Diagrama Gantt eficientă în managementul proiectelor

Am participat odată la un proiect mare de construire a unui centru de servicii partajate de contabilitate pentru una dintre cele mai mari companii din Polonia. Complexitatea a necesitat înființarea mai multor echipe de proiect care să se ocupe de procesele contabile, de pregătire și de echiparea locației, de IT și de resurse umane. În total, proiectul a implicat aproximativ 50 de persoane!

Călătoria noastră de planificare a proiectului a atins un punct crucial în timpul unei întâlniri, în care managerul de proiect a prezentat planul de proiect într-un format atractiv din punct de vedere vizual și foarte practic – o diagramă Gantt. Această foaie de parcurs minuțios de detaliată, imprimată pe un plotter special și afișată pe un raft, oferea o imagine completă a calendarului și a sarcinilor proiectului. A fost o schimbare radicală, revoluționând capacitatea noastră de a urmări progresul proiectului și de a ne coordona eforturile mai eficient.

Managerul de proiect era mândru de „capodopera” pe care o crease; nimeni dintre cei prezenți nu văzuse vreodată un plan de proiect mai amplu. Cu toate acestea, entuziasmul și mândria inițiale legate de caracterul cuprinzător al diagramei Gantt au fost rapid înlocuite de problemele legate de utilizarea acesteia pentru un management eficient al proiectului.

Au trecut mulți ani de atunci, timp în care am avut ocazia să gestionez cel puțin o duzină de proiecte de anvergură – cum ar fi construirea de sisteme informatice, elaborarea de strategii pentru companii mari, proiecte de optimizare a proceselor din companii, dezvoltarea și implementarea de metodologii și sisteme de gestionare a proiectelor de control în grupuri de capital mare etc. Pe baza propriei experiențe, a analizei cărților pe care le-am citit, a studiilor profesionale și a articolelor, se desprind următoarele concluzii cu privire la eficiența utilizării diagramei Gantt în managementul proiectelor.

Diagrama Gantt în managementul proiectelor - sfaturi esențiale

Înainte de a crea o diagramă Gantt, asigurați-vă că aveți o înțelegere precisă a scopului, a domeniului de aplicare și a rezultatelor proiectului sau, cu alte cuvinte, a produselor pe care ar trebui să le furnizeze proiectul.

Observând diferite echipe de proiect, se poate observa că acestea construiesc planul/programul proiectului sub forma unei diagrame Gantt; adesea, acest lucru se face fără o înțelegere aprofundată a ceea ce ar trebui să livreze proiectul în cele din urmă.

Cu toate acestea, este posibil să se construiască o diagramă Gantt „arătoasă”, dar cu un conținut slab – are sarcini definite, etape, legături între sarcini, responsabilități atribuite etc. – are un aspect profesional. Problema, însă, este că:

nu este ușor de verificat dacă toate sarcinile afișate în program sunt necesare,
este greu de confirmat dacă există toate sarcinile necesare pentru a atinge obiectivul proiectului.

Ținta vizibilă prin ceață este dificil de navigat; nu este clară. Același lucru este valabil și pentru execuția proiectelor. Văzând obiectivul proiectului într-o formă încețoșată, este imposibil să creați o diagramă Gantt bună. Problema este că echipele de proiect trebuie să conștientizeze acest lucru și să înceapă proiectul cu un calendar creat în acest mod.

De exemplu, se poate întâmpla relativ repede ca programul să fie modificat pentru că, după prima așa-numită „revizuire a proiectului de afaceri”, sponsorul sau conducerea proiectului constată că ideea lor era puțin diferită și începe să o articuleze. În acel moment, managerul de proiect și echipa sa actualizează graficul Gantt și, cel mai probabil, se constată că o mulțime de muncă a fost irosită. Ca urmare, am alocat resurse pentru sarcini inutile, ceea ce înseamnă că am înregistrat costuri inutile. De asemenea, este posibil să fi întârziat proiectul și, ceea ce este mai rău, motivația în echipă scade.

Acest lucru ar fi putut fi evitat cu ușurință dacă s-ar fi petrecut mai mult timp de la început pentru a defini și înțelege bine scopul și domeniul de aplicare al proiectului. O întrebare aproape magică, care rezolvă multe, dar care este pusă foarte rar, este „Ce nu se află în domeniul de aplicare al proiectului?”. Adesea, este mai ușor să înțelegem domeniul de aplicare al unui proiect discutând despre ceea ce nu este. Acum imaginați-vă că trebuie să actualizați o diagramă Gantt „mare”, să o agățați pe un cuier, să o retipăriți – o mulțime de muncă frustrantă și inutilă – și totuși nu aceasta este calea de urmat.

Diagrama Gantt este utilizată pentru a gestiona planul proiectului; aceasta trebuie să fie clară și nu trebuie să prezinte activități individuale sau sarcini mici.

Vreau să revin pentru un moment la exemplul citat la începutul articolului. O diagramă Gantt „mare” atârnată pe un umeraș pentru hărți este nepractică. Este prea complicat să gestionezi un proiect cu el. Acest lucru se datorează faptului că managerul de proiect a presupus că, cu cât Gantt arată mai multe sarcini, chiar și cele mai mici, cu atât mai precis și mai eficient va fi.

În practică, efectul este exact invers. Un astfel de program va necesita schimbări permanente. Nu va fi ușor să urmăriți stadiul sarcinilor individuale. Destul de repede, acesta va deveni mai degrabă o „cârjă” decât un instrument care să ajute la finalizarea cu succes a proiectului. O alternativă este de a construi o diagramă Gantt care se concentrează pe sarcinile „mari”, iar așa-numitele subactivități sau activități individuale se află în detaliile sarcinii principale – nu sunt vizibile pe diagrama Gantt. Avantajul unei astfel de abordări constă în faptul că programul este foarte ușor de citit și, prin urmare, necesită mai puține modificări semnificative, ceea ce îl face o foaie de parcurs a proiectului mai stabilă.

În plus, realizăm o așa-numită linie de bază (plan) doar pentru sarcinile esențiale și monitorizăm abaterile vizibile pentru sponsor, alte părți interesate, managerul de proiect și proprietarul sarcinii. La nivelul sarcinilor esențiale, au loc discuții periodice cu privire la starea proiectului, la problemele sale și la deciziile necesare. În ceea ce privește sarcinile secundare de mai sus, sau activitățile, acestea sunt definite de către proprietarii sarcinilor și atribuite diferiților membri ai echipei. În acest fel, proprietarul sarcinii devine un „mini” manager de proiect și gestionează o „mini” echipă de proiect, în funcție de amploarea sarcinii. Această abordare funcționează bine în practică.

Utilizați un instrument bun pentru a crea o diagramă Gantt profesională

Suntem în anul 2024 și, de peste tot, suntem înconjurați de aplicații IT concepute pentru diverse scopuri. Unele instrumente vă permit să creați o diagramă Gantt – poate că nu sunt atât de multe ca, de exemplu, aplicațiile de gestionare a timpului personal sau a bugetului, dar există – la bine și la rău. Mulți manageri de proiect construiesc o diagramă Gantt simplă folosind MS Excel. Unele companii încapsulează Excell cu o cantitate destul de mare de cod VBA și obțin rezultate decente. Cu toate acestea, în comparație cu programele profesionale, dezvoltate tehnologic, acestea sunt semnificativ mai slabe și mai puțin funcționale.

În afară de Excel, cele mai bune instrumente pentru echipele de proiect pentru a crea o diagramă Gantt sunt, de exemplu, MS Project sau FlexiProject. În același timp, acestea sunt mai bine integrate cu alte aspecte ale managementului de proiect – cum ar fi Carta proiectului, bugetul proiectului, riscurile, comentariile și discuțiile din echipele de lucru.