Mi az a Gantt-diagram, és hogyan kell létrehozni egyet? [PÉLDA]

Mi az a Gantt-diagram?

A Gantt-diagram a projekt során elvégzendő feladatok és mérföldkövek grafikus ábrázolása. A Gantt-diagramon amellett, hogy megmutatja, hogyan oszlanak el a projekt feladatai és mérföldkövei az időben, értékes a köztük lévő logikai kapcsolat kialakítása. Henry Gantt a huszadik század elején fejlesztette ki a Gantt-diagramot projektmenedzsment eszközként. Becslések szerint a Gantt-diagram első alkalmazása az első világháború alatt történt.

Ma a projektcsapatok túlnyomó többsége a Gantt-diagramot használja a projektek tervezéséhez és előrehaladásának nyomon követéséhez. Természetesen inkább a nagyobb vagy nagyon nagy projektekről beszélünk. A kis és nem túl összetett projekteket ma már gyakran agilis módszerekkel és kényelmes Kanban-diagramokkal valósítják meg. A Gantt-diagramban a projektfeladatok négyféle kapcsolat révén kapcsolódhatnak egymáshoz. A leggyakoribb kapcsolat a vég-kezdet kapcsolat. A gyakorlatban egy ilyen megvalósítás használata azt jelenti, hogy a következő feladat csak akkor indítható el, ha az előző feladat befejeződött. A diagram gyakran a projekt kritikus útvonalát mutatja. A kritikus út egymás után következő, egymással összefüggő funkciókat mutat, amelyek a projekt leggyorsabb útvonalát mutatják. E feladatok bármelyikének meghosszabbítása az egész projekt meghosszabbítását eredményezi. Könnyebb elképzelni, hogy egy nagy infrastrukturális projektet Gantt-diagrammal valósítanak meg.

A Gantt-diagram alkalmazása

A Gantt-diagramnak számos gyakorlati alkalmazása van a projektmenedzsmentben. Mint említettük, ez egy olyan eszköz, amelyet meglehetősen nagy és összetett projektek megvalósításakor használnak. Az ilyen projektekben a feladatok és a mérföldkövek közötti logikai kapcsolatok alapvető fontosságúak. A projektfeladatok közötti logikai kapcsolatok alapos mérlegelése és kialakítása munkaigényes és értékes. Feltételezve, hogy egy jó projektmenedzsment szoftver áll rendelkezésünkre, ha már egyszer megépült, a kapcsolatokat egy ilyen rendszer folyamatosan karbantartja. Ennek előnye, hogy ha a táblázatban szereplő feladatok közül az egyiket meghosszabbítják, akkor a későbbi kapcsolódó feladatok határideje automatikusan frissül. A feladatok közötti kapcsolatok ilyen automatikus fenntartása kiváló kényelmet jelent a projektcsapat számára a munkaszervezés szempontjából. Egy jó program e-mail értesítést küld a feladat tulajdonosának, hogy elkezdheti a feladatát, mert az előző feladatot befejezte. Ha a projektfeladatok szakaszolva vannak, viszonylag könnyű megtervezni a projekt hatékony befejezéséhez szükséges erőforrásokat. Egy jó projektmenedzsment programban egy képernyőn láthatja a Gantt-diagramot és a projekt erőforrásainak tervezett terhelését. A gyártó, kereskedelmi és gyógyszeripari vállalatok a Gantt-diagramot a beruházási, innovációs és K+F- vagy optimalizálási projektek megvalósításakor használják.

Hogyan készítsünk Gantt-diagramot?

A Gantt-diagram a projekttervezés és -végrehajtás támogatásának részleges eszköze. Szorosan kapcsolódik a projekt Work Breakdown Structure (WBS) oldalához.

1. A Gantt-diagram elkészítése leggyakrabban a projekt WBS kialakításával kezdődik. A WBS struktúra a projekt főbb fázisait, szakaszait, feladatait és mérföldköveit mutatja be.
2. A WBS-struktúra kialakítása után megbecsüljük a projekt különböző feladatainak időtartamát és a befejezésükhöz szükséges kritikus határidőket.
3. Egy másik fontos projekttervezési feladat a WBS-struktúra elemei közötti logikai kapcsolatok kialakítása.

A feladatok közötti logikai kapcsolatok egy Gantt-diagramot eredményeznek, amely az egymással összefüggő fázisokat, szakaszokat, projektfeladatokat és megfelelően időzített mérföldköveket mutatja. Láthatja a projekt kritikus útvonalát is. Az így kialakított diagramra rá lehet helyezni a projekt erőforrásainak időbeli leterheltségét ábrázoló grafikont. Ebben a szakaszban sok projektben azt fogjuk látni, hogy a projekt erőforrásai bizonyos időegységekben túl sok vagy túl kevés munkát végeznek. A projektben a feladatok közötti logikai kapcsolatok felhasználásával a feladatok megvalósítása úgy osztható el a projektben, hogy az erőforrás-kihasználtság szintje maximális legyen. Érdemes megemlíteni azt is, hogy a Gantt-diagramot a stratégiai projektmenedzsmentben is használják, ahol a vezetőség ezen a diagramon egyszerre több projekt megvalósítását is figyelemmel kísérheti.

Gantt-diagramok készítésére szolgáló eszközök

A Gantt-diagram gyakorlati használata jelentősen megnőtt a projektek és projektportfóliók kezelésére alkalmas szoftverek megjelenésével. Ez jelentősen megkönnyítette a projektfeladatok közötti kapcsolatok kiépítését és frissítését. Az egyik olyan projektmenedzsment informatikai program, amely fejlett Gantt-diagrammal rendelkezik, a FlexiProject. A FlexiProject oldalon nagyon gyorsan és intuitív módon mindenféle kapcsolatot létrehozhat a projekt feladatai között. A kapcsolatok a felépítés után mindig fenntartják a teljes projekt ütemezés logikáját. A FlexiProject oldalon a projektcsapat egyidejűleg elemezheti a Gantt-diagramot és a projekt erőforrás-terheltségi szintjét.

A Gantt-diagram a projekttervet és a projekt aktuális állapotát is megjeleníti, beleértve az ütemtervtől való eltéréseket is. A FlexiProjectben a felhasználók közvetlenül a Gantt-diagramon megtekinthetik a kritikus útvonalat, a feladatok dátumait és időtartamát, valamint a feladatok tulajdonosait. Ezenkívül a Gantt-diagramon a feladatok színkódolhatók prioritás, szervezeti felelősség és egyéb kritériumok alapján.

Ami különösen hasznos a projekt végrehajtása során, az az, hogy egész fázisok vagy szakaszok könnyen eltolhatók időben, miközben az ütemterv teljes struktúrája és logikája megmarad. A FlexiProjectben a projekt ütemezése és terve a feladattáblán és a Gantt-diagramon is megtekinthető.

Példa egy Gantt-diagramra

A FlexiProject projekt- és portfóliókezelő szoftver alábbi illusztrációja egy Gantt-példát mutat. Ez a példa az „Ügyfélszolgálati rendszer bevezetése” projektre vonatkozik.

A diagram bal oldalán a projekt teljes WBS-struktúrája látható. A képernyő jobb oldalán megjelenik a Gantt-diagram. A diagramon a projekt minden egyes feladata alatt egy vékony fekete vonal mutatja az aktuális projekttervet. A vastagabb sáv a projekt aktuális állapotát mutatja. Így a projektcsapat bármikor láthatja, hogy hol vannak az ütemtervtől való eltérések, és hogy az egyes feladatok milyen állapotban vannak. A diagram világosan mutatja az ütemezési elemek közötti kapcsolatokat. A Gantt-diagram és az erőforrás-terhelési diagram egyidejű megfigyelése előnyös a projekt erőforrás-felhasználásának optimalizálásához. A Gantt-diagram a kritikus útvonalat is megjelenítheti. A felhasználók könnyedén szűrhetik a Gantt-diagramot a saját szempontjaik szerint. Könnyedén láthatja az összes, egy adott felhasználóhoz vagy részleghez rendelt, még nem teljesített projektfeladatot.

A Gantt-diagram erejének felszabadítása – kísérletezzen saját projektjeivel

A Gantt-diagram a projektmenedzsmentben általánosan használt hatékony eszköz. Érdemes időt fordítani arra, hogy minden egyes összetett projekthez kidolgozzunk egyet, és felépítsük a projekt feladatai közötti kapcsolatok teljes logikáját. Az agilis módszerekkel megvalósított projektek esetében is érdemes kidolgozni a projekt főbb fázisainak és szakaszainak diagramját. A megfelelő szoftverprogrammal támogatott Gantt-diagram nagyon rugalmas eszköz, és számos előnnyel jár a projekttervezés és -végrehajtás során.