Grafico di Gantt efficace nella gestione dei progetti

Una volta ho partecipato a un grande progetto per la costruzione di un centro di servizi condivisi di contabilità per una delle più grandi aziende polacche. La complessità ha richiesto la creazione di diversi team di progetto che si occupassero dei processi contabili, della preparazione e dell’allestimento della sede, dell’IT e delle risorse umane. In totale, il progetto ha coinvolto circa 50 persone!

Il nostro percorso di pianificazione del progetto ha raggiunto un punto cruciale durante una riunione, in cui il Project Manager ha presentato il piano del progetto in un formato visivamente accattivante e molto pratico: un diagramma di Gantt. Questa tabella di marcia minuziosamente dettagliata, stampata su un particolare plotter e visualizzata su uno scaffale, offriva una visione completa della tempistica e delle attività del progetto. È stata una svolta, che ha rivoluzionato la nostra capacità di seguire i progressi del progetto e di coordinare i nostri sforzi in modo più efficiente.

Il Project Manager era orgoglioso del “capolavoro” che aveva creato; nessuno dei presenti aveva mai visto un piano di progetto più esteso. Tuttavia, l’entusiasmo iniziale e l’orgoglio per la completezza del diagramma di Gantt sono stati rapidamente sostituiti dai problemi di utilizzo per una gestione efficace dei progetti.

Da allora sono passati molti anni, durante i quali ho avuto l’opportunità di gestire almeno una dozzina di grandi progetti – come la costruzione di sistemi informativi, la progettazione di strategie per grandi aziende, progetti sull’ottimizzazione dei processi nelle aziende, lo sviluppo e l’implementazione di metodologie e sistemi per la gestione di progetti di controllo in grandi gruppi di capitali, ecc. In base alla mia esperienza personale, all’analisi dei libri che ho letto, agli studi professionali e agli articoli, sono emerse le seguenti conclusioni sull’efficacia dell’uso del diagramma di Gantt nella gestione dei progetti.

Grafico di Gantt nella gestione dei progetti: consigli essenziali

Prima di procedere alla creazione di un diagramma di Gantt, assicurati di avere una comprensione precisa dello scopo, dell’ambito e dei deliverable del progetto, ovvero dei prodotti che il progetto deve fornire.

Osservando vari team di progetto, si può notare che essi procedono a costruire il piano/schema di progetto sotto forma di diagramma di Gantt; spesso, questo viene fatto senza una comprensione approfondita di ciò che il progetto dovrebbe in definitiva realizzare.

Tuttavia, è possibile costruire un diagramma di Gantt “bello” ma povero di contenuti: ha compiti definiti, tappe fondamentali, collegamenti tra i compiti, responsabilità assegnate, ecc. – ha un aspetto professionale. Il problema, tuttavia, è che:

non è facile verificare che tutte le attività indicate nella pianificazione siano necessarie,
è difficile verificare se esistono tutti i compiti necessari per raggiungere l’obiettivo del progetto.

Il bersaglio visibile attraverso la nebbia è difficile da orientare; non è nitido. Lo stesso vale per l’esecuzione del progetto. Vedere l’obiettivo del progetto in una forma nebbiosa rende impossibile la creazione di un buon diagramma di Gantt. Il problema è che i team di progetto devono rendersene conto e iniziare il progetto con una pianificazione creata in questo modo.

In tempi relativamente brevi, ad esempio, si può scoprire che il programma deve essere modificato perché, dopo la prima cosiddetta Business Project Review, lo sponsor o il management del progetto scoprono che la loro idea era un po’ diversa e iniziano ad articolarla. A quel punto, il project manager e il suo team aggiornano il diagramma di Gantt e, molto probabilmente, si scopre che molto lavoro è andato sprecato. Di conseguenza, abbiamo impegnato le risorse in attività non necessarie, sostenendo costi inutili. È anche possibile che abbiamo ritardato il progetto e, cosa peggiore, che la motivazione del team sia diminuita.

Tutto ciò si sarebbe potuto facilmente evitare dedicando più tempo all’inizio per definire e comprendere bene lo scopo e l’ambito del progetto. Una domanda quasi magica che risolve molte cose ma che raramente viene posta è: “Cosa non rientra nell’ambito del progetto?”. Spesso è più facile comprendere l’ambito di un progetto parlando di ciò che non lo è. Ora immagina di aggiornare un diagramma di Gantt “grande”, di appenderlo a un appendino, di ristamparlo – un sacco di lavoro frustrante e inutile – eppure questa non è la strada da seguire.

Il diagramma di Gantt viene utilizzato per gestire il piano del progetto; deve essere chiaro e non deve mostrare singole attività o piccoli compiti.

Voglio tornare per un momento all’esempio citato all’inizio dell’articolo. Un diagramma di Gantt “grande” appeso a una mappa è poco pratico. È troppo complicato gestire un progetto con questo sistema. Questo perché il Project Manager ha pensato che più il Gantt mostra tutti i compiti, anche quelli più piccoli, più sarà preciso ed efficace.

In pratica, l’effetto è esattamente l’opposto. Un programma del genere richiederà cambiamenti permanenti. Non sarà facile tenere traccia dello stato delle singole attività. In breve tempo, diventerà più una “stampella” che uno strumento, aiutando a portare a termine il progetto con successo. Un’alternativa è quella di costruire un diagramma di Gantt che si concentri sulle attività “grandi”, mentre le cosiddette sottoattività o le singole attività si trovano nei dettagli dell’attività principale e non sono visibili sul diagramma di Gantt. Il vantaggio di questo approccio è che il calendario è altamente leggibile e, di conseguenza, richiede meno modifiche significative, rendendolo una roadmap di progetto più stabile.

Inoltre, realizziamo una cosiddetta baseline (piano) solo per le attività essenziali e monitoriamo le deviazioni visibili allo sponsor, agli altri stakeholder, al project manager e al proprietario dell’attività. A livello di compiti cruciali, si svolgono discussioni regolari sulla condizione del progetto, sui suoi problemi e sulle decisioni necessarie. Per quanto riguarda le sottoattività di cui sopra, o attività, esse sono definite dai proprietari dei compiti e assegnate ai vari membri del team. In questo modo, il proprietario dell’attività diventa un “mini” project manager e gestisce un “mini” team di progetto, a seconda della portata dell’attività. Questo approccio funziona bene nella pratica.

Utilizza un buon strumento per creare un diagramma di Gantt professionale

Siamo nel 2024 e ovunque siamo circondati da applicazioni informatiche progettate per vari scopi. Alcuni strumenti ti permettono di creare un diagramma di Gantt – forse non sono così numerosi come, ad esempio, le applicazioni per la gestione del tempo o del budget, ma ci sono – nel bene e nel male. Molti project manager costruiscono un semplice diagramma di Gantt utilizzando MS Excel. Alcune aziende incapsulano Excell con una discreta quantità di codice VBA e ottengono risultati discreti. Tuttavia, rispetto ai programmi professionali sviluppati con la tecnologia, questi sono decisamente più deboli e meno funzionali.

Oltre a Excel, gli strumenti migliori per i team di progetto per creare un diagramma di Gantt sono, ad esempio, MS Project o FlexiProject. Allo stesso tempo, si integrano meglio con altri aspetti della gestione del progetto, come il Project Charter, il budget del progetto, i rischi, i commenti e le discussioni nei team di lavoro.