Ce este o diagramă Gantt și cum se creează una?

Diagrama Gantt este instrumentul de gestionare a proiectelor cel mai răspândit și cel mai răspândit. Este greu de imaginat un proiect mare și complex fără unul. Managerii și echipele de proiect sunt încântați să utilizeze diagrama Gantt, deoarece prezintă în mod clar progresul întregului proiect. Fără îndoială, această diagramă este un instrument excelent de planificare și control al proiectelor.

Ce veți învăța din acest articol?

Ce este o diagramă Gantt și cum ajută la gestionarea proiectelor mari
Ce dependențe între sarcini pot fi afișate pe o diagramă Gantt
Cum să creați o diagramă Gantt pornind de la structura WBS
Beneficiile utilizării software-ului pentru crearea diagramelor Gantt, de exemplu, FlexiProject
Cum ajută o diagramă Gantt la optimizarea resurselor și la urmărirea progresului proiectului

Ce este o diagramă Gantt?

O diagramă Gantt este o reprezentare grafică a sarcinilor și a etapelor care trebuie atinse în cadrul unui proiect. Pe o diagramă Gantt, pe lângă faptul că arată modul în care toate sarcinile și etapele de referință ale proiectului sunt distribuite în timp, este prețioasă construirea unei relații logice între acestea. Henry Gantt a dezvoltat graficul Gantt ca instrument de gestionare a proiectelor la începutul secolului al XX-lea. Se estimează că prima utilizare a diagramei Gantt a avut loc în timpul Primului Război Mondial.

În prezent, marea majoritate a echipelor de proiect utilizează diagrama Gantt pentru a planifica și a urmări evoluția proiectelor. Bineînțeles, este vorba mai degrabă de proiecte mai mari sau foarte mari. Proiectele mici și nu foarte complexe sunt acum adesea implementate folosind metode agile și diagrame Kanban convenabile. Într-o diagramă Gantt, sarcinile proiectului pot fi legate între ele prin patru tipuri de interrelații. Cea mai frecventă relație este relația sfârșit-început. În practică, utilizarea unei astfel de realizări înseamnă că următoarea sarcină poate fi începută numai atunci când sarcina precedentă este finalizată. Destul de des, graficul arată calea critică a proiectului. Calea critică prezintă funcțiile succesive, interconectate, care arată cel mai rapid traseu al proiectului. Prelungirea oricăreia dintre aceste sarcini duce la prelungirea întregului proiect. Este mai ușor să ne imaginăm un proiect mare de infrastructură implementat cu ajutorul unei diagrame Gantt.

Aplicarea diagramei Gantt

Diagrama Gantt are mai multe aplicații practice în managementul proiectelor. După cum am menționat, este un instrument utilizat la implementarea unor proiecte destul de mari și complexe. În astfel de proiecte, relațiile logice dintre sarcini și etape sunt esențiale. O analiză aprofundată și o proiectare a relațiilor logice dintre sarcinile proiectului necesită multă muncă și este valoroasă. Presupunând că avem la dispoziție un bun program software de management de proiect, odată construite, relațiile sunt întreținute de un astfel de sistem în permanență. Avantajul este că, în cazul în care una dintre sarcinile din acest grafic este prelungită, termenele ulterioare ale sarcinilor aferente vor fi actualizate automat. O astfel de menținere automată a relațiilor dintre sarcini reprezintă un confort excelent pentru echipa de proiect în ceea ce privește organizarea muncii. Un program bun va trimite o notificare prin e-mail proprietarului sarcinii că poate începe sarcina sa deoarece sarcina anterioară a fost finalizată. Atunci când aveți sarcini de proiect eșalonate, planificarea resurselor necesare pentru a finaliza proiectul în mod eficient este relativ ușoară. Din nou, într-un program bun de gestionare a proiectelor, puteți vedea diagrama Gantt și încărcătura planificată a resurselor proiectului pe un singur ecran. Companiile de producție, comerciale și farmaceutice folosesc diagrama Gantt atunci când implementează proiecte de investiții, inovare și cercetare și dezvoltare sau optimizare.

Vezi mai mult

Cum să creați un program de proiect cu etape importante?

Mergeți la articol

Cum se creează o diagramă Gantt?

Diagrama Gantt este un instrument parțial de sprijinire a planificării și execuției proiectelor. Acesta este strâns legat de proiectul Work Breakdown Structure (WBS).

Construcția diagramei Gantt începe cel mai adesea cu dezvoltarea WBS a proiectului. Structura WBS prezintă principalele faze, etape, sarcini și repere ale proiectului.
După proiectarea structurii WBS, estimăm duratele diferitelor sarcini din cadrul proiectului și termenele critice pentru finalizarea acestora.
O altă sarcină vitală de planificare a proiectului este dezvoltarea unor relații logice între elementele structurii WBS.

Relațiile logice dintre sarcini vor avea ca rezultat o diagramă Gantt care va arăta fazele, etapele, sarcinile proiectului și etapele de referință sincronizate în mod corespunzător. Veți vedea, de asemenea, calea critică a proiectului. Un grafic al volumului de muncă al resurselor proiectului în timp poate fi suprapus peste graficul astfel elaborat. În multe proiecte aflate în acest stadiu, vom observa că există un volum de muncă prea mare sau prea mic pentru resursele proiectului în anumite unități de timp. Utilizând relațiile logice dintre sarcinile din cadrul proiectului, este posibilă distribuirea realizării sarcinilor în cadrul proiectului astfel încât să se maximizeze nivelul de utilizare a resurselor. De asemenea, merită menționat faptul că diagrama Gantt este utilizată și în managementul proiectelor strategice, unde conducerea poate observa simultan implementarea mai multor proiecte pe această diagramă.

Instrumente pentru crearea diagramelor Gantt

Utilizarea practică a diagramei Gantt a crescut în mod semnificativ odată cu apariția unor programe software bune pentru gestionarea proiectelor și a portofoliilor de proiecte. Acest lucru a facilitat în mod substanțial crearea de relații între sarcinile proiectului și actualizarea acestora. Un program IT de gestionare a proiectelor care dispune de o diagramă Gantt avansată este FlexiProject. În FlexiProject, puteți realiza foarte rapid și intuitiv toate tipurile de relații între sarcinile dintr-un proiect. Odată construite, relațiile vor menține întotdeauna logica întregului calendar al proiectului. În FlexiProject, echipa de proiect poate analiza simultan graficul Gantt și nivelul de încărcare cu resurse al proiectului.

Animație care prezintă procesul de construire a dependențelor sarcinilor pe o diagramă Gantt în FlexiProject

Diagrama Gantt arată planul proiectului, starea actuală și abaterile de la program. În FlexiProject, utilizatorul poate afișa pe graficul Gantt calea critică, datele și durata sarcinilor individuale și a proprietarilor sarcinilor. În plus, sarcinile de pe diagrama Gantt pot fi colorate în funcție de prioritate, responsabilitate organizațională și alte criterii. Ceea ce este deosebit de util în execuția proiectelor este capacitatea de a muta rapid faze sau etape întregi ale unui proiect în timp, păstrând întreaga structură și logică a calendarului proiectului. În FlexiProject, calendarul proiectului și planul proiectului pot fi observate pe un tablou de sarcini și pe o diagramă Gantt.

Exemplu de diagramă Gantt

Următoarea ilustrație de la software-ul de gestionare a proiectelor și portofoliilor FlexiProject prezintă un exemplu de Gantt. Acest exemplu este pentru proiectul „Implementarea sistemului de servicii pentru clienți”.

În partea stângă a graficului, vedem structura WBS completă a proiectului. În partea dreaptă a ecranului, este prezentată diagrama Gantt. În grafic, sub fiecare sarcină din proiect, o linie neagră subțire ilustrează planul actual al proiectului. Bara mai groasă arată starea actuală a proiectului. În acest fel, echipa de proiect poate vedea în orice moment care sunt abaterile de la plan și care este situația fiecărei sarcini. Graficul arată în mod clar toate relațiile dintre elementele programului. Capacitatea de a observa simultan diagrama Gantt și diagrama de încărcare a resurselor este benefică pentru optimizarea utilizării resurselor proiectului. Diagrama Gantt poate afișa și calea critică. Utilizatorii pot filtra cu ușurință diagrama Gantt în funcție de criteriile lor. Puteți vedea cu ușurință toate sarcinile de proiect restante atribuite unui anumit utilizator sau departament.

Eliberați puterea diagramei Gantt - experimentați în propriile proiecte

Diagrama Gantt este un instrument eficient utilizat frecvent în gestionarea proiectelor. Merită să vă petreceți timpul dezvoltând unul pentru fiecare proiect complex, construind o logică completă a relațiilor dintre sarcinile din proiect. O diagramă pentru principalele faze și etape ale proiectului merită, de asemenea, să fie elaborată pentru proiectele implementate prin metode agile. O diagramă Gantt susținută de un program software adecvat este un instrument foarte flexibil și oferă o mulțime de avantaje în planificarea și executarea proiectelor.