Hatékony Gantt-diagram a projektmenedzsmentben

Egyszer részt vettem egy nagyszabású projektben, amelynek célja egy számviteli közös szolgáltató központ létrehozása volt az egyik legnagyobb lengyel vállalat számára. A komplexitás miatt több projektcsoportot kellett létrehozni, amelyek a számviteli folyamatokkal, az előkészítéssel, a helyszín felszerelésével, az informatikával és a HR-rel foglalkoztak. A projektben összesen mintegy 50 ember vett részt!

A projekttervezési utunk egy kritikus ponthoz érkezett egy megbeszélésen, ahol a projektmenedzser vizuálisan vonzó és rendkívül praktikus formában – Gantt-diagram formájában – mutatta be a projekttervet. Ez az aprólékosan részletes ütemterv, amelyet egy speciális plotteren nyomtattak ki, és egy állványon helyeztek el, átfogó képet nyújtott a projekt ütemezéséről és feladatairól. Ez a megoldás forradalmi változást jelentett, mivel forradalmasította a projekt előrehaladásának nyomon követését és erőfeszítéseink hatékonyabb koordinálását.

A projektmenedzser büszke volt az általa készített „remekműre”; a jelenlévők közül senki sem látott még ennél kiterjedtebb projekttervet. A kezdeti lelkesedést és a Gantt-diagram átfogó jellegével kapcsolatos büszkeséget azonban hamarosan felváltották a hatékony projektmenedzsmentben való alkalmazásával kapcsolatos problémák.

Azóta sok év telt el, és ezalatt legalább egy tucat nagy projektet volt alkalmam irányítani – például információs rendszerek kiépítését, nagyvállalati stratégiák tervezését, vállalati folyamatok optimalizálására irányuló projekteket, nagy tőkéscsoportoknál a projektek irányítására szolgáló módszertanok és rendszerek kidolgozását és bevezetését stb. Saját tapasztalataim, az általam olvasott könyvek, szakmai tanulmányok és cikkek elemzése alapján a Gantt-diagram projektmenedzsmentben való használatának hatékonyságával kapcsolatban a következő következtetések vonhatók le.

Gantt diagram a projektmenedzsmentben - alapvető tippek

Mielőtt hozzálátna a Gantt-diagram elkészítéséhez, győződjön meg arról, hogy pontosan ismeri a projekt célját, hatókörét és eredményeit, vagyis a projekt által nyújtandó termékeket.

A különböző projektcsapatokat megfigyelve láthatjuk, hogy a projekttervet/ütemtervet Gantt-diagram formájában készítik el; ezt gyakran anélkül teszik, hogy alaposan megértenék, hogy a projektnek végül mit kell teljesítenie.

Mindazonáltal lehetséges „jól kinéző”, de tartalmilag szegényes Gantt-diagramot készíteni – meghatározott feladatokkal, mérföldkövekkel, a feladatok közötti kapcsolatokkal, kijelölt felelősséggel stb. – professzionálisnak tűnik. A probléma azonban az, hogy:

nem könnyű ellenőrizni, hogy az ütemtervben szereplő összes feladatra szükség van-e,
nehéz megerősíteni, hogy a projektcél eléréséhez szükséges összes feladat létezik-e.

A ködön keresztül látható célt nehéz eligazodni; nem éles. Ugyanez igaz a projektek végrehajtására is. A projekt céljának ködös formában való meglátása lehetetlenné teszi egy jó Gantt-diagram elkészítését. A probléma az, hogy a projektcsapatoknak ezt teljes mértékben fel kell ismerniük, és a projektet egy ilyen módon létrehozott ütemtervvel kell kezdeniük.

Viszonylag gyorsan kiderülhet például, hogy az ütemtervet módosítani kell, mert az első úgynevezett üzleti projektértékelés után a projekt szponzora vagy a vezetőség úgy találja, hogy az ő elképzelésük egy kicsit más volt, és ezt elkezdi megfogalmazni. Ekkor a projektmenedzser és csapata frissíti a Gantt-diagramot, és valószínűleg kiderül, hogy sok munka veszett kárba. Ennek eredményeképpen szükségtelen feladatokra fordítottunk erőforrásokat, ami azt jelenti, hogy értelmetlen költségek merültek fel. Az is lehet, hogy késleltettük a projektet, és ami még rosszabb, a csapatban csökken a motiváció.

Ez könnyen elkerülhető lett volna, ha már az elején több időt fordítunk a projekt céljának és hatókörének pontos meghatározására és megértésére. Egy szinte mágikus kérdés, amely sok mindent megold, de ritkán teszik fel: „Mi nem tartozik a projekt hatókörébe?”. Gyakran könnyebb megérteni egy projekt hatókörét, ha megvitatjuk, hogy mi nem az. Most képzelje el egy „nagy” Gantt-diagram frissítését, akasztóra akasztását, újranyomtatását – rengeteg frusztráló és felesleges munka – és mégsem ez a helyes út.

A Gantt-diagramot a projektterv kezelésére használják; világosnak kell lennie, és nem szabad, hogy egyetlen tevékenységet vagy kis feladatot mutasson.

Egy pillanatra szeretnék visszatérni a cikk elején említett példához. A térképre akasztott „nagy” Gantt-diagram nem praktikus. Túl bonyolult egy projektet kezelni vele. Ennek oka, hogy a projektmenedzser feltételezte, hogy minél több, még a kisebb feladatokat is megmutatja a Gantt, annál pontosabb és hatékonyabb lesz.

A gyakorlatban a hatás pontosan az ellenkezője. Egy ilyen ütemterv állandó változtatásokat igényel. Nem lesz könnyű nyomon követni az egyes feladatok állapotát. Elég gyorsan inkább „mankóvá” válik, mint eszközzé, amely segít a projekt sikeres befejezésében. Alternatív megoldás lehet egy olyan Gantt-diagram készítése, amely a „nagy” feladatokra összpontosít, és az úgynevezett részfeladatok vagy egyedi tevékenységek a főfeladat részletei közé tartoznak – ezek nem láthatók a Gantt-diagramon. Az ilyen megközelítés előnye, hogy az ütemterv jól olvasható, és ennek következtében kevesebb jelentős változtatásra van szükség, így stabilabbá teszi a projekt ütemtervét.

Emellett csak az alapvető feladatokra vonatkozóan készítünk egy úgynevezett alapvonalat (tervet), és az eltéréseket a szponzor, a többi érdekelt fél, a projektvezető és a feladat tulajdonosa számára láthatóvá tesszük. A kulcsfontosságú feladatok szintjén rendszeres megbeszélések zajlanak a projekt állapotáról, problémáiról és a szükséges döntésekről. Ami a fenti részfeladatokat, vagyis a tevékenységeket illeti, ezeket a feladatgazdák határozzák meg, és osztják ki a különböző csapattagok között. Ily módon a feladat tulajdonosa „mini” projektmenedzserré válik, és a feladat nagyságrendjétől függően egy „mini” projektcsapatot irányít. Ez a megközelítés a gyakorlatban jól működik.

Használjon egy jó eszközt egy professzionális Gantt-diagram létrehozásához

2024-et írunk, és mindenhonnan különböző célokra tervezett informatikai alkalmazások vesznek körül minket. Néhány eszköz lehetővé teszi Gantt-diagram létrehozását – lehet, hogy nem olyan sok van belőlük, mint például a személyes idő- vagy költségvetés-kezelő alkalmazásokból, de vannak – jóban-rosszban. Sok projektmenedzser egyszerű Gantt-diagramot készít az MS Excel segítségével. Néhány vállalat az Excell-t egy szép mennyiségű VBA kóddal kapszulázza, és tisztességes eredményeket ér el. Mégis, a professzionális, technológiai fejlesztésű programokhoz képest ezek lényegesen gyengébbek és kevésbé működőképesek.

Az Excel mellett a Gantt-diagram készítéséhez a projektcsapatok számára a legjobb eszközök például az MS Project vagy a FlexiProject. Ugyanakkor jobban integrálódnak a projektmenedzsment más aspektusaival – például a projekt alapszabályával, a projektköltségvetéssel, a kockázatokkal, a megjegyzésekkel és a munkacsoportokban folytatott megbeszélésekkel.