Efektivní Ganttův diagram při řízení projektů

Než se pustíte do tvorby Ganttova diagramu, ujistěte se, že přesně znáte účel, rozsah a výstupy projektu, jinými slovy produkty, které by měl projekt přinést.

Při pozorování různých projektových týmů je vidět, že postupují tak, že sestavují plán/harmonogram projektu ve formě Ganttova diagramu; často se tak děje bez důkladného pochopení toho, co by měl projekt nakonec přinést.

Přesto je možné sestavit „dobře vypadající“, ale obsahově chudý Ganttův diagram – má definované úkoly, milníky, vazby mezi úkoly, přiřazenou odpovědnost atd. – vypadá profesionálně. Problém je však v tom, že:

• není snadné ověřit, zda jsou všechny úkoly uvedené v plánu potřebné,
• je těžké potvrdit, zda existují všechny úkoly potřebné k dosažení cíle projektu.

Cíl viditelný v mlze je obtížně navigovatelný, není ostrý. Totéž platí pro realizaci projektu. Vidět cíl projektu v mlhavé podobě znemožňuje vytvořit dobrý Ganttův diagram. Problém je v tom, že projektové týmy si to musí plně uvědomit a začít projekt s takto vytvořeným harmonogramem.

Poměrně rychle se například může ukázat, že harmonogram je třeba upravit, protože po prvním tzv. Business Project Review sponzor nebo vedení projektu zjistí, že jeho představa byla trochu jiná, a začne ji formulovat. V tu chvíli vedoucí projektu a jeho tým aktualizují Ganttův diagram a s největší pravděpodobností se ukáže, že spousta práce přišla nazmar. V důsledku toho jsme vyčlenili zdroje na zbytečné úkoly, což znamená, že nám vznikly zbytečné náklady. Je také možné, že projekt zdržujeme, a co je horší, motivace v týmu klesá.

Tomu se dalo snadno předejít, kdyby se na začátku věnovalo více času definování a dobrému pochopení účelu a rozsahu projektu. Téměř magickou otázkou, která řeší mnohé, ale málokdy se klade, je: „Co není v rozsahu projektu?“. Často je snazší pochopit rozsah projektu tím, že si probereme, co v něm není. A teď si představte, že aktualizujete „velký“ Ganttův diagram, věšíte ho na věšák, znovu tisknete – spousta frustrující a zbytečné práce – a přesto to není správná cesta.