prowadzić do zmniejszenia wydajności.
Nabycie systemu zarządzania projektami, który służy jako wspólne narzędzie dla wszystkich pracowników, powinno rozwiązać te problemy.
Istotne jest jednak, aby wybrać oprogramowanie, które pozwala na przypisanie różnych poziomów dostępu różnym użytkownikom, umożliwiając im przeglądanie, edycję zadań, przypisywanie zadań, tworzenie nowych projektów itp.

Musisz obniżyć koszty

Wdrożenie ujednoliconego systemu zarządzania projektami z odpowiednią architekturą i funkcjami może również służyć jako narzędzie do podnoszenia umiejętności i kompetencji zespołu zaangażowanego w realizację projektu.
Oprogramowanie z intuicyjnym interfejsem pozwala pracownikom korzystać z narzędzi, z którymi wcześniej mogli nie mieć do czynienia.
W wielu przypadkach nowoczesny system zarządzania może być dobrą alternatywą dla kosztownych szkoleń – wykonawcy i administratorzy projektów będą korzystać z funkcji zwiększających efektywność pracy i pozwalających na zarządzanie ryzykiem w praktyce, bez konieczności przygotowania teoretycznego.
Ważne jest jednak, aby wybrać narzędzie o prostej architekturze, bazujące na rozwiązaniach znanych pracownikom z innych aplikacji (np. oprogramowania biurowego), aby ułatwić im korzystanie z nowego systemu od samego początku.
Takie podejście zaprocentuje z czasem – kierownikom projektów i wszystkim wykonawcom łatwiej będzie się dostosować, gdy firma zdecyduje się na zakup bardziej zaawansowanego oprogramowania oferującego bardziej złożone funkcjonalności.
Korzystanie z programu do zarządzania projektami w firmie znacznie usprawnia pracę związaną z ich realizacją.
Służy on jako wiarygodne źródło informacji o postępach prac i jasno wskazuje osoby odpowiedzialne za realizację konkretnych zadań.
Kierownicy projektów otrzymują również pakiet najlepszych praktyk oraz wszystkie narzędzia niezbędne do wykonywania codziennych obowiązków.