Co to jest wykres Gantta i jak go stworzyć?

Wykres Gantta to z pewnością najbardziej rozpoznawalne, a zarazem najbardziej rozpowszechnione narzędzie do zarządzania projektami. Trudno sobie wyobrazić duży, kompleksowy projekt, który nie miałby sporządzonego wykresu Gantta. Kierownicy projektów oraz zespoły projektowe bardzo chętnie wykorzystują wykres Gantta, ponieważ w bardzo czytelny sposób pokazuje on przebieg całego projektu. Bez wątpienia wykres Gantta jest doskonałym narzędziem do planowania projektu oraz kontroli jego realizacji.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

Czym jest wykres Gantta i jak pomaga w zarządzaniu dużymi projektami,
Jakie zależności między zadaniami można pokazać na wykresie Gantta,
Jak stworzyć wykres Gantta, zaczynając od struktury WBS,
Jakie korzyści daje używanie oprogramowania do tworzenia wykresu Gantta, np. FlexiProject,
Jak wykres Gantta pomaga w optymalizacji zasobów i śledzeniu postępów projektu.

Czym jest wykres Gantta?

Wykres Gantta to graficzne przedstawienie zadań oraz kamieni milowych do zrealizowania w projekcie. Na wykresie Gantta oprócz pokazania, jak rozłożone są w czasie wszystkie zadania projektowe i kamienie milowe niezmiernie wartościowa jest możliwość zbudowania logicznych relacji między nimi. Wykres Gantta jako narzędzie do zarządzania projektami został opracowany przez Henry’ego Gantta na początku dwudziestego wieku. Ocenia się, że pierwsze wykorzystanie wykresu Gantta miało miejsce w czasie I Wojny Światowej.

Obecnie, zdecydowana większość zespołów projektowych wykorzystuje wykres Gantta do zaplanowania oraz śledzenia progresu w realizacji projektów. Oczywiście mowa tu raczej o większych albo o bardzo dużych projektach. Małe i niezbyt skomplikowane projekty są obecnie często realizowane przy wykorzystaniu metod zwinnych i przy użyciu wygodnych tablic kanbanowych. Na wykresie Gantta można powiązać zadania projektowe czterema rodzajami wzajemnych relacji. Najbardziej rozpowszechnioną relacją jest relacja koniec – start. W praktyce wykorzystanie takiej relacji oznacza, że kolejne zadanie można rozpocząć dopiero w momencie zakończenia zadania poprzedzającego. Dość często na wykresie Gantta pokazuje się ścieżkę krytyczną projektu. Ścieżka krytyczna pokazuje kolejne, powiązane ze sobą zadania, które pokazują najszybszą ścieżkę realizacji projektu. Wydłużenie któregokolwiek z tych zadań powoduje wydłużenie całego projektu. Trudno sobie wyobrazić duży infrastrukturalny projekt, który byłby realizowany bez wykresu Gantta.

Rozpocznij

Zastosowanie wykresu Gantta

Wykres Gantta ma szereg praktycznych zastosować w zarządzaniu projektami. Tak jak wspomniano wcześniej, jest to narzędzie wykorzystywane przy realizacji raczej dużych i kompleksowych projektów. W takich projektach niezmiernie istotne jest zbudowanie logicznych relacji pomiędzy zadaniami i kamieniami milowymi w projekcie. Dogłębne przemyślenie oraz zaprojektowanie logicznych relacji pomiędzy zadaniami w projekcie jest zadaniem pracochłonnym, ale jednocześnie bardzo wartościowym. Zakładając, że mamy do dyspozycji dobry program do zarządzania projektami to raz zbudowane relacje są przez taki system cały czas utrzymywane. Korzyścią tu jest to, że jeżeli jedno z zadań na wykresie Gantta ulegnie wydłużeniu to terminy realizacji wszystkich kolejnych, powiązanych zadań zostaną uaktualnione w sposób automatyczny. Takie automatyczne utrzymywanie relacji pomiędzy zadaniami to bardzo duża wygoda dla zespołu projektowego w aspekcie organizacji pracy. Dobry program wyśle powiadomienie mailowe do właściciela zadania z informacją, że może on rozpocząć realizację swojego zadania, ponieważ zadanie poprzedzające zostało zakończone. W momencie, gdy mamy rozłożone w czasie zadania projektowe, to w relatywnie łatwy sposób można zaplanować zasoby wymagane dla efektywnego zrealizowania projektu. I tu również, w dobrym programie do zarządzania projektami na jednym ekranie można zobaczyć zarówno wykres Gantta jak też planowane obciążenie zasobów projektowych. Bez wątpienia zarówno firmy produkcyjne, firmy handlowe czy też firmy farmaceutyczne z pewnością korzystają z wykresu Gantta realizując projekty inwestycyjne, projekty innowacyjne i R&D czy też projekty optymalizacyjne.

Zobacz również

Jak stworzyć harmonogram projektu z kamieniami milowymi?

Przejdź do artykułu

Jak utworzyć wykres Gantta?

W praktyce wykres Gantta nie jest zupełnie oddzielnym narzędziem wspierającym planowanie i realizację projektów. Jest on ściśle powiązany z tzw. Work Breakdown Structure (WBS) projektu.

Budowę wykresu najczęściej buduje się rozpoczynając od opracowania WBS projektu. Struktura WBS pokazuje główne fazy projektu, etapy, zadania i kamienie milowe.
Po zaprojektowaniu struktury WBS szacujemy czasy trwania poszczególnych zadań w projekcie oraz kluczowe terminy ich realizacji.
Kolejnym kluczowym zadaniem planowania projektu jest opracowanie logicznych relacji pomiędzy elementami struktury WBS.

Logiczne relacje pomiędzy zadaniami spowodują, że na wykresie Gantta zobaczymy fazy, etapy, zadania projektowe i kamienie milowe powiązane ze sobą i odpowiednio rozłożone w czasie. Zobaczymy też ścieżkę krytyczną projektu. Na tak opracowany wykres można nałożyć wykres obciążenia zasobów projektowych w czasie. W wielu projektach na tym etapie zobaczymy, że w określonych jednostkach czasu istnieje zbyt duże lub zbyt małe obciążenie pracą zasobów projektowych. Korzystając z logicznych powiązań pomiędzy zadaniami w projekcie, można tak rozłożyć realizację zadań w projekcie, aby zmaksymalizować poziom wykorzystania zasobów. Warto też wspomnieć, że wykres Gantta używany jest również w strategicznym zarządzaniu projektami, gdzie zarząd może obserwować na tym wykresie jednocześnie realizację wielu projektów.

Narzędzia do tworzenia wykresu Gantta

Praktyczne wykorzystanie wykresu Gantta istotnie wzrosło w momencie pojawienia się dobrych programów informatycznych do zarządzania projektami i portfelami projektów. To istotnie ułatwiło budowanie relacji pomiędzy zadaniami w projekcie, a także ich aktualizację. Jednym z programów informatycznych do zarządzania projektami, który posiada zaawansowany wykres Gantta jest FlexiProject. We FlexiProject można w bardzo łatwy i intuicyjny sposób budować wszystkie rodzaje realizacji pomiędzy zadaniami w projekcie. Raz zbudowane relacje będą zawsze utrzymywać logikę całego harmonogramu projektu. We FlexiProject zespół projektowy może jednocześnie analizować wykres Gantta oraz poziom obciążenia zasobów w projekcie.

Wykres Gantta pokazuje zarówno plan projektu jak też aktualny stan realizacji projektu, a zatem też odchylenia od harmonogramu. We FlexiProject, na wykresie Gantta użytkownik może wyświetlić ścieżkę krytyczną, daty i czas trwania poszczególnych zadań oraz właścicieli zadań. Dodatkowo, zadania na wykresie Gantta mogą być kolorowane wg priorytetów, odpowiedzialności organizacyjnej i innych kryteriów. To, co jest szczególnie przydatne w realizacji projektu to możliwość łatwego przesuwania w czasie całych faz czy etapów projektu z zachowaniem całej struktury i logiki harmonogramu. We FlexiProject harmonogram projektu oraz plan projektu może być obserwowany zarówno na tablicy zadań jak też na wykresie Gantta.

Przykład wykresu Gantta

Na poniższej ilustracji pochodzącej z programu do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject pokazano przykład wykresu Gantta. Ten przykład dotyczy projektu „wdrożenie systemu IT do raportowania zarządczego.

Po lewej stronie wykresu Gantta widzimy pełną strukturę WBS projektu. Po prawej stronie ekranu przedstawiony jest wykres Gantta. Na wykresie Gantta pod każdym zadaniem w projekcie cienka czarna linia ilustruje aktualny plan projektu. Grubszy pasek pokazuje aktualny status realizacji projektu. W ten sposób, w każdej chwili zespół projektowy widzi, gdzie są odchylenia realizacji harmonogramu od planu oraz jaki jest stan zaawansowania realizacji każdego zadania. Na wykresie w czytelny sposób pokazane są wszystkie relacje pomiędzy elementami harmonogramu. To, co jest szczególnie przydatne do optymalizacji wykorzystania zasobów projektowych to możliwość jednoczesnej obserwacji wykresu Gantta i wykresu obciążenia zasobów. Na wykresie Gantta można wyświetlić też ścieżkę krytyczną. Użytkownicy mogą w łatwy sposób filtrować wykres Gantta według własnych kryteriów. W łatwy sposób można zobaczyć wszystkie niezrealizowane zadania w projekcie, które są przypisane do określonego użytkownika bądź też działu w organizacji.

Eksperymentuj i odkryj potencjał wykresu Gantta w swoich projektach

Wykres Gantta to bardzo praktyczne narzędzie wykorzystywane powszechnie w zarządzaniu projektami. Zdecydowanie warto poświęcić czas i opracować wykres Gantta dla każdego kompleksowego projektu budując pełną logikę powiązań pomiędzy zadaniami w projekcie. Wykres Gantta dla głównych faz i etapów projektu warto również opracować dla projektów realizowanych w metodach zwinnych. Wykres Gantta wsparty dobrym programem informatycznym to bardzo elastyczne narzędzie i dające wiele korzyści w planowaniu i realizacji projektów.

Dowiedz się więcej o wykresie Gantta

Zapraszamy do obejrzenia zapisanej transmisji webinaru FlexiProject, w którym Włodzimierz Makowski opowiada o wykorzystaniu wykresu Gantta w zarządzaniu projektami!📊💡