Effektives Gantt-Diagramm im Projektmanagement

Ich habe einmal an einem großen Projekt zum Aufbau eines Accounting Shared Service Center für eines der größten Unternehmen Polens teilgenommen. Aufgrund der Komplexität mussten mehrere Projektteams gebildet werden, die sich mit den Buchhaltungsprozessen, der Vorbereitung und Ausstattung des Standorts, der IT und der Personalabteilung befassten. Insgesamt waren etwa 50 Personen an dem Projekt beteiligt!

Unsere Projektplanungsreise erreichte einen entscheidenden Punkt während eines Meetings, bei dem der Projektmanager den Projektplan in einem visuell ansprechenden und äußerst praktischen Format vorstellte – einem Gantt-Diagramm. Diese akribisch detaillierte Roadmap, die auf einem speziellen Plotter ausgedruckt und auf einem Gestell angezeigt wurde, bot einen umfassenden Überblick über den Zeitplan und die Aufgaben des Projekts. Es hat unsere Möglichkeiten, den Projektfortschritt zu verfolgen und unsere Bemühungen effizienter zu koordinieren, revolutioniert.

Der Projektmanager war stolz auf das „Meisterwerk“, das er geschaffen hatte. Keiner der Anwesenden hatte jemals einen umfangreicheren Projektplan gesehen. Der anfängliche Enthusiasmus und Stolz auf die Vollständigkeit des Gantt-Diagramms wurde jedoch schnell durch Probleme bei seiner Verwendung für ein effektives Projektmanagement ersetzt.

Seitdem sind viele Jahre vergangen, in denen ich die Gelegenheit hatte, mindestens ein Dutzend großer Projekte zu leiten – wie den Aufbau von Informationssystemen, die Entwicklung von Strategien für große Unternehmen, Projekte zur Optimierung von Prozessen in Unternehmen, die Entwicklung und Implementierung von Methoden und Systemen für das Management von Controlling-Projekten in großen Kapitalgruppen usw. Auf der Grundlage meiner eigenen Erfahrungen, der Analyse der von mir gelesenen Bücher, Fachstudien und Artikel komme ich zu den folgenden Schlussfolgerungen hinsichtlich der Effektivität der Verwendung des Gantt-Diagramms im Projektmanagement.

Gantt Chart im Projektmanagement - wichtige Tipps

Bevor Sie mit der Erstellung eines Gantt-Diagramms beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den Zweck, den Umfang und die Ergebnisse des Projekts genau kennen, d.h. die Produkte, die das Projekt liefern soll.

Wenn man verschiedene Projektteams beobachtet, stellt man fest, dass sie den Projektplan in Form eines Gantt-Diagramms erstellen. Oftmals geschieht dies, ohne dass sie genau wissen, was das Projekt letztendlich leisten soll.

Dennoch ist es möglich, ein „gut aussehendes“, aber inhaltsarmes Gantt-Diagramm zu erstellen – mit definierten Aufgaben, Meilensteinen, Verbindungen zwischen Aufgaben, zugewiesener Verantwortung usw. – es sieht professionell aus. Das Problem ist jedoch, dass:

ist es nicht einfach, zu überprüfen, ob alle Aufgaben, die auf dem Zeitplan stehen, auch wirklich benötigt werden,
ist es schwer zu bestätigen, ob alle Aufgaben, die zum Erreichen des Projektziels erforderlich sind, vorhanden sind.

Das durch den Nebel sichtbare Ziel ist schwer zu navigieren; es ist nicht scharf. Das Gleiche gilt für die Projektausführung. Wenn Sie das Projektziel nur verschwommen sehen, ist es unmöglich, ein gutes Gantt-Diagramm zu erstellen. Das Problem ist, dass sich die Projektteams dessen voll bewusst sein müssen und das Projekt mit einem auf diese Weise erstellten Zeitplan beginnen.

Relativ schnell kann sich zum Beispiel herausstellen, dass der Zeitplan geändert werden muss, weil der Projektsponsor oder das Management nach dem ersten so genannten Business Project Review feststellt, dass seine Vorstellung etwas anders war und beginnt, dies zu artikulieren. Zu diesem Zeitpunkt aktualisieren der Projektmanager und sein Team das Gantt-Diagramm, und wahrscheinlich stellt sich heraus, dass eine Menge Arbeit umsonst gewesen ist. Infolgedessen haben wir Ressourcen für unnötige Aufgaben gebunden, was bedeutet, dass wir sinnlose Kosten verursacht haben. Es ist auch möglich, dass wir das Projekt verzögert haben, und was noch schlimmer ist, die Motivation im Team sinkt.

Dies hätte leicht vermieden werden können, wenn man sich zu Beginn des Projekts mehr Zeit genommen hätte, um den Zweck und den Umfang des Projekts genau zu definieren und zu verstehen. Eine fast magische Frage, die viele Probleme löst, aber selten gestellt wird, lautet: „Was gehört nicht zum Projektumfang?“. Es ist oft einfacher, den Umfang eines Projekts zu verstehen, wenn man darüber spricht, was nicht dazu gehört. Stellen Sie sich nun vor, Sie müssten ein „großes“ Gantt-Diagramm aktualisieren, aufhängen und neu ausdrucken – eine Menge frustrierender und unnötiger Arbeit – und doch ist das nicht der richtige Weg.

Das Gantt-Diagramm wird zur Verwaltung des Projektplans verwendet. Es sollte übersichtlich sein und keine einzelnen Aktivitäten oder kleinen Aufgaben zeigen.

Ich möchte kurz auf das Beispiel zurückkommen, das am Anfang des Artikels zitiert wurde. Ein „großes“ Gantt-Diagramm, das an einem Kartenbügel hängt, ist unpraktisch. Es ist zu kompliziert, ein Projekt damit zu verwalten. Das liegt daran, dass der Projektmanager davon ausgeht, dass der Gantt umso präziser und effektiver ist, je mehr er alle, auch kleine Aufgaben, anzeigt.

In der Praxis ist der Effekt genau das Gegenteil. Ein solcher Zeitplan wird permanente Änderungen erfordern. Es wird nicht einfach sein, den Status der einzelnen Aufgaben zu verfolgen. Schnell wird es eher zu einer „Krücke“ als zu einem Werkzeug, das dazu beiträgt, das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Eine Alternative besteht darin, ein Gantt-Diagramm zu erstellen, das sich auf die „großen“ Aufgaben konzentriert. Die so genannten Unteraufgaben oder Einzelaktivitäten befinden sich in den Details der Hauptaufgabe – sie sind im Gantt-Diagramm nicht sichtbar. Der Vorteil eines solchen Ansatzes besteht darin, dass der Zeitplan sehr gut lesbar ist und infolgedessen weniger wesentliche Änderungen erfordert, was ihn zu einem stabileren Projektfahrplan macht.

Darüber hinaus erstellen wir nur für wesentliche Aufgaben eine so genannte Baseline (Plan) und überwachen Abweichungen, die für den Sponsor, andere Beteiligte, den Projektmanager und den Aufgabeninhaber sichtbar sind. Auf der Ebene der entscheidenden Aufgaben finden regelmäßige Diskussionen über den Zustand des Projekts, seine Probleme und die erforderlichen Entscheidungen statt. Die oben genannten Teilaufgaben oder Aktivitäten werden von den Aufgabeninhabern definiert und verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen. Auf diese Weise wird der Aufgabeninhaber zu einem „Mini“-Projektmanager und leitet ein „Mini“-Projektteam, je nach Umfang der Aufgabe. Dieser Ansatz funktioniert in der Praxis gut.

Verwenden Sie ein gutes Tool, um ein professionelles Gantt-Diagramm zu erstellen

Wir schreiben das Jahr 2024, und überall sind wir von IT-Anwendungen umgeben, die für verschiedene Zwecke entwickelt wurden. Einige Tools ermöglichen es Ihnen, ein Gantt-Diagramm zu erstellen – es gibt vielleicht nicht so viele davon wie z.B. persönliche Zeit- oder Budgetmanagement-Anwendungen, aber es gibt sie – im Guten wie im Schlechten. Viele Projektmanager erstellen ein einfaches Gantt-Diagramm mit MS Excel. Einige Unternehmen kapseln Excell mit einer ordentlichen Menge an VBA-Code und erzielen damit anständige Ergebnisse. Im Vergleich zu professionellen, technologisch entwickelten Programmen sind diese jedoch deutlich schwächer und weniger funktionell.

Neben Excel sind die besten Tools für Projektteams zur Erstellung eines Gantt-Diagramms zum Beispiel MS Project oder FlexiProject. Gleichzeitig sind sie besser mit anderen Aspekten des Projektmanagements integriert, wie z.B. der Projektcharta, dem Projektbudget, Risiken, Kommentaren und Diskussionen in Arbeitsteams.