Un diagramme de Gantt efficace dans la gestion de projet

J’ai participé à un grand projet de construction d’un centre de services partagés de comptabilité pour l’une des plus grandes entreprises polonaises. Cette complexité a nécessité la mise en place de plusieurs équipes de projet chargées des processus comptables, de la préparation et de l’équipement du site, des technologies de l’information et des ressources humaines. Au total, le projet a impliqué une cinquantaine de personnes !

Notre parcours de planification de projet a atteint un point crucial lors d’une réunion, au cours de laquelle le chef de projet a présenté le plan du projet sous un format visuellement attrayant et très pratique – un diagramme de Gantt. Cette feuille de route méticuleusement détaillée, imprimée sur un traceur particulier et affichée sur un présentoir, offrait une vue d’ensemble du calendrier et des tâches du projet. Il a changé la donne, révolutionnant notre capacité à suivre l’avancement du projet et à coordonner nos efforts de manière plus efficace.

Le chef de projet était fier du « chef-d’œuvre » qu’il avait créé ; aucune des personnes présentes n’avait jamais vu un plan de projet plus complet. Cependant, l’enthousiasme et la fierté initiaux suscités par l’exhaustivité du diagramme de Gantt ont rapidement été remplacés par des problèmes liés à son utilisation pour une gestion de projet efficace.

De nombreuses années se sont écoulées depuis, au cours desquelles j’ai eu l’occasion de gérer au moins une douzaine de grands projets – tels que la construction de systèmes d’information, la conception de stratégies pour de grandes entreprises, des projets d’optimisation des processus dans les entreprises, le développement et la mise en œuvre de méthodologies et de systèmes de gestion de projets de contrôle de gestion dans de grands groupes de capitaux, etc. Sur la base de ma propre expérience, de l’analyse des livres que j’ai lus, des études professionnelles et des articles, les conclusions suivantes se dégagent quant à l’efficacité de l’utilisation du diagramme de Gantt dans la gestion de projet.

Le diagramme de Gantt dans la gestion de projet - conseils essentiels

Avant de créer un diagramme de Gantt, assurez-vous de bien comprendre l’objectif, la portée et les résultats du projet ou, en d’autres termes, les produits que le projet doit fournir.

En observant diverses équipes de projet, on constate qu’elles procèdent à l’élaboration du plan/calendrier du projet sous la forme d’un diagramme de Gantt; souvent, elles le font sans avoir une compréhension approfondie de ce que le projet doit finalement produire.

Néanmoins, il est possible de construire un diagramme de Gantt « beau » mais pauvre en contenu – il comporte des tâches définies, des jalons, des liens entre les tâches, des responsabilités attribuées, etc. – il a l’air professionnel. Le problème, cependant, c’est que :

il n’est pas facile de vérifier que toutes les tâches figurant dans le calendrier sont nécessaires,
il est difficile de vérifier si toutes les tâches nécessaires pour atteindre l’objectif du projet existent.

La cible visible à travers le brouillard est difficile à naviguer, elle n’est pas nette. Il en va de même pour l’exécution des projets. Le fait de voir l’objectif du projet sous une forme floue rend impossible la création d’un bon diagramme de Gantt. Le problème est que les équipes de projet doivent en être pleinement conscientes et commencer le projet avec un calendrier créé de cette manière.

Assez rapidement, par exemple, il peut s’avérer que le calendrier doive être modifié parce que, après la première « Business Project Review », le sponsor du projet ou la direction constate que son idée était un peu différente et commence à l’exprimer. À ce moment-là, le chef de projet et son équipe mettent à jour le diagramme de Gantt et, très probablement, il s’avère que beaucoup de travail a été gaspillé. En conséquence, nous avons engagé des ressources dans des tâches inutiles, ce qui signifie que nous avons encouru des coûts inutiles. Il est également possible que nous ayons retardé le projet et, pire encore, que la motivation de l’équipe diminue.

Cette situation aurait pu être évitée en consacrant plus de temps, dès le départ, à la définition et à la compréhension de l’objectif et de la portée du projet. Une question presque magique qui résout beaucoup de problèmes mais qui est rarement posée est la suivante : « Qu’est-ce qui n’entre pas dans le champ d’application du projet ? Il est souvent plus facile de comprendre la portée d’un projet en discutant de ce qui n’en fait pas partie. Imaginez maintenant que vous mettiez à jour un « gros » diagramme de Gantt, que vous l’accrochiez à un cintre, que vous le réimprimez – beaucoup de travail frustrant et inutile – et pourtant ce n’est pas la bonne solution.

Le diagramme de Gantt est utilisé pour gérer le plan du projet ; il doit être clair et ne doit pas présenter des activités isolées ou de petites tâches.

Je voudrais revenir un instant sur l’exemple cité au début de l’article. Un « grand » diagramme de Gantt accroché à un porte-cartes n’est pas pratique. Il est trop compliqué de gérer un projet avec. En effet, le gestionnaire de projet est parti du principe que plus le Gantt montre de tâches, même petites, plus il est précis et efficace.

Dans la pratique, l’effet est exactement inverse. Un tel calendrier nécessitera des changements permanents. Il ne sera pas facile de suivre l’état d’avancement des tâches individuelles. Très vite, il deviendra plus une « béquille » qu’un outil permettant de mener à bien le projet. Une autre solution consiste à construire un diagramme de Gantt qui se concentre sur les « grandes » tâches, et les « sous-tâches » ou activités individuelles se trouvent dans les détails de la tâche principale – elles ne sont pas visibles sur le diagramme de Gantt. L’avantage d’une telle approche est que le calendrier est très lisible et, par conséquent, nécessite moins de modifications importantes, ce qui en fait une feuille de route de projet plus stable.

En outre, nous n’établissons qu’une base de référence (plan) pour les tâches essentielles et nous contrôlons les écarts visibles par le sponsor, les autres parties prenantes, le chef de projet et le propriétaire de la tâche. Au niveau des tâches essentielles, des discussions régulières ont lieu sur l’état du projet, ses problèmes et les décisions à prendre. Quant aux sous-tâches ci-dessus, ou activités, elles sont définies par les responsables des tâches et attribuées à différents membres de l’équipe. De cette manière, le propriétaire de la tâche devient un « mini » chef de projet et gère une « mini » équipe de projet, en fonction de l’ampleur de la tâche. Cette approche fonctionne bien dans la pratique.

Utilisez un bon outil pour créer un diagramme de Gantt professionnel

Nous sommes en 2024 et, de partout, nous sommes entourés d’applications informatiques conçues à des fins diverses. Certains outils vous permettent de créer un diagramme de Gantt – ils ne sont peut-être pas aussi nombreux que, par exemple, les applications de gestion du temps personnel ou du budget, mais ils existent – pour le meilleur ou pour le pire. De nombreux chefs de projet construisent un simple diagramme de Gantt à l’aide de MS Excel. Certaines entreprises encapsulent Excell avec une bonne quantité de code VBA et obtiennent des résultats décents. Cependant, comparés aux programmes professionnels développés par la technologie, ils sont nettement plus faibles et moins fonctionnels.

Outre Excel, les meilleurs outils permettant aux équipes de projet de créer un diagramme de Gantt sont, par exemple, MS Project ou FlexiProject. En même temps, ils sont mieux intégrés aux autres aspects de la gestion de projet, tels que la charte de projet, le budget du projet, les risques, les commentaires et les discussions au sein des équipes de travail.