Cos’è un diagramma di Gantt e come crearlo? [ESEMPIO]
Il diagramma di Gantt è lo strumento di gestione dei progetti più diffuso e capillare. È difficile immaginare un progetto grande e complesso senza di esso. I project manager e i team sono entusiasti di utilizzare il diagramma di Gantt perché mostra chiaramente i progressi dell’intero progetto. Senza dubbio, questo grafico è un eccellente strumento di pianificazione e controllo del progetto.
Punti chiave:
- Che cos’è un diagramma di Gantt e come aiuta a gestire i grandi progetti
- Quali dipendenze delle attività possono essere visualizzate in un diagramma di Gantt?
- Come creare un diagramma di Gantt partendo dalla struttura della WBS
- I vantaggi dell’utilizzo di un software per la creazione di diagrammi di Gantt, ad es, FlexiProject
- Come un diagramma di Gantt aiuta a ottimizzare le risorse e a monitorare i progressi del progetto
Che cos’è un diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt è una rappresentazione grafica delle attività e delle tappe da raggiungere in un progetto. In un diagramma di Gantt, oltre a mostrare come tutte le attività e le tappe del progetto sono distribuite nel tempo, è prezioso costruire una relazione logica tra di esse. Henry Gantt sviluppò il diagramma di Gantt come strumento di gestione dei progetti all’inizio del XX secolo. Si stima che il primo utilizzo del diagramma di Gantt sia avvenuto durante la Prima Guerra Mondiale.
Oggi, la maggior parte dei team di progetto utilizza il diagramma di Gantt per pianificare e monitorare l’avanzamento dei progetti. Ovviamente stiamo parlando di progetti più grandi o molto grandi. I progetti di piccole dimensioni e non molto complessi sono oggi spesso realizzati con metodi agili e con i comodi diagrammi Kanban. In un diagramma di Gantt, le attività del progetto possono essere collegate da quattro tipi di interrelazioni. La relazione più comune è la relazione fine-inizio. In pratica, utilizzare una realizzazione di questo tipo significa che l’attività successiva può essere avviata solo quando l’attività precedente è stata completata. Spesso il grafico mostra il percorso critico del progetto. Il percorso critico mostra funzioni successive e interconnesse che indicano il percorso più veloce del progetto. L’estensione di una qualsiasi di queste attività comporta l’estensione dell’intero progetto. È più facile immaginare l’implementazione di un grande progetto infrastrutturale con un diagramma di Gantt.
Applicazione del diagramma di Gantt
Il diagramma di Gantt ha diverse applicazioni pratiche nella gestione dei progetti. Come già detto, si tratta di uno strumento utilizzato per l’implementazione di progetti piuttosto grandi e complessi. In questi progetti, le relazioni logiche tra compiti e tappe sono essenziali. L’esame approfondito e la progettazione di relazioni logiche tra i compiti del progetto richiedono molto lavoro e sono preziosi. Supponendo di avere a disposizione un buon software di gestione del progetto, una volta costruito, le relazioni vengono mantenute da tale sistema per tutto il tempo. Il vantaggio è che se uno dei compiti di questa tabella viene esteso, le scadenze dei compiti successivi verranno aggiornate automaticamente. Questo mantenimento automatico delle relazioni tra i compiti è un’ottima comodità per il team di progetto in termini di organizzazione del lavoro. Un buon programma invierà un’e-mail di notifica al proprietario dell’attività per informarlo che può iniziare la sua attività perché quella precedente è stata completata. Quando i compiti del progetto sono scaglionati, pianificare le risorse necessarie per completare il progetto in modo efficace è relativamente facile. Anche in questo caso, in un buon programma di gestione dei progetti, puoi vedere il diagramma di Gantt e il carico pianificato delle risorse del progetto in un’unica schermata. Le aziende manifatturiere, commerciali e farmaceutiche utilizzano il diagramma di Gantt quando implementano progetti di investimento, innovazione, R&S o ottimizzazione.
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Come creare un diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è uno strumento parziale di supporto alla pianificazione e all’esecuzione dei progetti. È strettamente correlato al sito Work Breakdown Structure (WBS) del progetto.
- La costruzione del diagramma di Gantt inizia spesso con lo sviluppo della WBS del progetto. La struttura della WBS mostra le fasi, gli stadi, i compiti e le tappe principali del progetto.
- Dopo aver progettato la struttura della WBS, stimiamo la durata delle varie attività del progetto e le scadenze critiche per il loro completamento.
- Un altro compito fondamentale della pianificazione del progetto è quello di sviluppare relazioni logiche tra gli elementi della struttura della WBS.
Le relazioni logiche tra i compiti si tradurranno in un diagramma di Gantt che mostrerà le fasi, gli stadi, i compiti del progetto e le milestone adeguatamente calendarizzate. Vedrai anche il percorso critico del progetto. Un grafico del carico di lavoro delle risorse del progetto nel tempo può essere sovrapposto al grafico sviluppato in questo modo. In molti progetti in questa fase, vedremo che il carico di lavoro delle risorse del progetto è eccessivo o insufficiente in determinate unità di tempo. Utilizzando le relazioni logiche tra i compiti del progetto, è possibile distribuire la realizzazione dei compiti nel progetto in modo da massimizzare il livello di utilizzo delle risorse. Vale la pena ricordare che il diagramma di Gantt viene utilizzato anche nella gestione strategica dei progetti, dove il management può osservare simultaneamente l’implementazione di più progetti su questo diagramma.
Strumenti per la creazione di diagrammi di Gantt
L’uso pratico del diagramma di Gantt è aumentato in modo significativo con l’avvento di validi programmi software per la gestione di progetti e portafogli di progetti. Questo ha facilitato notevolmente la creazione di relazioni tra le attività del progetto e il loro aggiornamento. Un programma informatico per la gestione dei progetti che dispone di un diagramma di Gantt avanzato è FlexiProject. In FlexiProject puoi creare tutti i tipi di relazioni tra le attività di un progetto in modo molto rapido e intuitivo. Una volta costruite, le relazioni manterranno sempre la logica dell’intero programma del progetto. In FlexiProject, il team di progetto può analizzare contemporaneamente il diagramma di Gantt e il livello di carico delle risorse del progetto.
Il diagramma di Gantt mostra sia il piano del progetto che lo stato attuale del progetto, comprese le eventuali deviazioni dalla tabella di marcia. In FlexiProject, gli utenti possono visualizzare il percorso critico, le date e le durate delle attività e i proprietari delle attività direttamente sul diagramma di Gantt. Inoltre, le attività sul diagramma di Gantt possono essere codificate a colori in base alla priorità, alla responsabilità organizzativa e ad altri criteri.
Particolarmente utile durante l’esecuzione del progetto è la possibilità di spostare facilmente intere fasi o stadi nel tempo, preservando la struttura e la logica del piano. In FlexiProject, il programma e il piano del progetto possono essere visualizzati sia sulla lavagna delle attività che sul diagramma di Gantt.
Esempio di diagramma di Gantt
La seguente illustrazione del software di gestione di progetti e portfolio FlexiProject mostra un esempio di Gantt. Questo esempio è relativo al progetto “Implementazione di un sistema di assistenza clienti”.
Sul lato sinistro del grafico, vediamo la struttura completa della WBS del progetto. Nella parte destra dello schermo viene presentato il diagramma di Gantt. Nel grafico, sotto ogni attività del progetto, una sottile linea nera illustra l’attuale piano del progetto. La barra più spessa mostra lo stato attuale del progetto. In questo modo, il team di progetto può vedere dove sono gli scostamenti dal piano e lo stato di ogni attività in qualsiasi momento. Il grafico mostra chiaramente tutte le relazioni tra gli elementi del programma. La possibilità di osservare contemporaneamente il diagramma di Gantt e il diagramma di carico delle risorse è utile per ottimizzare l’uso delle risorse del progetto. Il diagramma di Gantt può anche visualizzare il percorso critico. Gli utenti possono facilmente filtrare il diagramma di Gantt in base ai loro criteri. Puoi vedere facilmente tutte le attività di progetto in sospeso assegnate a un utente o a un reparto specifico.
Sblocca la potenza del diagramma di Gantt: sperimenta nei tuoi progetti
Il diagramma di Gantt è uno strumento efficiente comunemente utilizzato nella gestione dei progetti. Vale la pena dedicare del tempo a svilupparne uno per ogni progetto complesso, costruendo una logica completa delle relazioni tra le attività del progetto. Anche per i progetti realizzati con metodi agili vale la pena sviluppare un diagramma delle fasi e degli stadi principali del progetto. Un diagramma di Gantt supportato da un software adeguato è uno strumento molto flessibile e offre numerosi vantaggi nella pianificazione e nell’esecuzione dei progetti.
